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労働実務事例提供:労働新聞社

各日の労働時間データは賃金台帳とは別に保存か

カテゴリ
労働基準法  >  労務一般関係
著作者
労働新聞社
「労働新聞」「安全スタッフ」(2011年1月~12月掲載文)
法改正等で現在の正確な内容と異なる場合があります。

[ 質問 ]

 当社では毎日の始業・終業時刻を、労働者本人がパソコンに記録し、総務が一括管理しています。賃金台帳の調製・記載が済めばデータは抹消しても差し支えないでしょうか。それともデータ自体を、紙に印字して一定期間保存しておくべきでしょうか。

【宮城・L社】

[ お答え ]

 本人がパソコンに記録した出退勤のデータを基に、会社は所定・所定外労働時間数を集計し賃金を計算したり、年休の残日数を管理します。労働日数や労働時間数は、賃金台帳に記載しなければなりません(労基則第54条)。
 それでは、賃金台帳にデータが転記された後、元データは用済みとなり、自由に廃棄可能なのでしょうか。
 記録の保存について労基法第109条では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に重要な書類を3年間保存しなければならない」としています。
 「その他労働関係に関する重要な書類」には、たとえば出勤簿やタイムカード、労基法第36条の労使協定書が該当するとされます(労基法コンメンタール)。
 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準(平13・4・6基発第339号)によれば、タイムカード、ICカード等の客観的な記録のほか、自己申告制により始業・終業時刻の確認および記録を行うことも認めています。ですから、本人打刻の始業・終業時刻データも、「その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。
 賃金台帳にデータを転記した後も、3年間は元データを保管する必要があります。
 保存する方法については、通達(平8・6・27基発第411号)が出されており、以下の条件を満たせば光磁気ディスク等による記録の保存が可能です。
① 画像情報の安全性が確保されていること
・故意または過失による消去、書換えおよび混同ができないこと
② 画像情報を正確に記録し、かつ、長期間にわたって復元できること
・法令が定める期間にわたり損なわれることなく保存することができること
・労働基準監督官の臨検時等、保存文書の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること
 これら要件を満たす形でパソコンに記録が保存されている場合には、紙に印字して、別に保管する必要はないといえます。賃金その他労働関係に関する重要な書類については、「その完結の日」が記録の保存期間である3年の起算日となります(労基則第56条)。たとえば、提出されたデータを年単位でまとめて、その都度廃棄するのが現実的な処理方法ではないでしょうか。



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