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コラムの泉

マイナンバー制導入で見直すべき書類管理

カテゴリ
労務管理  >  全般
最終更新日
2015年08月06日 11:30
著者
グレース・パートナーズ社労士事務所 さん
ポイント
3,018,535ポイント
ポイントランキング100

★☆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━☆★

           会社を成長させる人事の秘訣

            第254号 2015.8.5

        マイナンバー制導入で見直すべき書類管理

       発行【グレース・パートナーズ社労士事務所】
http://www.sasaki-sr.net

★☆━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━☆★


●こんにちは、社会保険労務士の佐佐木由美子です。


記録的な猛暑に見舞われていますが、皆様ご体調はいかがでしょうか。
くれぐれもご自愛くださいませ。


●いよいよ今年の10月から、住民票を有する全ての人に1人1つのマイナン
バーが通知されます。


今日は、会社においてマイナンバー対策が必要となる人事労務分野の書類管
理についてお伝えします。


会社で取り扱う書類には、法令で保管期間が定められており、会社はそれぞれ
定められた保管期間を経過するまで書類を保管する義務を負っていることは
ご存知のことでしょう。


人事労務関連書類の保存期間を確認したい方は、こちら↓
http://www.sasaki-sr.net/?p=2749


書類の種類ごとに保管期間および保管期間の起算日が異なるため、多くの会社
では、法令で定められた保管期間よりも長い、独自の保管期間を設け、独自の
保管期間を過ぎたときに、書類を破棄する等の運用をしているのではないでし
ょうか。


たとえば、「退職者に関する書類は、すべて10年間保管し、10年経過後に破
棄する」などとしている場合です。


マイナンバー制度の導入後は、このような運用を続けると、問題が発生するケ
ースがありますので、ご注意ください。


マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合のみ保管が認められます。


雇用契約などの継続的な関係がある場合や法令で一定期間保存が義務付けら
れている場合です。


法令で定められている保管期間はマイナンバーも保管できますが、法令で定め
られている保存期間を経過した場合は、マイナンバーを廃棄又は削除しなけれ
ばなりません。


※ マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他
の情報の保管を継続することは可能とされています


そのため、マイナンバーを含む書類の保管期間については、十分な注意が必要
です。


マイナンバーの保管には制限があり、法令で定められている保管期間を経過し
たときに、マイナンバーを廃棄又は削除することを前提とした管理の仕組みを
構築することが必要とされます。


※ 掲載内容は、平成27年8月1日現在の情報を元に作成しております


●グレース・パートナーズ社労士事務所は、各種社会保険手続き、就業規則
作成等承っています。


詳しくはこちら↓
http://www.sasaki-sr.net/


今日も最後までお読み頂きまして、ありがとうございます。


それでは、ますます貴社が発展しますように!


社会保険労務士
佐佐木 由美子


─────────────────────────────────────
┃編┃集┃後┃記┃
━┛━┛━┛━┛─────────────────────────────
●こういう暑い日には、ひんやりとした美術館にでも行きたくなります(笑)。

●日経ウーマンオンラインにてコラムを連載しています。

【いつの間にかお金が貯まる!財形貯蓄のメリット】
http://wol.nikkeibp.co.jp/article/column/20150729/211048/

●「採用雇用するときの労務管理社会保険の手続きがまるごとわかる本」
(佐佐木由美子著)好評発売中↓
http://www.amazon.co.jp/gp/product/4881668811/kandouexpre00-22

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■発行:グレース・パートナーズ社労士事務所 http://www.sasaki-sr.net/
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