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コラムの泉

THEマイナンバーその4・マイナンバー利用提供の注意ポイント

カテゴリ
その他  >  経営
最終更新日
2015年08月07日 09:49
著者
ひらの社会保険労務士事務所 さん
ポイント
1,586,711ポイント
ポイントランキング100

マイナンバーの利用範囲は
社会保障」「税」「災害対策」の分野で
事業者は法律で限定的に認められた場合を除き、
マイナンバーの提供を求めることはできません。


マイナンバーをその内容に含む個人情報
「特定個人情報」と言いますが、
特定個人情報の収集に関しても
法律で限定的に認められた場合を除いて収集(*)することができません。

(*)他人のマイナンバーをメモしたり、プリントアウトやコピーすることが
「収集」にあたります。


「収集」と共に
マイナンバー及び「特定個人情報」は法律で限定的に認められた場合を除いて
「保管」することもできません。

事務処理をする必要がある場合に限り、
保管し続けることができ
一定期間保存が義務づけられている場合は
保管することとなっています。

事務処理が不要となり、
保存期間を経過した場合には
速やかに廃棄・削除します。

収集後に保管する場合には
特定個人情報を漏えいしたり紛失しないために
必要かつ適切な安全管理措置、以下の4点を講じる必要があります。

1) 組織的安全管理措置
2) 人的安全管理措置
3) 物理的安全管理措置
4) 技術的安全管理措置

事業の特性や事業者の規模に合わせての対応が不可欠です。

1)の組織としての安全管理措置の具体例は

基本方針を策定することで
特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にし、
法令順守・安全管理・問い合わせ・苦情相談等の方針を定めて
従業員への周知・研修を行いやすくします。

特定個人情報を取り扱う場合のマニュアルや事務フローを作成し、
従業員が容易に参照できるようにすること。


2)人的安全管理措置の具体例としては
事務取扱担当者を明確にして事務を行うこととし
担当者以外がマイナンバーを取り扱わないようにします。

特定個人情報の取扱責任者が事務取扱担当者へ監督・教育を行います。

3)物理的 4)技術的安全管理措置の対応例としましては

事業所への入退室記録をとること
カギ付棚を用意+施錠保管を徹底すること
事務取扱担当者の作業場にパーテーションを設置したり
のぞき見されない座席配置とし

パソコンへのアクセスパスワードを設定
ウィルス対策ソフトの導入などを行い

事務取扱担当者以外は情報にアクセスできない仕組みをとります。



マイナンバーの取扱いについて法令に違反した場合には
個人情報保護法よりも厳格な保護措置が設けられていますのでご注意ください。



THEマイナンバーその5では法人番号についてをお送りします。



**********************************
発行元 :ひらの社会保険労務士事務所  http://www.hr-hrn.net/

免責事項:法令の確認など十分な注意を払って情報発信をしておりますが、
本情報を利用するにあたってはご自身の責任で行っていただきますよう
お願いいたします。
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