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社員の個人情報の取り扱いについて

著者 やーまま さん最終更新日:2011年07月26日 15:47
総務へ移動してきたばかりの新米総務です。

社員に今月お子さんが誕生しました。
諸手続きの為、出生届等の届出書を提出していただきましたが、弊社では従来より慶弔の情報を社内掲示し、社員に開示しており、その仕事が回ってきました。
かねてより疑問だったのですが、このことは何かしら問題にはならないのでしょうか?
現状では、社内開示を拒むことができる雰囲気も無く、社内お知らせのfaxの準備をしておりますが、気が進みません。
みなさんの会社ではどのようにされていますか?
また、毎年年末になると年賀状の催促のように社員の住所録が更新され、配布されます。これもどうかと思うのですが。

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Re: 社員の個人情報の取り扱いについて

2011年07月26日 16:51
やーまま さん

こんにちは

出生の件の掲示が個人情報関係法に抵触するかご心配ですか

本件は、全く心配は入りません。

但し、係る社員が離婚後ですとかの場合は、予め、本人に聞いてからにしたほうが良いです。

只、社員名簿に当たる社員の住所録については、漏洩の可能性がありますので、感心しません。閲覧可能(社内向けホームページでもログインによって同職場に限定する等の配慮が必要)程度が好ましいです。

 社外者がそれを入手して悪用するのを防ぐのも職のひとつと思います。

Re: 社員の個人情報の取り扱いについて

著者 acchanpapa さん2011年07月26日 17:28
元 監督署職員です。


個人情報に関する取り扱いについては、
厳格にしすぎると角が立つという意見もありますが、
法令や告示上の考え方としては、
 第三者への情報提供は同意が必要であること
 取扱者を明確化し、その範囲を明らかにすること
 取扱を定める際には、労働組合などに協議することが望ましいこと
が基本的な考え方です。

現在は、多様な考え方を持つ時代です。
これまでの取り扱いについて、疑問に思われたように、
おかしいと主張する方もいると思います。
お祝いなど義務的になるのが嫌だという人もいるかもしれません。
住所録についても、業務に直接関係ない年賀状の問題であり、
住所を知られたくない社員もいると思います。
ストーカーのきっかけになるやもしれません。

角が立つと言うなら、届け出の書類の欄に、
誕生を社内掲示してよいか、住所録に掲載してよいかなど
チェックをつけるようにさせておくとよいでしょう。


※経歴等は作成しているブログで確認ください
 http://acchandd.blog.bbiq.jp

Re: 社員の個人情報の取り扱いについて

著者 やーまま さん2011年07月26日 18:44
とここば さん

返信ありがとうございます。
心配しすぎでしょうか?安心しました。

でも、事前に掲示の了承を得ようかと思います。
拒否する権利もあると思いますので。

住所録の件は、検討を提案してみます。

Re: 社員の個人情報の取り扱いについて

著者 やーまま さん2011年07月26日 18:50
acchanpapa さん

返信 ありがとうございます。

角が立つのも嫌ですが、掲示されるのが嫌だという声も
無視できません。

届出書の中で、意思を確認できるようにしていきたいと
思います。

Re: 社員の個人情報の取り扱いについて

2011年07月26日 19:11
やーまま さん

そのようにするのは賢明と思います。

総務は昔から言われてます、会社を家に例えれば縁の下的な役割で、総務の力が、気配りが、社員の安心就業を実現すると私は思っています。
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