企業法務について
企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！
文章保管期限について
- 著者
- がばい さん
最終更新日:2007年01月10日 02:18
今晩は、がばいと申します。
文章保管期限について質問がございます。
当社は、ＩＳＯの規定で５年間保管し、その後破棄することになっています。お客様にも、聞かれればその都度お話しはしています。
しかし、６年以上経過したときでも、変更のお仕事依頼があるようなことも。。。とお客様からお話しがありました。
そうしますと、半永久的に保管するか、５年経過する場合はお客様に返却するかしないと、リスク回避ができないのではと考えています。
皆様の会社では、どのように文章保管期限を決めて、その後どのように処理をされているのでしょうか。
教えていただけたら幸いです。
Re: 文章保管期限について
- 著者
- アリクイ さん
最終更新日:2007年01月11日 09:46
どうもアリクイと申します。
私も今現在、規程の見直しを行っていまして、身近な問題だったので極めて一般的な所見を申し上げます。
まず、文書管理に関してはＩＳＯの手順書や規程もあるでしょうが、文書管理規程が上位に位置づけられると考えます（どうでも良いのですが…）。まず、それら規程との整合性が取るということが、私の今の課題であります。
それはともかく、かばい様のご質問の趣旨ですと文書保管期限が５年なのだが、お客様からもっと長く保管しておいて欲しいとの要望があるので、どうしたものかということだと思います。
整理しますと、そもそも文書管理規程の保管期限は、法律で会社が保存すべき書類・帳票を基に作成されています。また、それを逸脱しない限り、会社は自社の業務状況に合わせて設定すれば良いと考えます。つまり、領収書の保管期限が５年（大会社７年）であっても、自社で永久に保存しておかなければならないのなら、法の逸脱はしていませんからそのように規程化すれば良いのです。
また、リスク管理の観点では、顧客のその要望が御社にとって義務化されていないような状態にしておくことが必要と考えます。例えば、取引基本契約書等で必要書類は○年までは保存するとか、保証期限等その書類が必要となる事項の年数を基本契約で区切ってしまえば良いと考えます。もちろんそれは、お客様を無視はできないと考えますので、現状と照らし合わせての判断が必要になるものと考えます。そうすれば、規程（法定）では５年でも６年の必要があれば、法の逸脱はない訳ですから規程を直してしまえば良いのだと思います。
簡単にですが一助になれば幸いです。
Re: 文章保管期限について
- 著者
- つばめや さん
最終更新日:2007年01月11日 13:49
弊社では法律の範囲内：５年 の保管をしています。場所
やそれに付随する負担を考えるとこれが限度かと思います。
お客様からのお仕事依頼ですが、長期の保管リスクを考えて
見合う金額になりそうなのでしょうか？
又、「○年は保管する」といった取り決めどおりに処理されていくのはいかがでしょう？
情報が流出するタイミングですが、使用期間 保管期間
その後処理時点 が考えられます。
もし処理の方向でお考えでしたら
http://www.recycle100.net/
↑うちのサイトですが、便利かと思いますので、のぞいて
見てはいかがでしょうか
Re: 文章保管期限について
- 著者
- がばい さん
最終更新日:2007年01月24日 02:22
こんばんは、がばいです。
ご連絡が遅れてすみませんでした。
> 弊社では法律の範囲内：５年 の保管をしています。場所
> やそれに付随する負担を考えるとこれが限度かと思います。
⇒なぜ５年なのか教えていただけますか？
また、いつごろ決まったのでしょうか？
よろしくお願いします。
法律によって保管年数が異なると聞きましたが・・・・。
- 著者
- ピカフロール さん
最終更新日:2007年02月26日 16:07
すみません。仲間に入れて下さい。
弊社はこれから、文書管理規定を作るところです。
それに先立ち、調べ始めたのですが、文書の保管年数は「商法」とか「会社法」（？ すみません。法律に詳しくなくて）によって年数が異なると言われました。会社の規模によっても異なるのでしょうか。
文書管理規定を作成する際に、参考にすべきなのは、どの
法律ですか？
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