企業法務について
企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！
健康診断個人票保管について
- 著者
- マユコ さん
最終更新日:2007年02月23日 13:49
こちらの広場でよいのかわからないのですが、健康診断個人票の保管につて教えてください。
開設当時（１５年前）からすべて保管してあるようなのですが、倉庫等が手狭になったので整理をするように指示を受けました。
通常の健康診断であれば５年間の保存年限がすぎていれば処分しても問題ないと思っていますが、放射線を扱う業務に携わっている者は、３０年保存になるはずなのでどのように皆様方の会社では保管されているのうかがいたく投稿しました。
開設当初より在籍しているわけではないのでどの者が対象になるかわからないような状態です。
保存年限は、対象の健診からなのでしょうか、それとも退職日からになるのでしょうか、あわせて教えていただけると助かります。
初歩的な質問で申し訳ありません。
Re: 健康診断個人票保管について
- 著者
- 久保ＦＰ事務所 さん
最終更新日:2007年07月06日 09:24
> こちらの広場でよいのかわからないのですが、健康診断個人票の保管につて教えてください。
> 開設当時（１５年前）からすべて保管してあるようなのですが、倉庫等が手狭になったので整理をするように指示を受けました。
> 通常の健康診断であれば５年間の保存年限がすぎていれば処分しても問題ないと思っていますが、放射線を扱う業務に携わっている者は、３０年保存になるはずなのでどのように皆様方の会社では保管されているのうかがいたく投稿しました。
> 開設当初より在籍しているわけではないのでどの者が対象になるかわからないような状態です。
> 保存年限は、対象の健診からなのでしょうか、それとも退職日からになるのでしょうか、あわせて教えていただけると助かります。
> 初歩的な質問で申し訳ありません。
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上場：公開を目標とされている企業内での内部監査業務をしております。
企業内の個人情報に関する保管確認も充分に行わなくてはなりません。
社員、アルバイト、パート従業員の個人に関する情報保管についても部門責任者による年度別チェックが必要となります。
会社は、健康診断結果について「健康診断個人票」により5年間保存することが義務付けられています。また、常時50人以上の労働者を使用する事業場は、健康診断結果については「定期健康診断結果報告書」により、所轄の労働基準監督署に報告することが義務付けられています。
会社は、健康診断結果について「健康診断個人票」により5年間保存することを義務付けられていますが、これら健康診断情報については、従業員の健康状態や病歴等も明らかになっているため、その保管や開示に対しては慎重さが求められています。
したがって、保管に関しても、鍵のかかる場所での保管は当然のことですが、鍵の保管責任者を決めておくことが必要です。日常、茶飯事に従業員などが覗き見などができないようにしておくことが必要です。
また、個人情報保護法23条では、「個人情報取扱事業者は、（中略）あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。」としていますので、健康診断結果についても第三者への開示が必要な場合は原則として本人の同意を得ることが必要です。ここでいう第三者とは家族も含みますので、例え家族からの要請で開示する場合でも必ず本人の同意を得ることが必要です。
また、本人の同意については口頭または書面等とはされていますが、やはり書面により署名捺印後、交付することが良いでしょう。
個人情報保護法では、個人情報取扱事業者を「過去6ヶ月間継続して5,000人を越える個人データを持つ民間の事業者」としていますが、雇用管理ガイドラインでは、「個人情報取扱事業者以外の事業者の雇用管理に関する個人情報の取扱いについても、その適正な取扱いの確保に努めること。」としていますので、個人情報取扱事業者・個人情報取扱事業者以外に関わらず、健康診断結果の保管・開示は慎重に行なう必要があります。
また、採用段階での健康診断書の提出を求めることがありますが、不用意に提出を求めるのでなく、少なくても最終選考段階での提出とし、仮に不採用となった場合は、速やかに本人に返還するか、本人の同意を求めて破棄するなどの配慮も必要と考えます。
5年保管後の償却処分方法についての問い合わせがあります。最近では、償却処分専門業者による処分方法を取られルケースを拝見します。その場合の償却処分方法などについても部門責任者の契約により適切な実施確認を求めることが必要と思います。
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