チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべきですか

著者

ぶれーめん さん

最終更新日:2007年05月24日 13:07

現在社内連絡は、専用ドメインのメール、内線電話、直接話の
3つとしています。ホットメールやフリーソフトでも手軽に利用できるチャットは利用しないよう、その都度見かけた場合は注意をしていましたが、先日急に部下のパソコンを使わなければできないことがあったので、急にパソコンを借りました。何気なくタスクバーあたりをマウスでどうしたところ、年配の社員を含めて、数名の名前が表示されたアイコンがありました。
私はいつもと同様、該当者に社内連絡はメールか電話でとは言ったものの、実際にはチャットが蔓延しているのでは危惧しております。（仕事の効率化、モラル低下などの面）
業務時間にチャットはしないこと、と言う通知を文書でするべきなのでしょうか?

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべきですか

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:11

ぶれーめんさん

チャット（IPという会社もある）に関しては、社内LAN等で規定されたものであれば、いいかもしれません。
というのは、業務内で使用しており、またそれに関しては社内規定で定められていたからです。

フリーチャットはその方々の用途がわかりませんが、
一番怖いのは、それを介して情報が漏えいすることのように思います。

だからといって、チャットを一概に禁止にする方向ではなく、
仮に業務に必要なものであれば、社内専用のものを整備するなどした方が業務効率がよくなると思います。
ですので、まずは用途を確認した方がいいのではないでしょうか？

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:18

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:19

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:28

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:28

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべきですか

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 09:34

手違いで連続投稿してしまいました。

申し訳ありません。

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべ

著者

ぶれーめん さん

最終更新日:2007年05月25日 10:07

もりたん様

適切なアドバイスをありがとうございました。
おっしゃるとおり「業務効率がよくなる」点に視点を移し
活用方向を検討して見ます。

これは今回の質問とは直接関係がないのですが、
ご回答の中で一番の問題とご指摘された「情報漏洩の可能性」ですが、フリーソフトの場合に限る問題ですか？または一般的にチャットソフトには、「情報漏洩の可能性」があるということでしょうか？

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべ

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月25日 10:16

情報漏洩の可能性に関してですが、
たとえば、IPといわれるシステムにファイルを添付できるものもあります。
こういったものですと、重要な機密資料を添付し送ることもできるのです。
そうなった場合、情報漏洩の危険性があります。

また、社内メールでしたら、
サーバー上で確認ができますが、
フリーチャットなどですと、のちの確認もできないことから危険がありえます。

弊社では、CRMのシステム上にチャットのシステムを設置し、
各部署への質問事項がある場合、チャット機能を用いてその対応をしています。
その場合、のちの確認もできるため、安心です。

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべ

著者

ぶれーめん さん

最終更新日:2007年05月26日 14:10

もりたん様

いろいろ細かい点までご教示頂き
ありがとうございました。

御社の先進的な取り組みをお伺いできましたので
参考にさせていただき、情報漏えいがおこらないことと、
業務の効率化に役立つ連絡体制を作りたいと思います。

Re: チャットは社内連絡用に使わないことは文書化しておくべ

著者

もりたん さん

最終更新日:2007年05月29日 09:29

ぶれーめんさん

> 御社の先進的な取り組みをお伺いできましたので
> 参考にさせていただき、情報漏えいがおこらないことと、
> 業務の効率化に役立つ連絡体制を作りたいと思います。

こちらこそ、あらためて社内体制の構築に目をむけるいいきっかけとなりました。
ありがとうございます。