不採用者の履歴書返送について。

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労務管理について

労務管理について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！

著者: n-総務さん

最終更新日:2007年09月19日 19:23

弊社では職種の特徴上、求人応募書類を履歴書以外にも業績書や
業績結果の冊子体など複数提出して頂きます。
求人を出す際に『応募書類の返送は行いません』と備考欄などに
明記しているのですが、これは良いのでしょうか？
提出書類が多く、応募数も多いため返信の手間・経費を削減する
ためだけで、他意はありません。一定期間を過ぎればシュレッダー
処理します。
返送の希望を申し出られた際にはお返ししています。

個人情報保護の点から社内に情報を残さないよう返却すべきとは
わかりますし、中には『通常返却すべきものですよ』と不採用者に
指摘されたこともありました。

課長は『弊社としては原則返却しないという意向だ』といわれたの
ですが正直不安です。　原則返却しない旨を求人広告に明記し、
要求があった場合は返送するという方法に問題はありませんか？
またそういうことをされている会社はありますか？
返信お願い致します。

【算定基礎届】の準備はお済みですか？

Re: 不採用者の履歴書返送について。

著者: 行政書士武田法務事務所さん

最終更新日:2007年09月20日 01:09

> 原則返却しない旨を求人広告に明記し、
> 要求があった場合は返送するという方法に問題はありませんか？

事前告知をされているとのことですので、希望者の返送を断ったとしても、特に問題ありません。御社の場合は応じているとのことですから、なおさら問題ありません。

【年度更新】の準備はお済みですか？

Re: 不採用者の履歴書返送について。

著者: 久保ＦＰ事務所さん

最終更新日:2007年09月20日 09:13

> 弊社では職種の特徴上、求人応募書類を履歴書以外にも業績書や
> 業績結果の冊子体など複数提出して頂きます。
> 求人を出す際に『応募書類の返送は行いません』と備考欄などに
> 明記しているのですが、これは良いのでしょうか？
> 提出書類が多く、応募数も多いため返信の手間・経費を削減する
> ためだけで、他意はありません。一定期間を過ぎればシュレッダー
> 処理します。
> 返送の希望を申し出られた際にはお返ししています。
>
> 個人情報保護の点から社内に情報を残さないよう返却すべきとは
> わかりますし、中には『通常返却すべきものですよ』と不採用者に
> 指摘されたこともありました。
>
> 課長は『弊社としては原則返却しないという意向だ』といわれたの
> ですが正直不安です。　原則返却しない旨を求人広告に明記し、
> 要求があった場合は返送するという方法に問題はありませんか？
> またそういうことをされている会社はありますか？
> 返信お願い致します。

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内部監査業務担当より進言させていただきます。

行政書士武田法務事務所さんご報告に追記参考資料です。
リクルートに関しての入手書類の管理について関係機関などから問い合わせがあり、下記法令が報告されていますので、資料として交付しております。

「公正な採用選考」に係る法令関係は、こうなっています。
職業安定法第５条の４〔求職者等の個人情報の取扱い〕と、これに基づく労働大臣指針【職業安定法第５条の４】では､労働者の募集業務の目的の達成に必要な範囲内で、労働者になろうとする者等の個人情報を収集、保管、使用しなければならない旨規定しています。

職業安定法（抄）
（求職者等の個人情報の取扱い）
第５条の４公共職業安定所等は、それぞれ、その業務に関し、求職者、募集に応じて労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（以下この条において「求職者等の個人情報」という。）を収集し、保管し、又は使用するに当たっては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。ただし、本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りではない。（以下略）
＊「公共職業安定所等」には、求人企業、職業紹介事業者も含まれます。
また、併せて、これに基づく労働大臣指針が公表され、原則として収集してはならない個人情報等を規定しています。
労働者の募集を行うものは、募集形態の如何（直接募集、文書募集、委託募集）を問わず、法及び指針を遵守して行わなければいけません。
〔労働大臣指針「求職者等の個人情報の取扱い」〕
【平成１１年労働省告示第１４１号】
◆次の個人情報の収集は原則認められません。
○ 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
≪具体的には≫
・家族の職業、収入、本人の資産等の情報（税金、社会保険の取扱い等労務管理を適切に実施するために必要なものを除く。）
・容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報等
○ 思想及び信条
≪具体的には≫
・人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書等
○ 労働組合への加入状況
≪具体的には≫
・労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報等
◆個人情報の収集は、本人から直接又は本人の同意の下で収集することが原則です。
◆違反したときは
○ 違反行為をした場合は、職業安定法に基づく改善命令を発出する場合があります。
○ 改善命令に違反した場合は、罰則（６ヶ月以下の懲役又は30万円以下の罰金）が科せられる場合もあります。

＜個人情報保護法と労働者等の個人情報保護＞
平成17(2005)年４月１日に個人情報保護法が全面施行され、これに基づき「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針｣が施行されました｡
この「指針」による「雇用管理に関する情報」とは、労働者等の個人に関する全ての情報が該当し、具体的には氏名、性別、生年月日等や身体、財産、社会的地位、身分等の個人の属性に関する情報等があります。また、この「労働者等」には、現に雇用されている者のみならず、採用内定者、現在または過去の採用応募者、退職者も含まれます。
個人情報取扱事業者（この場合は使用者等）は、労働者等の個人情報を取り扱うにあたっては、雇用管理上の利用目的に必要な範囲内に限られ、そのためには労働者等本人からみて、その個人情報の利用された結果が合理的に想定できる程度に、具体的・個別的に特定しなければならないことになっています。
従って、能力・適性等の採用選考の判断とは関係のない個人情報を質問することは個人情報保護法の観点からも問題となり、より厳正な収集と取扱が求められます。

〔不採用となった履歴書の取扱い〕
不採用者の履歴書など、採用業務の上で必要でなくなった個人情報については、写しも含め、その時点で返却、破棄または削除を適切かつ確実に行うことが求められます｡従って求職者から提出された履歴書等の書類自体については、法的に返還義務はありませんが、応募者の個人情報保護の信頼を得るためにも、本人に返還することが望ましいと言えます。