企業法務について
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否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- さかがわ さん
最終更新日:2007年10月03日 19:00
このたび社内で初めて「稟議書」のフォームを作ることになりました。
これまでは社長決裁を仰ぐ時は全て口頭だったので、後に「言った・言わない」でもめることもあり、問題になっていました。
そこで、決済の結果を形に残すために稟議書という方法を選んだ次第です。
みなさんに教えていただきたいのですが、みなさんの会社ではどんな時に稟議書を書くよう決めておられますか？
金額で５万円以上とか、こういうケースの時とか、
それとも部署ごとに分けて細かく決めているのでしょうか？
弊社は小さい会社ですので、稟議書を書く回数が多すぎて仕事の邪魔になるようなことは避けたいと思っております。
あと、稟議書の保管はどうされていますか？どういった部署で保管をするのがいいでしょうか？
さらに、決済が否認になった場合も保管する必要はあるでしょうか？必要があるとしたらそれはどうしてですか？
質問が多くなってしまいましたが、どなたかお詳しい方、どうぞよろしくお願いいたします。
Re: 否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- twood さん
最終更新日:2007年10月04日 08:54
さかがわ様、お早うございます。
さて、稟議制度についてですが、弊社の場合は、稟議規定において、手続き（申請から決済、通知、保管までのワークフローと捉えていただいて構いません）を規定しており、職務権限規定において、具体的にどんな場合に稟議決済を要するかを規定しています。
代表例では、重要な契約の締結であったり、固定資産の取得であれば２０万円以上であったり、固定資産の処分、５０万円以上の寄付金、５０万円以上の教育訓練費などが上げられています。
その会社なりに稟議が必要な事項は、お決めになれば良いと思いますが、あまりに基準を下げますと、稟議が頻繁になり他の業務の支障になることも予測されます。
また、稟議制度の本質は、申請案件に対し関係各部署が専門性をもって審議し、最終的に社長の決裁で決定するものですので、御社が社長の決裁で全てが行われており、それを書面として残すことを目的にするならば、稟議制度にこだわらず決裁書程度で終わっても良いかなと思います。
かつて、日本の会社は取締役数が多く、決済を取るまでに長時間を要す反省があったと思います。
スピード経営を求め、取締役数を減少させ、執行役員制度を採用した会社も多かったと思います。
何にしても、こういったことは非生産的行為ですので、目的をしっかりと決め手、最良の手段をとることをお勧めします。
Re: 否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- トラきち さん
最終更新日:2007年10月04日 11:21
さかがわさん、こんにちは。
当社でも、稟議規程において手続きを定めています。その
中で、物品購入であれば20万円以上は稟議の必要ありとか、
金額基準により稟議不要、部長決裁、役員決裁、社長決裁と
分けています。
また、定例的なもので合議の必要のないものなどは、決裁
権限者が稟議不要と認めた場合は、業務の効率化をはかるた
め、代わりに関係文書（契約書、見積書、請求書など）に認
印を押印することで代用させることも容認しています。
あと、否認された稟議書についても保管は求めています。
それは、否認されたとはいえ会社として業務執行を行おうと
したことの記録は将来同様の事案が発生したときの参考にな
るからかと思います。ただし、重要性により、その期間は、
永久、10年、5年、1年の4区分に分けています。
Re: 否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- さかがわ さん
最終更新日:2007年10月05日 10:04
twoodさん、ご返答どうもありがとうございます。
どんな場合に稟議決裁を要するかの規定が非常に具体的ですね。
やはりそれだけ具体的にしないと、結局うまく運用できないのでしょうね。
ところで「稟議書」と「決裁書」はどう違うのですか？
調べてみてもはっきりした違いが載っておらず、あるサイトでは「稟議書（決裁書ともいう）」と書かれていました。
できましたら、それぞれの長所短所を教えていただけませんか？選択するのに大変役立ちますので。
よろしくお願いいたします。
Re: 否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- さかがわ さん
最終更新日:2007年10月05日 10:14
トラきちさん、ご返答ありがとうございます。
金額によって、決裁者のクラスを分けるという案は目から鱗でした。
いままで全て社長決裁でしたので、社長の負担を考えるとあまり稟議書が多くならない方がいい・・・しかし、たかが５万円といえど経費は経費、きちんとお金の管理をしなくてはならない・・・
そういったところで頭を悩ましてもおりました。
トラきちさんのアドバイスを聞き、１０万円未満なら社長決裁でなくても、取締役クラスの決済で代替できるのでは、と考えつきました。どうもありがとうございます。
否認された稟議書もやはり保管したほうがいいですよね。
上司は「ファイリングの無駄になるだけだから、取っておかなくてもいい」と言うのですが、私はなんとなくそれではいけない気がして迷っていました。やはり否認といえど「決裁」は「決裁」ですし。
ただ上司の意見も盛り込んで「否認された稟議書は１年間の保管とする。ただし重要だと認められたものに関してはその限りではない」で逃げようかなと思っております。
どうもありがとうございました。
Re: 否認された稟議書の扱いについて
- 著者
- twood さん
最終更新日:2007年10月05日 16:15
さかがわ様、遅くなって申し訳ございません。
稟議書と決裁書の違いですが、どちらも申請事項に対して決済をとることに変わりはありません。
では、稟議書とは何かですが、一般的に法人であれば組織が構築されており、組織で事業活動を行っています。組織は、どんな形態であれ、縦横のラインで構成されております。そして横のラインとは、所謂牽制機能であり、案件をそれぞれの部署が専門的に検討し、諸問題を摘出し、案件が抱えるリスクを十分検討します。こういった意味において、稟議書は通常回覧され、各部署の検討を経たのちに、最終決裁者である社長に回ります。従って、何階層にもなった組織ややったら権限が分散している組織においては、回覧時間が長時間に渡るため、稟議の弊害なるものが発生します。
私が、決裁書と申し上げたのは、例えば、組織はあるものの、社長が全ての判断と決済をしているような組織であれば、社長が間違いなく決裁したという証さえあれば良いのでしょうから、単に決裁書として、社長の印鑑を貰えば良いのではということです。
しかし、組織を人材育成という観点から捉えた場合、稟議制度は、経営的視点を学ぶ良い機会にもなります。
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