Re: 雇用管理情報の取扱いについて

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企業法務について

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雇用管理情報の取扱いについて

著者: のん太さん

最終更新日:2007年10月29日 21:23

従業員の個人データを保有管理する部門として、個人情報の保護に関する法律の趣旨に則り、雇用管理情報の取扱いに関する通知（保有情報の周知と利用目的等について）を全社メールおよびイントラ掲示にて通知したいと思いますが、同意の取り付け方等、その広告方法について教えていただきたいと思います。

著者: 久保ＦＰ事務所さん

最終更新日:2007年10月30日 08:56

> 従業員の個人データを保有管理する部門として、個人情報の保護に関する法律の趣旨に則り、雇用管理情報の取扱いに関する通知（保有情報の周知と利用目的等について）を全社メールおよびイントラ掲示にて通知したいと思いますが、同意の取り付け方等、その広告方法について教えていただきたいと思います。

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通例では、下記掲載を、Net、社内メール等通知をしていると思います。
社内では、「個人情報保護に関する取扱規程」を設定し、
社内では、経営責任者全員、社員、アルバイトパート従業員、から、個人情報保護に関する同意書の受入、保管、営業上受入たお客様からの同意書の保管を、主責任者（人事部長或は総務部長）或は内部監査責任者による、年度監査を行い、営業責任者（社長）への報告を行っています。

＜公開HP＞

○○○○株式会社（以下、当社）は、お客様に優れた商品やサービスを提供することによって、お客様の満足と信頼を得ることを目指しています。この一環として、お客様、お取引様、株主様、従業員などのステークホルダーからご提供いただく個人情報を適正に利用させていただくことが有効と考え、個人情報を適切に保護し、取り扱うために、次の取り組みを実施いたします。

１＞当社は、個人情報を取扱う組織ごとに個人情報保護の責任者を置き、役員、関連従業員に方針を徹底させ、適切な管理に取り組みます。
２＞当社は、個人情報をご提供・ご登録いただく場合は、ご本人に利用目的を明確にお知らせし、ご了解いただいた目的の範囲内で、個人情報を利用いたします。
３＞当社は、法令で認められている場合を除き、ご本人の同意なく、個人情報を第三者に提供または開示はいたしません。
４＞当社は、個人情報お問い合わせ窓口を設置しています。ご本人よりご自身の個人情報の照会などを担当窓口にご連絡いただければ、適切に対応させていただきます。
５＞当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等がなきよう、個人情報を安全に管理し、セキュリティの確保・向上・是正に努めます。
６＞当社は、関連する法令、その他の規範を遵守します。
社会環境の変化に合わせ、個人情報保護の取り組みの継続的な改善、向上に努めます。

Re: 雇用管理情報の取扱いについて

著者: トラきちさん

最終更新日:2007年10月30日 12:13

のん太さん、こんにちは。

　当社でも久保ＦＰ事務所さんが書かれているような「個人情報保護方針」、「個人情報管理規程」等の規程類を制定し、一部をＨＰ上に公開しております。

　加えて雇用管理に関する情報については厚生労働省の「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針について」に基づき細則を制定しております。

　以下に参考までに同指針のＵＲＬを記載しておきます。
　http://www.mhlw.go.jp/topics/2004/07/tp0701-1.html

Re: 雇用管理情報の取扱いについて

著者: のん太さん

最終更新日:2007年10月30日 17:01

ご回答有難うございます。
個人情報保護規程は既に制定済みですが、まだ同意書の受入はしておりません。
今回の通知をもって、期限付きで異議の受付を行い、期限内に異議がなければ同意したものとみなす旨、通知しようと思います。行政当局もあるところでは、特に問題ない旨の回答内容でしたが、いかがでしょうか。よろしくお願いいたします。

著者: 久保ＦＰ事務所さん

最終更新日:2007年10月31日 04:02

削除されました

Re: 雇用管理情報の取扱いについて

著者: 久保ＦＰ事務所さん

最終更新日:2007年10月31日 04:42

> ご回答有難うございます。
> 個人情報保護規程は既に制定済みですが、まだ同意書の受入はしておりません。
> 今回の通知をもって、期限付きで異議の受付を行い、期限内に異議がなければ同意したものとみなす旨、通知しようと思います。行政当局もあるところでは、特に問題ない旨の回答内容でしたが、いかがでしょうか。よろしくお願いいたします。

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監査上からは、やはり「現就業者（取締役、社員、アルバイトパート）」からの同意書の入手は必要と思います。

以前、内部監査において、労働者数1000名の企業でしたが、同意書日時を限定し、保管確認、不明者の入手作業を行いましたが、やはり、3週間は掛かりました。退職者については、退職日の確定を行い責任者（営業所長など）承認での確認を求めました。
個人情報保護について、やは全員の理解を求めることは大変でしたが。