企業法務について
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取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月12日 18:45
現在私の勤務している会社では月に一度定例取締役会を開催し、議事録を作成いたしておりますが、議事録の作成方法につきご質問いたします。
１ 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名（取締役△名）とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
２ 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
３ 捨印は必ず必要でしょうか？
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- hiroshimakara さん
最終更新日:2007年11月13日 10:10
> 現在私の勤務している会社では月に一度定例取締役会を開催し、議事録を作成いたしておりますが、議事録の作成方法につきご質問いたします。
> １ 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名（取締役△名）とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
> ２ 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
> ３ 捨印は必ず必要でしょうか？
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取締役会議事録サンプルを表記しておきます
取締役会議事録
平成 年 月 日 午（前；後） 時 分より、 ＜場所＞ において，取締役会を開催した。
取締役総数 名
出席取締役 名
取締役 は選ばれて議長となり、下記議案につき審議した。
第1号議案 代表取締役の選任に関する件
議長は、代表取締役の選任につきはかったところ、全員一致をもって次のとおり選任した。なお、被選者は、その就任を承諾した。
代表取締役（社長）
第２号議案 本店の所在場所の決定に関する件
議長は、定款によると、当会社の本店は＜場所＞ に置くとなっているが、その所在場所をどこにすべきかにつきはかったところ、全員一致をもって、次のとおり決定した。
本店 ＜場所＞
以上をもって議案の審議を終え、午（前；後） 時 分閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、出席役員全員がこれに記名捺印する。
平成 年 月 日
（商号）
出席取締役 実印
出席取締役 実印
出席取締役 実印
監査役 実印
２＞ 議事録が複数の場合には (１/3)と表記すればよいと思います。
３＞ 文章表現を誤っていました。
捨印は、記載事項などの変更に関して修正が必要となる場合です。開示された議事録の修正は避けるべきです。
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- トライトン さん
最終更新日:2007年11月13日 10:03
１ 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名（取締役△名）とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
→毎回ワープロで議事録の内容を作成されていると思います。記名については欠席した取締役、監査役の氏名は削除して作成されることをお勧めします。いけない、というより、紛らわしいですし、欠席した役員の氏名を残しておく理由はないと思います。
２ 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
→A3版両面でも問題はないと思います。でも、議事の内容が少ない場合はA4版１枚とかになるのでしょうか？確かに製本は面倒なのでそのほうがいいかもしれませんね。ただ、議事録の管理面では面倒な感じもしますね。トータルで管理しやすい方法でいいのではと思われます。複数枚にわたったときは間に割印を押印するか、あるいは袋とじして割印が必要になります。
３ 捨印は必ず必要でしょうか？
→捨印は不要です。確かに捨印があれば訂正がしやすいかもしれませんが、取締役会議事録ですので、逆に勝手に訂正されやすくなるので、取締役会の議事録には押印はすべきでないと思います。
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月13日 10:14
hiroshimakara様
丁寧なご回答ありがとうございました 今まで何の考えもなしに作成いたしておりましたのでふと確認したくなり投稿いたしました
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- トラきち さん
最終更新日:2007年11月13日 10:13
何でも屋さん、こんにちは。
すでに回答が出ていますので、若干の私見を添えさせていただきます。
> １ 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名（取締役△名）とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
トライトンさんの言われておられるとおり、一般的（当社もそうです）には、記名については欠席した取締役、監査役の氏名は削除して作成されます。どうしても全員の記名を残しておきたいなら、氏名の横に押印の代わりに「欠席」と記された方が良いのではないですか？
> ２ 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
登記手続き時に添付書類として提出するときには、頁間の割印や袋とじ割印が必要になりますよね。
> ３ 捨印は必ず必要でしょうか？
私も捨印は押印されないほうが良いと思います。出席者全員から捨印をもらっているのなら紙面の美観も損なうのではないですか？
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月13日 10:16
トライトン様
詳細なご回答ありがとうございます なるほど今後取締役会の議事録には捨印せずに作成してまいります
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月13日 10:23
トラきち様 ご回答ありがとうございます 当社は取締役・監査役が多く欠席者名を削除すると記載ミスをしてしまう可能性があるため全員の氏名を載せたフォーマットに上書きで作成しておりました 「欠席」表示するのは便利かもしれませんね
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- hiroshimakara さん
最終更新日:2007年11月13日 10:33
> hiroshimakara様
> 丁寧なご回答ありがとうございました 今まで何の考えもなしに作成いたしておりましたのでふと確認したくなり投稿いたしました
追記します。
監査役の取締役会への出席を求めたりゆうですが、下記表記によることです。
「新会社法によって内部統制システムに対する取締役と取締役会の責任が明確にされました。」
「監査役は、これらの職務執行が適切に果たされているかを監査する責任を負います。」
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月13日 11:52
hiroshimakara様
重ねてありがとうございます 会社法施行後就任された当社監査役のチェックが年々厳しくなり苦戦いたしております そのため、不確かに思うところから確認をしたくなり投稿に及んだ次第です
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- トラきち さん
最終更新日:2007年11月13日 12:21
何でも屋さん、こんにちは。
一点気づいたことですが、議事録中取締役の出席状況のみ記載されておられますが、監査役についても○名中□名出席等の記載をされた方がよいと思います。
会社法第383条の規定により監査役も取締役会への出席義務がありますので、ひな型等でも監査役の出席状況は記載されております。公開会社であれば、事業報告でも社外役員（取締役、監査役とも）の出席状況は開示しなければならないのでよけいにこの辺の記載は必要となると思います。
Re: 取締役会議事録の作成について
- 著者
- 何でも屋 さん
最終更新日:2007年11月13日 12:49
トラきち様
ありがとうございます ここには記述を省略いたしておりましたが議事録には記載いたしております ご丁寧にありがとうございます
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