企業法務について
企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！
名刺情報の管理について。
- 著者
- ぬりかべ さん
最終更新日:2007年12月11日 15:56
＊法務とはちょっと違うと思いますが、投稿にふさわしいカテゴリーが見当たらなかったのでこちらに書きます。
顧客情報のデータベースの使い方で困っています。
例えば、顧客に年賀状を出す際に、「誰に出しますか？」
と各自に確認する場合にどう使うか。
顧客ＤＢを全員ですべて共有して、出したい相手にチェックを入れてもらう、というのが簡潔だと思いますが、顧客情報は会社の共有財産であると同時に、個人情報でもあります。
自分が接点がない取引先の個人の情報が見えてしまうことになると考えると、まずいですよね？
極端な話、近日転職する営業マンが、他の営業マンの取引先担当者の情報をごっそり採取して、次の職場で活用する、ということもできてしまいますし。
とはいえ、年賀状を出す相手を全く確認せずに、総務側で、
データベースに入っている全員に無条件で送る、というのも
無駄ですよね…。
年賀状を送る必要のない相手の情報もあるでしょうし。
やはり、各自に対して、自らが窓口として関わっている分の
ＤＢだけ開放する、というのがベストでしょうか？
Re: 名刺情報の管理について。
- 著者
- 外資社員 さん
最終更新日:2007年12月12日 08:13
こんにちは。
名刺情報は、確かに個人情報ですね。
但し、これを営業関係者に限り、挨拶を目的として
開示するならば問題は少ないと思います。
情報を閲覧するには、次のような点で注意が
必要だと思います。
１．目的に沿った使用
名刺交換をした場合には、時候の挨拶があるのは
想定される範囲の使用です。
２.適切な管理
外部に出ないイントラネットや、社内サーバー内部での
運用、受領後は削除等 適切な管理が行われるなら
問題はありません。
ちなみに、当社では社内サーバ上にファイルを置き
必要な人間がDL、または閲覧をするようにしています。
この方法ですと、メールにファイルを添付しないので
誤配がありませんし、閲覧のみなのでファイルの
コピーが作成されません。
原始的ではありますが、コピー禁止で
紙で回すことも、不要にコピーを作らず、外部流失の
危機を回避している管理と言えるかもしれません。
何をもって、適切な管理かという点は、
会社ごとの考えでもあり、ここが判断の基準だと思います。
３．Need to Knowの原則
必要のない人には閲覧をしない。
ですから、年賀状を出さないならば、その人は見ない
回さない、などの運用が必要と思います。
以上 思いつくままに、ご参考まで
>各自に対して、自らが窓口として関わっている分の
>ＤＢだけ開放する、というのがベストでしょうか
これが出来れば問題ないのですが、運用としては
かなり煩雑になりませんか？
Re: 名刺情報の管理について。
- 著者
- ぬりかべ さん
最終更新日:2007年12月12日 14:27
外資社員様
ご回答、ありがとうございます。
> 原始的ではありますが、コピー禁止で
> 紙で回すことも、不要にコピーを作らず、外部流失の
> 危機を回避している管理と言えるかもしれません。
これが一番、やりやすく、かつ安全ですかね。
> 何をもって、適切な管理かという点は、
> 会社ごとの考えでもあり、ここが判断の基準だと思います。
確かにそうですね。
結局、最終的に情報の流出リスクは完全にブロックはできず、各自を信用するしかありませんしね。
> >各自に対して、自らが窓口として関わっている分の
> >ＤＢだけ開放する、というのがベストでしょうか
> これが出来れば問題ないのですが、運用としては
> かなり煩雑になりませんか？
おっしゃる通り、ベストはこれですが、かなり煩雑です。
原始的に紙で回す、が現実路線では、一番いいのかもしれませんね。
ご意見参考に、対応方法、検討してみます。
ありがとうございました。
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