個人情報の取り扱いについて

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企業法務について

企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！

著者: ボイルドエッグさん

最終更新日:2008年01月18日 16:48

お世話になります。
普段から疑問に思うことがあり質問させていただきます。

弊社はWEB稟議を採用しており、採用に関しても同様の手続きを行っています。

その際に、資料として履歴書をPDF等で添付しているのですが、権限が決められているとはいえWEBで公開するのは問題ないのでしょうか。

紙ベースで行っていた時代には、関係者の承認を経たうえで専用の保管庫に収納しており、原則コピーも禁止となっておりました。
ごく稀にコピーを取った場合でも、速やかに裁断処理しており、情報が数か所に保存されることはありませんでした。

情報セキュリティのリスクを考えるとやめた方が賢明でしょうか。
例えば、WEB稟議自体には添付せず、人事に閲覧希望を申し出る、等の対応でも良いとおもうのですが。

同様の仕組みがある企業様がいれば、実例も交えてご教授くだされば幸いです。

Re: 個人情報の取り扱いについて

著者: 外資社員さん

最終更新日:2008年01月18日 17:05

こんにちは

電子化と情報管理は、今後も重要な問題ですね。
その閲覧WEBが、イントラネット等で外部からの
アクセスが出来ず、かつアクセス管理が出来ているなら
社内で関係社外秘として閲覧と同じと考えて良いでしょう。
但し、こうしたアクセス制限に関しては、IS担当者とも
話して、実際の仕様と併せて確認が必要です。
また、機密管理には、最終的には使用する人間の意識が
重要なので、あわせてWEB稟議等の運用も含めて、
教育が重要と思います。（導入されていると思いますが）

＞WEB稟議自体には添付せず、人事に閲覧希望を申し出る
この方法を電子化すると、サーバにのみファイルを置き
閲覧のみを許す方法となります。
その場合には、メールでファイル添付は行わず、
サーバー上にあるファイルを専用のビューワー等で
閲覧する方法をとなります。
当社でも、機密資料は、この方法で運用しています。
この方法ですと、ファイルのコピーが出来ないし、
ファイルへのアクセス権が無い人が、万一　メールを
受け取っても閲覧が出来ません。

ですから、個人的にはコピー可能なファイルでの
添付や配布は行わない方が良いと思います。
もちろん、システム状の制限があるでしょうから、
その場合には、閲覧者のみが知っているパスワード等で
ロックをかけるなど、何らかの制限がある方が良いと
思います。
その意味では、必要な人に閲覧させるのは、リスクが低い
良い運用と思います。