企業法務について
企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです！
稟議書につきまして
- 著者
- あなぞー さん
最終更新日:2008年02月18日 10:03
稟議書についてお伺いをいたします。
お伺いをしたいことは2点あります。
まずは一つ目ですが、当社では、一つのフォームで「業務連絡」、「報告」、「仰裁」に対応（該当内容にマルをつけて申請」する申請様式です。
先般、とある社員から上記3つのカテゴリーの違いを問われ、明確な回答をすることができませんでした。
当社には「稟議規程」はなく、決裁者は「役職員の権限規程」として定められてます。
小職の勝手な見解で言えば、「業務連絡」、「報告」、「仰裁」の3つは全て上長へ回付することを考えると「稟議性」があるのでは、と考えてますが、少なくとも「役職者の権限規程」にて定められている申請内容については「仰裁」となるのではないか、と考えております。
できましたら、内容が○○ならば業務連絡、といったように具体例をあげて社員に説明をしたいと思っております。
2点目ですが、上記「権限規程」は結構アバウトで、例えば「50万円以下の什器備品のレンタル及びリースは部長決裁」となっており、文言をそのまま読めば、小額（極端に言えば1万円以下）の申請でも部長の決裁が必要となります。
このあたりのガイドラインは数十年前にはあったようですが、特段社則にあるわけではなく社内の古株社員に聞いても特に文書化されたことはないそうです。
この点においてはどういう風に解釈をすれば宜しいでしょうか。また、「決裁文書」として紙面に残すか残さないかの基準ってどのように考えれば宜しいでしょうか。
管理部門として基本中の基本なのかもしれませんが、どうぞ皆様のご意見を拝聴させていただきたいです。
以上、長々と恐縮です。
Re: 稟議書につきまして
- 著者
- たまりん さん
最終更新日:2008年02月18日 13:26
こんにちは、あなぞーさん。
さて、ご相談の件、いくらか私見も入るかと思いますが、以下の通り回答いたします。
Ｑ１．「業務連絡」、「報告」、「仰裁」の3つは全て上長へ回付することを考えると「稟議性」があるのでは、と考えてますが
Ａ．一般的には「業務連絡」や「報告」は、稟議には該当しないと思いますよ。
また、国語辞典にも、稟議とは『会社・官庁などで、会議を開催する手数を省くため、係の者が案を作成して関係者に回し、承認を求めること』と説明されており、それらは承認を要するものではなく、権限も伴わないのですから。
Ｑ２．この点においてはどういう風に解釈をすれば宜しいでしょうか？
Ａ．ということは、大変失礼な話、稟議制度自体が形骸化しているということになりますね。
極端な話、「何でもかんでも稟議する」ということになるのでしょう。
Ｑ３．「決裁文書」として紙面に残すか残さないかの基準ってどのように考えれば宜しいでしょうか。
Ａ．大変申し訳ないですが、稟議規程（御社では権限規程）に該当する稟議書は『全て残す』ということになります。
よって、その基準が曖昧であると、保管する文書量が多くなるので大変です。ですから、稟議規程とか文書管理規程とかを作るのです。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
最後に、もし規定化をお考えであるのでしたら、御社や古参社員の方々が『慣例』にされている判断基準をベースに規定化すると比較的作成も容易で、かつ、反発も少なくて済みます。
また、“一度で完璧な規程を作ろうとしないこと”が作成する場合のコツです。
多少でもご参考になればよいのですが。
以上
Re: 稟議書につきまして
- 著者
- あなぞー さん
最終更新日:2008年02月19日 15:29
たまりんさん
こんにちは。
お返事いただきましてありがとうございます。
投稿後、かなり説明不足であった・・・と反省をしましたが、たまりんさんの内容を見て疑問の内容はほぼお伝えできたと安心をしております。
さてさて、Q1ですが、稟議との違いを改めて認識いたしました。その点は区別して考えます。
Q2ですが、稟議制度の形骸化といえば形骸化ですね。決裁権限を持つ役職者の意識が低いというのが実態です。
「役職者の権限規程」の存在は先にも述べましたが、A to Z決裁文書として残すことには疑問が残ります。
しかし、規程化されているためこれに従わなければなりませんので、管理部門内でも議論したいです。
稟議規程を作るかどうかは今後検討します。
ただ、当社は50年近い歴史があるのにも関わらず、多くのことが慣例で動いています。
わからないことがありましたら投稿しますので、今回同様に手を差し伸べてください。
ありがとうございました。
Re: 稟議書につきまして
- 著者
- トラきち さん
最終更新日:2008年02月19日 16:31
あなぞーさん、こんにちは。
当社の稟議規程では、本来の決裁事項のほか、供覧（回覧）という制度が設けられています。といっても、稟議のスタイルを利用して読み替えるものですので、稟議とは別物ですが。
そこでは、「稟議」は「供覧」に、「合議者」は「回覧者」に、「決裁種別」は「供覧種別」に、「実施」は「供覧済」にそれぞれ読み替えることとしています。
皆が同じ文書に目を通し、押印も残せるので有効に活用しています。御社の「報告」、「業務連絡」もこのような目的で始められたのではないですか？
規程の分類としては、稟議手続きを定めているのは「稟議規程」ですが、決裁権限を定めているのは当社も「職務権限規程」ですね。あとは、たとえば購入マニュアルなどによって、稟議手続きを省略できる軽微な基準を定めていたり、「稟議規程」でも決裁権限者の判断によって、関係文書への認印により省略できる手立てを講じています。
あと、稟議書の保存に関しては、規程内で永久保存、10年、5年、1年の4区分を設けており、最近、下位の権限の稟議については電子化（ワークフロー化）しました。
稟議規程のひな型は、以下のサイトで入手できますよ。
http://www.jusnet.co.jp/business/kitei_down.shtml
以上、ご参考までにお知らせします。
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