企業法務について
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取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 総務1年生 さん
最終更新日:2008年04月23日 12:33
初めて投稿させていただきます。
私は、株主総会・役会議事録の作成を通常担当している総務に配属されております。
無論、保管先も総務が管理しているのですが、この度、役員報酬の変更については、労務担当が議事録を作成し、これを管理させたいという指示がありました。
指示である以上、反抗する意思はないのですが、果たして議事録の作成・保管について内容（役員の変更や重要事項の変更などに伴う議事録作成は総務、報酬については労務というように）によって担当部署をいくつも設定するというような業務分掌の在り方はどこの企業でも当たり前なのか？
という疑問より、世の中の企業はどうなっているのかを知りたく、広く皆様よりご教授いただければと投稿させていただいた次第でございます。
どうか、宜しくお願い申し上げます。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 藤田 茂 さん
最終更新日:2008年04月24日 08:44
よくある話しです。議事録は一括保管が望ましいのですが、
最低コピーは、ご担当者で保管するようにしましょう。
藤田行政書士総合事務所
行政書士 藤田 茂
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- トライトン さん
最終更新日:2008年04月24日 09:28
こんにちは。
藤田さんのアドバイスの通り、議事録は一元化管理が望ましく、一般的にはその方が多いのでは、と自分は感じていますが、会社の方針なので仕方ないですね。役員報酬の変更だからといって労務担当が議事録を作成、管理する意味が私も理解できませんが、担当者が代われば、作成の体裁、文言の表現の仕方など統一がとれなくなるおそれもあるかと思います。また、取締役会の議題といっても役員報酬の変更などとともに他の議題もあげられるケースも多いと思いますが、そのときはどうするのでしょうか？その場合は労務担当か総務担当のいずれかが担当することになると思いますが、一貫性がなくなってしまいますね。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- そうそう さん
最終更新日:2008年04月24日 11:42
報酬等を知られたくないので、労務が担当になっているようですね。
役員が秘密にしたい決議は結構あるので、
当社では、取締役会議事録については、以前は総務が担当しておりましたが、現在は社長室（経営企画室と部署名がころ
ころ変わります）が管理しております。
管理部署を丸ごと替えるのであれば問題ないかと思いますが、内容によって分かれるというのはでは、きちんとした管理できないでしょうから、統一されることをお勧めします。
他の例として、ストックオプションの付与とか債権からみの場合も同様です。
そういった場合で登記が必要な場合も普段は総務がしてますが、社長室が別の司法書士に依頼したりしてます。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 総務1年生 さん
最終更新日:2008年04月25日 10:10
行政書士 藤田様
ご回答、誠にありがとうございます。
内容、拝見させていただきました。
やはり、一括保管で意見を挙げていきたいと思います。
また、機会がありましたらご指南どうか宜しくお願い致します。
総務1年生
> よくある話しです。議事録は一括保管が望ましいのですが、
> 最低コピーは、ご担当者で保管するようにしましょう。
>
> 藤田行政書士総合事務所
> 行政書士 藤田 茂
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 藤田 茂 さん
最終更新日:2008年04月24日 10:55
取締役会議事録は一元化管理が望ましく、一般的にはその方が多いのですが、会社ですので、機密事項が有り、機密事項のみ、秘書室又は人事部・財務部等で保管されることもあります。
ただ、登記事項に関する取締役会議事録は、必ず一元管理して下さい。会社法で保管義務・保管年数が定められていますので。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 総務1年生 さん
最終更新日:2008年04月25日 10:15
トライトン様
ご意見、大変ありがたく存じます。
藤田様をはじめ他の方々からもありますように、複数の部署で管理する性質のものではないという認識は共通であることが分かっただけでも、今後協議していく中で根拠たる証として申し分がないと感じてます。
結論としては、総務での管理もしくは、役員報酬等についての情報規制を徹底するのであれば議事録自体の作成を司法書士の方との顧問契約をとって外部に委託するのいずれかを選択していただくよう意見をしたいと思ってます。
総務1年生
> こんにちは。
> 藤田さんのアドバイスの通り、議事録は一元化管理が望ましく、一般的にはその方が多いのでは、と自分は感じていますが、会社の方針なので仕方ないですね。役員報酬の変更だからといって労務担当が議事録を作成、管理する意味が私も理解できませんが、担当者が代われば、作成の体裁、文言の表現の仕方など統一がとれなくなるおそれもあるかと思います。また、取締役会の議題といっても役員報酬の変更などとともに他の議題もあげられるケースも多いと思いますが、そのときはどうするのでしょうか？その場合は労務担当か総務担当のいずれかが担当することになると思いますが、一貫性がなくなってしまいますね。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 総務1年生 さん
最終更新日:2008年04月25日 10:30
藤田様
ご意見、大変ありがとうございます。
藤田様の仰るとおり、登記関連は総務で一括管理は徹底して意見していく所存です。
また、他の方のアドバイスより報酬に関するないようや、代取の住所変更、退職などに伴う解任等人事に関するないようについては、司法書士に依頼という対応では、という代替案も提示しようかと思ってます。
それは、単に管理手法のあり方もそうですが、ただでさえ忙しい労務（社労士法人化していることもあり）に、業務負荷をかけるのもいかがなものかと感じました。
会社の意向、それぞれの部署の事情等を考えた場合にややこしいくするのを避けるのが適当であると判断しました。
これも、藤田様をはじめ皆様のアドバイスのお陰です。
ありがとうございました。
総務1年生
> 取締役会議事録は一元化管理が望ましく、一般的にはその方が多いのですが、会社ですので、機密事項が有り、機密事項のみ、秘書室又は人事部・財務部等で保管されることもあります。
> ただ、登記事項に関する取締役会議事録は、必ず一元管理して下さい。会社法で保管義務・保管年数が定められていますので。
Re: 取締役会議事録の保管先について
- 著者
- 総務1年生 さん
最終更新日:2008年04月25日 10:22
そうそう様
ご意見、誠にありがとうございます。
様々なご意見を拝見させていただいた結果、総務一括管理もしくは外部へ委託のいずれかを提案したいという結論にいたりましたのもそうそう様のアドバイスにとても共感させていただいたからです。
実は、弊社でも以前は、財務担当者が管理しており、その者が登記関連について知識がない場合、司法書士へ依頼していたのですが（その頃は、総務という確立した部署がなかったんです。。。）、総務という機能が正常に動き始めた頃から、総務で管理をするようにという流れになり現在に至ってます。
最大、会社の意向を尊重するのであれば外部での管理が望ましいというのが私の見解になります。
本当に、ありがとうございました。
総務1年生
> 報酬等を知られたくないので、労務が担当になっているようですね。
> 役員が秘密にしたい決議は結構あるので、
> 当社では、取締役会議事録については、以前は総務が担当しておりましたが、現在は社長室（経営企画室と部署名がころ
> ころ変わります）が管理しております。
>
> 管理部署を丸ごと替えるのであれば問題ないかと思いますが、内容によって分かれるというのはでは、きちんとした管理できないでしょうから、統一されることをお勧めします。
>
> 他の例として、ストックオプションの付与とか債権からみの場合も同様です。
> そういった場合で登記が必要な場合も普段は総務がしてますが、社長室が別の司法書士に依頼したりしてます。
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