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マイナンバーについて

著者 水おけ さん 最終更新日:2015年07月24日 17:39
マイナンバーの事務を行っておりますが、上司からマイナンバーを集めずに社員一人一人に書類を書かせて会社側はマイナンバーを持たないほうがいいといわれました。
例)ハローワークの書類に書く欄がある場合は途中まで会社が書き最後に本人に書かせる
  その書類を担当者が持っていくということです。

上司に説得を試みておりますが聞く耳を持ちません。なにかいい案はありますでしょうか?

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Re: マイナンバーについて

著者 いつかいり さん 2015年07月24日 21:08
こまった上司ですね。作成書類ごとの性格により作成義務者がさだめられてあるものがあります。

たとえば資格取得届は使用者(雇用主)作成(除く本人記入や押印欄)であって、被保険者本人は作成記入に際して「他人」ですので、タッチさせると違法です。

使用者(雇用主)はナンバー法において、「個人番号関係事務実施者」として次の作業義務を定められています。

・番号確認(番号通知書を本人に提示願い番号を転記、あっているかの確認)
・身元確認(提示した本人は真正の本人か、生年月日顔写真入り公的免許証等でチェック)

で、大概の使用者は、安全保管体制を整えてデータベース化し、引き続き雇用関係にあることを前提に、

・番号通知書の番号
・データベースに記録した最初に身元確認済みの番号

と照合しあって合致していれば、身元確認は省略できる、というものです。

使用者作成義務の書類に、他人(被保険者本人)をかかわらせるのは、違法だということで説得させるしかないでしょう。データベース化しないなら、番号記入書類作成時のたびに、上の作業を従業員を呼んで繰り返しますか?。年末の源泉徴収票作成事務はどうされるのですかね?扶養控除申告書は建前では税務署提出書類でありながら、事業主に保管願ってる(これも電子データ化されてないけれども、安全保管せねばならないデータの束でしょう)。
返信

Re: マイナンバーについて

著者 水おけ さん 2015年07月27日 09:21
いつかいりさん

回答ありがとうございます。

たしかにこまった上司です・・・。

マイナンバー法で管理の義務化まで明記してくれれば説得がしやすいのですが。

> ・番号確認(番号通知書を本人に提示願い番号を転記、あっているかの確認)
> ・身元確認(提示した本人は真正の本人か、生年月日顔写真入り公的免許証等でチェック)
上記2点と使用者作成義務で説得をしてみます。

> 使用者作成義務の書類に、他人(被保険者本人)をかかわらせるのは、違法だということで説得させるしかないでしょう。データベース化しないなら、番号記入書類作成時のたびに、上の作業を従業員を呼んで繰り返しますか?。年末の源泉徴収票作成事務はどうされるのですかね?扶養控除申告書は建前では税務署提出書類でありながら、事業主に保管願ってる(これも電子データ化されてないけれども、安全保管せねばならないデータの束でしょう)。

この点も説明したのですが、何回も従業員を呼んで作業をさせたほうがいいと思っているみたいでした。先日の年金の番号が流出した件で結構敏感になっているようです。


> こまった上司ですね。作成書類ごとの性格により作成義務者がさだめられてあるものがあります。
>
> たとえば資格取得届は使用者(雇用主)作成(除く本人記入や押印欄)であって、被保険者本人は作成記入に際して「他人」ですので、タッチさせると違法です。
>
> 使用者(雇用主)はナンバー法において、「個人番号関係事務実施者」として次の作業義務を定められています。
>
> ・番号確認(番号通知書を本人に提示願い番号を転記、あっているかの確認)
> ・身元確認(提示した本人は真正の本人か、生年月日顔写真入り公的免許証等でチェック)
>
> で、大概の使用者は、安全保管体制を整えてデータベース化し、引き続き雇用関係にあることを前提に、
>
> ・番号通知書の番号
> ・データベースに記録した最初に身元確認済みの番号
>
> と照合しあって合致していれば、身元確認は省略できる、というものです。
>
> 使用者作成義務の書類に、他人(被保険者本人)をかかわらせるのは、違法だということで説得させるしかないでしょう。データベース化しないなら、番号記入書類作成時のたびに、上の作業を従業員を呼んで繰り返しますか?。年末の源泉徴収票作成事務はどうされるのですかね?扶養控除申告書は建前では税務署提出書類でありながら、事業主に保管願ってる(これも電子データ化されてないけれども、安全保管せねばならないデータの束でしょう)。
返信

Re: マイナンバーについて

著者 総務丁稚 さん 2015年07月27日 11:42
総務としてマイナンバー制度を導入する用意を行っております。


セキュリティという面で上司が仰る事は良く分かります。
どちらかと言えば私も上司の意見に賛成です。

ですが、他の方が仰るようにマイナンバーが必要になった時に都度本人確認するのは手間が増えすぎであり、
自社外の現場で業務を行っている人が居る場合は帰社日を調整する事が難しくなります。
それによって提出期限が伸び、従業員及び会社にとって不利益になる事があると思われます。

さらに不安材料としては政府が「事業者が従業員からマイナンバーを収集し管理する」以外の運用を説明していない事があげられると思います。
※上記以外の運用を行い不都合があった場合、会社・従業員への罰則等が現状では見えない。


もし、セキュリティで心配があるというのであれば対策を講じて提案してみてはいかがでしょうか。
従業員の数や業務形態にもよりますが、私の会社では以下の様な方法を検討しています。

1:完全紙媒体での管理
  情報収集した「マイナンバー」に関しては紙媒体のみ取り扱うものとし、
  鍵のついた保管庫にて管理する。

2:電子媒体での管理
  ・ネットに繋がらない環境(ネットに繋がないPC等)で管理
  ・マイナンバー管理ソフトの導入(費用が掛かる為社内状況次第)


余談となりますが、入社手続きにおいて「履歴書」「本人確認書類」等々
既に個人情報満載の取り扱いを行っていると思います。
上記資料の取り扱いに問題が無ければ、同じような認識で良いと思います。

もしマイナンバーが漏洩した時を懸念しているのならば
下記URLにてマイナンバーが漏洩してしまった時の内容が確認できます。

参考URL
内閣官房_マイナンバー社会保障・税番号制度_Q&A()
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html
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Re: マイナンバーについて

著者 水おけ さん 2015年07月29日 15:43


情報ありがとうございます。

集めるのに使用者作成義務等の話をして、紙媒体での収集を提案(収集後は金庫に保管)しておりますが
、反応はいまひとつです。

時期が近づくにつれてこちらはひやひやしておりますが、もう少し説得をしてみます。
下記のURLでもう少し勉強してみます。

ありがとうございました。


> 総務としてマイナンバー制度を導入する用意を行っております。
>
>
> セキュリティという面で上司が仰る事は良く分かります。
> どちらかと言えば私も上司の意見に賛成です。
>
> ですが、他の方が仰るようにマイナンバーが必要になった時に都度本人確認するのは手間が増えすぎであり、
> 自社外の現場で業務を行っている人が居る場合は帰社日を調整する事が難しくなります。
> それによって提出期限が伸び、従業員及び会社にとって不利益になる事があると思われます。
>
> さらに不安材料としては政府が「事業者が従業員からマイナンバーを収集し管理する」以外の運用を説明していない事があげられると思います。
> ※上記以外の運用を行い不都合があった場合、会社・従業員への罰則等が現状では見えない。
>
>
> もし、セキュリティで心配があるというのであれば対策を講じて提案してみてはいかがでしょうか。
> 従業員の数や業務形態にもよりますが、私の会社では以下の様な方法を検討しています。
>
> 1:完全紙媒体での管理
>   情報収集した「マイナンバー」に関しては紙媒体のみ取り扱うものとし、
>   鍵のついた保管庫にて管理する。
>
> 2:電子媒体での管理
>   ・ネットに繋がらない環境(ネットに繋がないPC等)で管理
>   ・マイナンバー管理ソフトの導入(費用が掛かる為社内状況次第)
>
>
> 余談となりますが、入社手続きにおいて「履歴書」「本人確認書類」等々
> 既に個人情報満載の取り扱いを行っていると思います。
> 上記資料の取り扱いに問題が無ければ、同じような認識で良いと思います。
>
> もしマイナンバーが漏洩した時を懸念しているのならば
> 下記URLにてマイナンバーが漏洩してしまった時の内容が確認できます。
>
> 参考URL
> 内閣官房_マイナンバー社会保障・税番号制度_Q&A()
> http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq5.html
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