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マイナンバーを記載した書類の郵送

最終更新日:2016年05月19日 09:54
 マイナンバーがスタートし、社会保険や税金の手続にマイナンバーを記載して提出しなければならないものが増えてきましたが、今まで普通郵便で送っていたものを簡易書留やレターパックで送らねばならないとは経費増になるなーと考えますが、皆様の会社はどのように提出なさっていますか。
 電子申請を利用すればいいということはわかっているのですが、いますぐは対応できそうにありません。

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Re: マイナンバーを記載した書類の郵送

著者 ユキンコクラブ さん 2016年05月20日 08:42
>  マイナンバーがスタートし、社会保険や税金の手続にマイナンバーを記載して提出しなければならないものが増えてきましたが、今まで普通郵便で送っていたものを簡易書留やレターパックで送らねばならないとは経費増になるなーと考えますが、皆様の会社はどのように提出なさっていますか。
>  電子申請を利用すればいいということはわかっているのですが、いますぐは対応できそうにありません。

税務署については、まだ従業員の源泉徴収票等を提出する時期ではありません
ハローワークについては、書かなくても受け付けてくれます。
ハローワークの職員にきいたところ、マイナンバーの提出は、資格取得時、喪失時、給付受給時のいずれかで行ってもらえればよいとのことですので、かならずしも会社で届出る書類に書かなければいけないわけではないそうです。(今のところ。。。の話です)
年金機構は、現在、マイナンバーを扱っていませんので、マイナンバーを記載した書類は一切受け取りません。

どうしてもの場合は、直接持参できるところは持参しています(いまのところハローワークだけ)。。これが一番確実です。
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Re: マイナンバーを記載した書類の郵送

著者 otope&okape さん 2016年05月20日 13:45
現在、健保厚年及び源泉税関係については全く記載提供はしておりません。

雇用保険関係は、4月より取り扱いを始めております。
当社は資格取得・喪失の手続きを労働保険事務組合に委託しております。
そことの書類のやり取りは、全てFAXです。
個人番号もFAXにて通知します。
が、やはり個人情報ですので、個人情報に関する委託契約を新たに取り交わしました。
個人番号を通知する用紙には、被保険者の生年月日と個人番号のみを記載し、取得なり喪失なりの書類と一緒に送ります。
その用紙だけでは、どこの企業の誰の番号かなど分からないようになっています。
送る前に、電話連絡をし、担当者が居る事を確認し、確実に担当者の手元に届く事が求められます。
そして、使用後は破棄して頂くという流れです。

この場合は、提供者(当社)も受理者(組合の担当者個人)も個人番号取扱簿を作成し、流れを記しておかなければなりません。
郵送での取扱いは、ちょっと受理する側の体制の整備も問われると思います。

以上、参考まで…

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Re: マイナンバーを記載した書類の郵送

2016年05月23日 09:22
> ハローワークの職員にきいたところ、マイナンバーの提出は、資格取得時、喪失時、給付受給時のいずれかで


この情報は助かります。

最近届いた地方税の異動届にもマイナンバーを書く欄がありました。
今はまだいいのですが、年明け給与支払い報告書が頭が痛いところです。

返信ありがとうございました。
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Re: マイナンバーを記載した書類の郵送

2016年05月23日 09:27
otope&okape様

委託で手続きをしている方はどのように情報を提出しているのだろうかと思っていました。FAXでのやりとりに神経使っていらっしゃるのですね。

返信ありがとうございました。


> その用紙だけでは、どこの企業の誰の番号かなど分からないようになっています。
> 送る前に、電話連絡をし、担当者が居る事を確認し、確実に担当者の手元に届く事が求められます。
> そして、使用後は破棄して頂くという流れです。
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