こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- まゆりさん
最終更新日:2008年05月20日 17:01
いつもお世話になっています。
総務と言う職務上、電話応対も仕事のうちなのですが、たまに対応に困る電話があります。
１．退職者の退職理由・勤怠を問い合わせてくる電話
「御社を退職されたＡさんが、当社へ面接に来られたのですが、どういう理由で退職されたのでしょうか？在職中の勤怠はどうでしたか？」
という電話が掛かってくることがあります。
退職理由や勤怠も個人情報にあたるのではないかと心配しつつ、理由は「一身上の都合と言うことで、詳細は聞いていない」勤怠は「特段お話しするようなことはありません」と回答しているのですが、本日ＵＰされていたコラムを読みますと、「本人に確認後連絡する」か「全く答えないか」の二者択一が正しいようです・・・。
皆様方はどのような対応をされていますか？
２．役所への提出書類の様式を送信して欲しいという電話
私の勤め先は、いわゆる公共事業の受託を主業務としているのですが、めったに落札できないような発注機関の業務の場合、同業他社さんから様式の問い合わせがあります。
うちで作成したものをプリントアウトして「こんなふうにしています」とお見せしたり、「こんなところを注意して作ってます」ということをお教えすることは別に構わないのですが、たまに「お宅で作った文書のファイルが欲しい」という所があります。
「全て手入力で作成していますので、万が一文章の一部が間違っていて書類が通らなかった時、責任が取れないので･･･」
とお断りしていますが、先方は
「お宅はそれで通ってるんでしょ？だったらくれてもいいじゃない」
と不服そうです。
こういう時、どうするのが一番いいんでしょうか？
どちらか１つでも結構です。
皆さまのご意見を聞かせてください。
よろしくお願いします。
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- たまりんさん
最終更新日:2008年05月20日 15:54
こんにちは、まゆりさん。
さて、ご相談の件、私なら以下の通り対応します。
Ｑ１．退職者の退職理由・勤怠を問い合わせてくる電話
Ａ．個人情報保護法の施行以降、『個人情報保護の関係があるのでお答えできません』と回答しています。
私もＵＰされているコラムを拝見し、「へえー」とは思いましたが、前者（「本人に確認後連絡する」）の回答をすれば、友好的に退職された方まで相手に疑念を抱かせる原因となりうるのではないかと思いますので、個人的には賛成はしかねますね。
Ｑ２．役所への提出書類の様式を送信して欲しいという電話
Ａ．これについては、ある意味「企業秘密です」で通らないのでしょうか？
良くあることですが、一人（一社）だけ親切で教えたつもりが、噂が噂を呼んで、「我も我も」ってなることはありますよね（笑）。
書き込みから想像するに、正直、それ程秘匿性がない様式（書類）のようですが、それでも『「こんなふうにしています」とお見せしたり、「こんなところを注意して作ってます」』とのことなので、少なからず、御社なりのノウハウがあるように感じます。それを上手に利用されてはいかがでしょうか？
以上
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- まゆりさん
最終更新日:2008年05月20日 16:56
たまりんさま
ご返信ありがとうございます。
１については、上司が「教えないってことは変なことしてやめさせられたんじゃないかと思われたらかわいそうだから、逆に教えたほうがいいんじゃないか？自己都合で退職しました、ぐらいは言ってもいいんじゃないの？」と言うのでそのようにしていましたが、やはり個人情報ですから、むやみに教えないほうがいいのですね。
２については、正直発注機関側の説明不足が原因なのです。
様式は配布されても、記載例がついてないので、書き方がわからないんです。（秘匿性のあるものではないですし、企業秘密と言うほどのものでもないんですよね。）
発注機関できちんと記載例なり説明文なりをつけてくれれば、こんなことは起こらないのに･･･。
かといって、「発注機関に聞けばいいじゃないですか」とは言えません。
私も実際の記載内容が知りたい時に、他社の事務担当者の方から提出書類のコピーを頂くことはあるので・・・。
なので、請われればコピーはさしあげますし、聞かれれば「うちはこうしましたよ」と答えることは構わないのですが、こと「様式をそのままファイルで欲しい」となると話は別です。
中身の確認なんかしないで、業務名とか会社名とかの必要最低限訂正するところだけを訂正して、そのまま提出されるのが目に見えているので、万が一訂正しなくていい部分（様式の定型分部分など）が間違っていたときのことを考えると、絶対渡したくないです。
それでその会社さんの書類が審査に通らなかったら、うちではどうしたって責任取れませんから･･･。
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- たまりんさん
最終更新日:2008年05月20日 17:21
こんにちは、まゆりさん。
ご返信拝見しましたが、その感想を少し。
１．退職者の退職理由・勤怠を問い合わせてくる電話
まゆりさんの上司のお考えも分からないではないですが、多分、それほど考えてらっしゃらないから（苦笑）、そういうお答えなのだろうと思います。
つまり、流れを想像すると、
�‖狄�事由の確認電話がある。
↓
�◆崋�己都合退職です」と回答する。
↓
�Ａ蠎蠅蓮◆崗椶靴い海箸鯏�えてくれそうだ」と考える。
↓
�ぁ惷饌療�』に自己都合退職の理由を聞かれる。
等となるのです。
上記を考えると、個人的には最初から『何も答えない』の方がベターと考えますよ。
上司の方がどう判断されるかにもよりますが、一度、上記の流れを想像させてみたら、問題点に気づくのでは？
２．役所への提出書類の様式を送信して欲しいという電話
正直、この分野に関しては、ナイスアドバイスはありません（苦笑）。というのも、まゆりさんの会社も同じようなお願いはされているようですので。
適当なアドバイスになるかは分かりませんが、そのファイルに『書き込み禁止』or印刷時に『COPY』表示がされるよう、設定してみてはいかがでしょうか？
以上
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- まゆりさん
最終更新日:2008年05月20日 20:59
たまりん様、再びありがとうございます。
１については確かに仰るとおりですね。
今度上司に似たようなことを言われたら、更に突っ込んで聞かれる可能性があること、話してみます。
２については、今日もしつこく電話がかかってくるので、そのまま使われることを避けるため、文書をＷｏｒｄからＰＤＦに変換したものを送信したら「これじゃコピーした書類と同じで意味がない」的な苦情を言われました。。。
やはり先方としては、私が危惧していたようなこと（必要最低限の訂正をして、文書の定型文部分はそのまま使う）をしたかったようです。
さすがに上司も「万が一間違っていた時責任が取れないので、断固拒否しろ」といいますので、少しホッとしましたが・・・。
様式も、記載例もあるのに、どうして自社で作ろうと思わないのか・・・。
でも、もう少し角の立たないような言い方を考えてみます。
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- 案山子さん
最終更新日:2008年05月22日 01:35
まゆりさんへ
はじめまして、案山子です。
２の件ですが、PDF化もされていらっしゃるんですね。
それでも相手の会社さんはﾌﾞｰﾌﾞｰいってくるなんて、非常識というか、矛先が違うでしょって言いたくなっちゃいますね。
この方法がいいかはわからないのですが、
ワードに文書の保護をかけて何食わぬ顔して送ってみてはどうでしょうか？？名前をつけて保存してもたしか保護は解除されなかった気がします。
「フォームへの入力」に制限かけてしまえばPDFとおんなじようになるかしら。どうかしら。送った後に「書き込みできないんだけど」といわれたらすかさず「すみません、PCに詳しくないんで、うちの書式といえばこれなんです。私のPCからは操作できるんですけど…すみませんPC弱くって」と言ってみたらいかがでしょう？
ただ、この方法でいいのか自身がもてないので、お近くにPC強い方がいらっしゃったらこの方法の是非を聞いてみてくださいませ。以下、参考サイトです。
ttp://www.microsoft.com/japan/users/tips/word/144.mspx
Re: こんな電話、どう対応すればよいでしょう？
- 著者
- まゆりさん
最終更新日:2008年05月22日 08:25
案山子さま
ご返信ありがとうございます。
向こうとしては、そのままその会社の内容を書き込める状態の文書ファイルがほしいようなので、形式がパスワードのかかったWordでも、PDFでも、言ってくることは同じだったと思います。
私としては、様式の記載例を見せたり、内容を相談したりは仕方ないことだと思うんです。
だって発注機関で公開している様式じゃ、何をどういうふうに書けばいいのかわからないんですから・・・。
でも、よそでつくった文書ファイルを「うちでもそれを使うから寄越せ」っていうのは、おかしくないですか？と思うんです。
書き方がわかったなら、あとはその会社の事務なり誰なりが様式を作成して、その会社の内容を書き込むべきではないんでしょうか？
様式を作成するのが面倒なら、よそから文書ファイルをもらおうとするんじゃなくて、発注機関からもらった様式にあて打ちするなり、手書きするなりしたらいいんじゃないかと。
先方の会社からは、金を払えばいいのか、できてるものが既にあるなら、それを使って何が悪い、とも言われましたが、その人の言う「できてるもの」は、発注機関で公開しているものじゃなく、うちで任意に作成したものです。
それに対して対価を払えばいいっていうものじゃなく、万が一入力した内容に間違いがあったら責任を取れないからお断りしますと言ってるのに、どうしてわかってくれないのか・・・。
この会社さんには本当に困りましたが、とりあえず昨日は連絡がなかったので諦めたんだと思います。
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