会議の効率化でコストダウンに貢献！

会議の効率化でコストダウンに貢献！

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2013-09-02

★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★ 　　　　シリーズ「コスト意識の強化で仕事のできる人の集団を作る！」 　　　＜第409回＞[（第８話）「会議の効率化でコストダウンに貢献！」］ ★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★ 今話題の「会社を救うコンピテンシー」とは何かとコンピテンシーの導入の 必要性について、分かりやすく解説します。今回のシリーズでは「コスト対 応力とコンピテンシー！」と題して様々な角度から鋭く分析した良質の記事 を紹介していきます。きっとお役に立てると思います。中小企業の経営者の 方、管理者の方、人事担当者の方に是非ともお読みいただきたいと思います。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 今回のメニュー 【１】心に刻んでおきたい言葉 【２】メルマガ本論 １．いろいろある会議の型！ ２．こんな会議は即座にやめるべし！ ３．ワイガヤ会議があってもいい！ 【３】「リーダーシップ力」を高めるために！ 【４】今日のポイント 【５】編集後記 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 会議が仕事になっている会社や職場は多い。まるで国会中継の様相を呈する。 堂々巡りで今日の議題に関係のない話が飛び出し、しかも結論が出ない。は ては残業時間に延長戦というのも決して珍しくない。 コンサルを依頼された会社で会議を傍聴させてもらうとその会社の企業文化 とレベルがよく分る。権力者が“鶴の一声”を発すると会議室はシーンと静 まり返り、誰も発言しなくなる。納得はしていないが、みんな“仕方がない” と思ってしまうのだろう。 【１】心に刻んでおきたい言葉 *********************************************************************** 会議が多すぎるのは、職制や組織に欠陥があることを示している。 　　　　　　　Ｐ・Ｆ・ドラッカー *********************************************************************** 【２】メルマガ本論 ［（第８話）会議の効率化でコストダウンに貢献！］ ＩＴ化が進み、社内での情報のやり取りは、多くの場合ｅメールを活用する ようになった。グループウエアなるソフトを使って情報の共有化を進めてい る会社も多くなった。単なる共有化ではなくて、意見を書き込んだり回答を したり、それらの情報もパスワードを与えられた人は自由に閲覧できる。 支店や営業所と本社や工場の間でもテレビ会議で済ませられるからもろもろ の出張費用と時間のムダが省ける。子会社やグループ会社と親会社の間でも 同様にテレビ会議システムを導入している例もある。 分厚い資料をいちいち配布せず、パソコン画面やプロジェクターの画面を見 ながら効率よく会議を進められる環境が整ってきている。 しかし、前述の様な例はまだ一部の先進企業であって、多くの会社では、会 議やミーティングに莫大な時間を費やしている。と言うことで会議の効率化 はかなりコストダウンに貢献するわけだ。 １．いろいろある会議の型！ 関係者が一堂に会して顔を見合わせながら進める会議は、相手の表情がわか り、言葉では書き足りないこと、文言のニュアンスの違いによる誤解を回避 できる利点があるから有意義だ。 認識しなければならないのは、会議の目的・趣旨をよく理解し、効率よく進 めなければ会議に莫大なコストが掛かるということだ。 例えば年収800万円の社員が10人集まって会議をすれば、「１時間／一人」 のコストは約4,200円、10人だから１時間の会議コストは42,000円となる。 ２時間、３時間と会議が長引けば莫大な金額になる。まずもってそのこと を認識すべきだ。 □　伝達会議 管理職やリーダーが参加者に知識や情報を伝達することが主な目的の会議だ。 質疑応答はあるが、どちらかと言えば管理職やリーダーが伝達役で参加者は 聞き役だ。 多くの会社では「朝礼」をやっている。これも一種の伝達会議だ。ご丁寧に 「昼礼」、「夕礼」までやっている会社もあるくらいだ。人を集めて話をす ることが好きな会社なのだ。 □　討議会議 参加者の知識、経験に基づいたさまざまな意見、アイディアを積極的に交換 する会議で、以下のようないくつかの型がある。 （１）問題解決会議 参加者が与えられた課題や問題を解決するために意見、アイディアを出し合 い、原因を究明し、対策案を決定し、それを実行して効果を上げていくため の会議だ。 意見、アイディアを出す段階では「ブレーン・ストーミング」の手法が活用 される場合もある。ブレーン・ストーミングは直訳すれば“脳みその嵐”と 言うことになるが、自由闊達に意見を出し合い、集約して絞込み、アクショ ンプランにつなげていく。リーダー、書記を決め、発表まで求められる場合 は発表者も自薦・他薦で決める。 このような会議は、「教育的効果」も大きく、積極果敢なやる気社員が育ち、 問題解決力がグーンとアップするから意義がある。 （２）探求会議 一つの課題・問題について参加者から多くの情報や意見を求め、方向性を決 める会議である。例えば、ここ半年間に受けた顧客からのクレームを分類し、 原因を究明し、商品・サービスを改良しようという強い意図の下に行う会議 だから意義がある。 工場災害、繰り返される品質不良、将来有望な若手社員が会社を辞めていく などの課題・問題の原因究明にも有効である。 （３）誘導会議 管理職やリーダーは、一応の落としどころ（結論）は持っているが、それを 発表せずに参加者から積極的な意見、アイディアを求め、今ある結論と同じ もの、あるいはもっとよい結論に到達させるように誘導する会議である。 「指導会議」と言ってもいいだろう。 そのことにより実践の段階で部下やメンバーの参画意識が働き、参加者のモ チベーションが高揚して、大きな成果に貢献できることが期待できる。指示 ・命令されてその通りやるだけでは、“やらされ”仕事になってしまいモチ ベーションも上がりにくい。このような仕掛けは有効だろう。 ２．こんな会議は即座にやめるべし！ 国会中継を聞いていて、多くの国民は腹立たしく思うのではないだろうか。 あれ式の会議をもし会社でやっていたら、間違いなく倒産する。次の項目が 当てはまるようなら即刻是正することをお勧めする。 ◆　回議・・・責任をたらい回しにする会議 ◆　怪議・・・怪しい意見がまかり通る会議（声のでかい人の意見） ◆　改議・・・会議をあとでやり直す会議 ◆　壊議・・・別にどうでもいい会議（特定の人の独演会的会議など） ◆　貝議・・・貝のように口を閉ざして発言しない会議（お通夜会議） ◆　悔議・・・出るんじゃなかったと後悔する会議 読者の皆様の会社でも上記に類する会議は経験があるのではないかと思う。 「ある、ある」と思わず噴出した人もいるのではないだろうか。（笑） ３．ワイガヤ会議があってもいい キヤノンでは「ワイガヤ会議」が活性化の源泉になっているそうだ。ワイワ イガヤガヤ言いながら次々意見、アイディアを出し合うのでお互いに切磋琢 磨できる。あんな考えもある、こんな考えもあると言うことがよく分かる。 これが実はコミュニケーション効果を発揮するのである。 その結果「仕事のできる人の集団」が形成されていく。ワイガヤ会議はムダ だと言う人もいるが決してムダではないと思う。 わざわざ「談話室」を設けている会社も多い。偉い人も“ぺえぺえ”も大勢 集まり、コーヒーを飲みながらホットな話題に花を咲かせる。ここからいろ いろと仕事のヒントが生まれるのだ。 【３】「リーダーシップ力」を高めるために！ 会議がうまく運営されるかどうかは会議の主催者、および司会者の「リーダ ーシップ力」に負うところが大である。 会議を招集し、会議室に集めてから資料を配布する光景をよく見かける。司 会者の話を聞くか資料を読むか、参加者は戸惑うわけだ。これは明らかに下 手なやり方だ。特に抵抗勢力と目されるキーマンは反対の意を唱えるだろう。 そうなれば会議は紛糾して結論は出ない。会議は“仕切りなおし”となるか らコストがかさむことになる。 賢い主催者、司会者は会議招集通知に資料を添付して反対の意を唱えそうな キーマンのところに出向いて趣旨説明をあらかじめ行い、協力をお願いする。 協力の条件を逆提案されたら許せる範囲で修正し、修正個所を説明して了解 を取り付ける。これを「根回し」と称する。海外では「ネゴシェイション」 と言っているようだ。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 会議の運営に限らず、管理職やリーダーには強い「リーダーシップ力」が求 められる。若いうちから「リーダーシップ力」を強く意識して身に付けるこ とだ。「リーダーシップ力」を発揮している上司や先輩の言動や行動特性を よく観察して採り入れることだ。 【４】今日のポイント （１）ｅメールやグループウエアなど情報共有化のツールが発達しているが、 　　　やはり対面的会議は表情が見え、誤解の回避という点からも有効であ 　　　ること。 （２）会議は結構なコストがかかっているとの認識に立ち、会議の効率化に 　　　全社を挙げて取り組むこと。 （３）主催者、司会者の「リーダーシップ力」が会議の成否を決めること。 【５】編集後記 「立ちんぼ」会議で効率化を図っている会社も多い。私もサラリーマン現役 時代に経験があるが、意見が活発で、結論が出やすく、短時間で終了できる。 立ってやるから疲れる。早く結論を出して終わりにしたい。このような心理 が働くからだ。試してみる価値がある。 ＝長文を最後までお読みいただきましてありがとうございます。＝ コンピテンシーの導入について支援します。ご相談はこちらへ ⇒　3223898301@jcom.home.ne.jp 次回に続く。 *********************************************************************** 発行責任者：さいたま市中央区上落合５丁目１９－２９ 　　　　　　 　彩愛コンサルピア代表　下山明央 この記事に関するご感想、ご意見はこちらから　3223898301@jcom.home.ne.jp 彩愛コンサルピアのＨＰは、 こちらから　http://members.jcom.home.ne.jp/3223898301/ （協）さいたま総合研究所のＨＰはこちらから　http://www.ss-net.com *********************************************************************** ブログにも興味深い記事を掲載しています。こちらをクリック！ ⇒　http://blog.livedoor.jp/shimo1873/ ⇒　http://blog.goo.ne.jp/saiaiconsul/ ***********************************************************************