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簡潔に分かりやすく物事を伝えるコツ

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 ■□■□■ 簡潔に分かりやすく物事を伝えるコツ 第130号 ■□■□■
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当メールマガジンは、
弁理士である著者が、特許の実務に携わる方にとって、
お役に立つ情報がご提供できればと思い、

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 ☆日常の業務の中で得た考え方やノウハウ

等を配信させて頂いております。

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こんにちは。田村良介です。


もう15年も前、この特許の業界にはいった
ばかりの頃です。

当時勤めていた特許事務所で、上司から、

「所長と話をするときは10秒以内に
 話をまとめなさい」

と言われていました。


さすがに、発明や拒絶理由通知の内容を説明するのに、
10秒は無理だよ~、と思っていたわけですが、

事前に、図や表を準備するなどして、
できるだけ、分かりやすく、簡潔に説明できるように
心がけていました。


それでも、話に要領を得ないところがあると、
雷を落とされていたのですが(笑)。


ただ、若い頃の、
簡潔に分かりやすく物事を伝える訓練は、
今になって非常に役に立っています。


例えば、特許制度を詳しく知らない方に、
特許制度をお伝えするときなど、

大変ありがたいことに、
「分かりやすい説明、ありがとうございます」

なんてことを言っていただくことがあります。

こう言っていただくのは、うれかったりします。



簡潔に分かりやすく物事を伝えることは、
口頭の説明だけでなく、文章を書くときにも
役立ちます。


例えば、拒絶理由通知への対応で、
意見書を書くときも、

複雑なことを、できるだけ簡潔に分かりやすく
書くことで、説得力がうまれます。


逆に、たくさんのことを主張しているけど、
何がポイントなのかが分かりづらい文章は、
説得力に欠けます。


そこで、
簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツは何か?
と考えてみたのですが、

・伝えたいことを、自らが十分に理解していること

・相手に理解してもらうための最低限の情報は何かを
 相手の立場に立って、想像してみること

・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
 思考の流れが途切れることがないかを考えてみること

・一度に複数のことを伝えようとしないこと

などなど。


思いつくままに、書いてみましたが、
他にもありそうですね。


特に「伝えたいことを十分に理解していること」は、
すごく重要なのではないかと思っています。

理解しているつもりでいても、
いざ伝えようとすると、理解できていないことに
気付いたりしますからね。


理解が不十分だと、当然ですが、
言葉足らずになったり、説明が冗長になったりします。


30秒~1分間ほどで、
伝えたいことを伝えきれない場合は、

もう一度、準備にしっかり時間をとっても
いいのかもしれませんね。




|◆今日のポイント◆
└───────────────────

 ☆簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツとは?

  ・伝えたいことを、自らが十分に理解していること

  ・相手に理解してもらうための最低限の情報は何か
   を相手の立場に立って、想像してみること

  ・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
   思考の流れが途切れることがないかを考えて
   みること

  ・一度に複数のことを伝えようとしないこと
 



今回のメルマガは以上となります。

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ご職場の方やご友人にも、教えてあげてください。
 ⇒  http://www.mag2.com/m/0001132212.html

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<お知らせ>

 審査の結果、拒絶理由通知や拒絶査定が届いたけれど、
 どうしても特許にしたいのに、非常に厳しい、

 もし、そのようなことがありましたら、
 弊所での中途受任について、ご検討ください。


 弊所は、拒絶理由通知への対応を得意としており、
 
 これまでも、非常に厳しいと思われる出願について、
 特許査定や特許審決を得ることができております。


 もちろん、権利範囲をできるかぎり狭めずに、

 貴社が特許化したいとご希望される請求項で、
 対応させていただきます。


 ただし、これまでも20件に1件は、
 どうしても特許にすることができない出願がありました。

 そこで、成功報酬型とさせていただくことで、
 (特許印紙代についてはご負担いただきます)

 費用面での貴社のリスクを最小限にさせていただきます。

 
 詳しくは、弊所のお問合せページ https://goo.gl/46w3O0
 よりお問い合わせください。

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 ノウハウをお伝えするものであり、ご紹介する内容の
 すべてが絶対的に正しいとは、考えておりません。

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□執筆/編集 : 田村良介
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