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勤務シフト表をラクに作る方法

2022年6月17日号 (no. 1222)
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本日のテーマ【勤務シフト表をラクに作る方法】
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毎週もしくは毎月、従業員の勤務シフト表を作っている職場に伝えたい内容です。シフト表を作るのにウンザリしているならこれから紹介する方法を用いてみては。



■勤務シフト表を作るのが負担でイヤ

従業員が出勤する曜日や時間を決めるために、職場では勤務シフト表を作っている。そんな会社もあるのではないでしょうか。

勤務シフト表を作るときは、会社が一方的に作る。そういうところもあるかもしれませんが、従業員の方から何曜日に何時間働きたいかという形で、希望する日時を紙に書いてもらったりして、それをもとにして職場の勤務シフト表を作っている。そういうところもあるのではないかと。

就業規則雇用契約でもって何曜日に何時間働くのかということはある程度は固定できますけれども、パートタイマーやアルバイトの方だと週ごとに働く曜日や時間が変わったり、月ごとに何曜日に働くのか何時間働くのか、出勤日数が多かったり少なかったり、と変動していて、雇用契約就業規則であらかじめ固定することができないことがあります。

となると、個別に希望する勤務シフトを申告してもらって、それを集計して職場の勤務シフト表を作っていかなければいけないわけです。

この勤務シフト表ですけれども、作ったことがある方なら分かると思いますけれども、従業員の方がそれぞれ希望の日時を出して、それを集計してスケジュール調整していくのは大変なものです。

特定の日には出勤を希望する人が多く、それ以外の日には出勤を希望する人が少なくなったりすると、人数を調整するために人が多くなっているところから少ないところへシフトを変えてくれないかと個別に連絡を取って折衝しなければいけなくなります。こういうのホント面倒なんですよ。

サービス業だと土日祝日は忙しくなりますから、忙しい日に働きたくないという方もいますので、土日祝日に出勤する人が少なくて平日に出勤したいという人が多くなったりもします。ここも勤務シフトの管理者が調整していかないといけないんですね。

こういう調整を勤務シフトを管理する人はやらないといけないですし、さらに年休を取得する希望日もあれば、どこに年休を入れていくか、そのスケジュールも考えないといけない。

勤務シフト表を作るだけで数時間の時間を使ってしまうなんてこともあるのでは。たかがシフト表を作るのにどれだけ時間を使うんだと。

希望するシフトを紙に書いて出してくださいと伝えると、各自が好き勝手に色々な紙を使ってシフトを書いて出してきます。大きい紙に書く人がいれば小さい紙に書く人もいますし、ノートの切れ端に書いてくる人もいればメモを1枚ちぎったものに書いてくる人もいます。

さらに色も分かれます。白色の紙に書く人がいれば、水色や桃色の紙に書いてくる人。広告チラシの裏に希望シフトを書いてくるなんて人もいるんじゃないかと。

それぞれが好きなように好きな紙に書いて出して来られるものですから、大きさがバラバラで見た目もバラバラですから、書いてもらった紙を紛失してしまうなんてこともあります。ゴミと勘違いして捨てちゃいますから。

こういう余計なトラブルも勤務シフトを作る際の負担を増やしますよね。

出来上がったシフト表を印刷して配るのもこれまた面倒です。

あまりに面倒で、イライラして、雑にシフト表を作ると、「この日は出れませんよぉ」、「この時間は無理ですよぉ」などと不満を言われる。

こんな作業を月に1回、もしくは2週間に1回とか、定期的にやらないといけない。

シフト表を管理する人に集中して負担がかかる構造になっているため、問題なんですね。



■勤務シフト表を時間をかけずに効率的に作りたい

時間がかかりすぎて負担。できるなら作りたくないし、シフト表を作るなんて作業はやりたくない。

となると、なるべく時間をかけずに、効率よく勤務シフトを作っていく方法を考えなければいけませんね。

ではどうするかが考えどころ。 

解決法は、紙を使わず、従業員同士で勤務シフトを共同で作ってもらい、スケジュール調整も従業員でやってもらうもの。さらに、出来上がった勤務シフトも印刷しない(必要なら印刷できる)。

シフト表を管理する人がすべての作業をするのではなく、従業員にも手伝ってもらえるのがこの解決法のミソです。



■勤務シフト表を従業員同士で作ってもらう

特定の誰かが勤務シフト表を作るとなると、そこに作業が集中します。シフト管理者のような人が職場にいれば、その人が取りまとめでシフト表を作っているのでしょうけれども、わーっとシフト希望を集められて、「さあ、作れ」と言わんばかりの状態になれば、ウンザリするのもわかります。

そこで、共同で編集できる勤務シフト表を用意して、そこに従業員の方々が希望シフトを入力していく。そういう仕組みを作ります。

従来の方法だと従業員の人たちが希望する勤務シフトを紙に書いてもらって、勤務シフト表を管理する人がそれを集めていって、各自の希望を集約して、スケジュールを調整して、最終的に出来上がった勤務シフト表を配布する。こういう作業の流れでした。

一方、共同で編集して勤務シフト表を作っていく方法は、それぞれが希望する出勤日や勤時間を自分でシフト表に入力してもらって、その入力された結果を最終的に管理者がまとめあげていくもの。

勤務シフト表の管理者だけで作業をするのではなく、従業員の方々もシフト表の作成に関わるのがポイントですね。




■無料で利用できるGoogleドキュメントで勤務シフト表を作る

無料で利用できるGoogleスプレッドシートとGoogleドライブを使います。Googleドライブでフォルダーを作成し、そのフォルダーを全体で共有(勤務シフトを作る従業員の方々を対象に)します。

その後、共有フォルダーの中に編集用の勤務シフト表のファイル(これはGoogleスプレッドシートで作ります)を新しく作って入れておきます。そのファイルを従業員同士で編集してもらいます。これが共同で勤務シフト表を作る流れです。

ファイルではなくフォルダーを共有するのがポイントです。フォルダーを共有していると、そこに入れたファイルが共有状態になります。勤務シフト表は週毎や月毎に入れ替えるので共有のフォルダーを固定しておくのが良いです。

共有したフォルダーの中に編集用の勤務シフト表を入れる。これで最初の準備ができました。



■勤務シフト表に各自で出勤日時を入力してもらう

希望の勤務シフトを入力してもらうときは、各自が持っているスマホで共有しているフォルダーにアクセスしてもらって(Googleアカウントが必要)、勤務シフト表の編集ファイルに希望の勤務日時を入力してもらいます。

共有用のリンクからQRコードを作り、それを職場に掲示してスマホで読み込み、編集画面にアクセスしてもらうことも可能です(QRコードを作れる方が職場にいるなら)。

勤務シフト表を作る時期になったら、新しく作った編集用の勤務シフト表ファイルを共有フォルダーに入れておき、各自でシフトを入力してもらいます。

編集用の勤務シフト表のファイルに各自で希望の勤務日時を入力してもらうため、シフト希望の紙を集める必要はありません。紙を失くすことはありませんし、提出が遅い人にイライラすることもないです。勤務シフトの入力状況が分かりますので。



■勤務スケジュールの調整や年休日のスケジュール調整も従業員同士で可能になる

時間帯ごとに出勤できる人数を予め開示して、お互いにシフトを調整してもらう。こんなこともできるでしょうね。曜日や時間帯で必要な人員数が分かれば、自主的に出勤人数を調整してくれるのでは。

上司やシフト表の管理者が1人で作るのではなく、従業員同士でスケジュールを調整して作るのがミソです。スケジュール調整を従業員がお互いにしてくる環境ができあがるのがこの方法の最も良いところです。紙に書いて出すだけだと、自分の希望を一方的に伝えるだけですから。

出勤する日時を入力するだけでなく、年休の取得を希望する日も入れてもらえば、出勤日と年休のスケジュールをまとめて従業員同士で調整できますよね。「私はこの日に出勤するから、あなたは年休を取って」というように譲り合ってスケジュールを入れていくでしょう。自分が年休を取りたければ、他の人が取れるように配慮しないといけませんから。同じ時間帯に出勤する人同士で調整すれば、シフトの管理者がネゴシエーションすることもないでしょう。

従業員同士でのスケジュール調整が自ずと行われる。ここが共有の勤務シフト表を利用する最大の利点ではないかと。



■勤務シフト表の入力状況が途中でも分かる 遅い人はバレるよ

ファイルのバージョン管理が自動で行われるので、誰がどんな編集をしたか後から確認できます。他の人の勤務シフトを勝手に改ざんするとバレます。

また、勤務シフトの入力状況が途中で分かるので、まだ入力していない人が誰か分かります。遅い人には「もうすぐ締め切りになるよ」と伝えて入力を促すことができますね。




■勤務シフト希望の締切日にシフト表のファイルを共有フォルダーから取り出す

締め切り日になったら、編集している勤務シフト表のファイルを共有フォルダーから取り出します。共有フォルダーから出すと、共有が切れて従業員は編集できなくなります。

取り出したらファイルをバックアップして更新をストップ。

最終の仕上げを勤務シフト表の管理者が行い、完成したものを閲覧専用の共有フォルダーに入れます。

このファイルは閲覧専用にしておくので、シフトを入力する段階でアクセスする編集用のフォルダー(従業員も編集可能)と完成用のフォルダー(完成した勤務シフト表を見れる閲覧専用のフォルダー)を分けておくのもいいですね。

先ほどまで使っていた共有フォルダーは編集用のファイルを入れておくフォルダーです。完成した勤務シフト表は閲覧専用の共有フォルダーを別で作って、そこに入れておくと良いでしょう。完成したものを編集する必要はありませんので。

編集で使うフォルダーと完成した勤務シフト表を見れるようにする閲覧用のフォルダーを分けておくのがポイントです。



従業員同士で共有の勤務シフト表を作る利点

1.シフト希望を書いた紙を集める必要がない。出すのが早い人がいれば遅い人もいて困るんですよね。

2.大きさや色が個々にバラバラな紙に悩まされない。メモ用紙に書いたり、ノートやルーズリーフをちぎったものに書いたり、水色や桃色の紙など。もう好き放題。

3.シフトを書いた紙を紛失しない。色々な紙を使うものだから失くしやすい。

4.シフトを出した人と出していない人を確認する必要がない。編集中のファイルを見れば分かるので。

5.シフト希望の調整を従業員同士でやってくれる。年休の取得スケジュールも従業員同士で調整してくれる。お互いのシフト希望を見ながら編集できるため。

6.スマホでシフト入力できる。ファイルに日時を入力していくため紙とボールペンは要らない。

7.手書きでシフト表を作らないので編集がしやすい。ボールペンやシャープペンシルで書いていると紙がだんだんと汚くなる。

8.完成したシフト表を印刷して配る必要がない。完成データを閲覧用のフォルダーにいれておくと、各自でアクセスして見てもらえます。職場に掲示するために1部は印刷するかもしれませんが。

9.自動で集計する関数を使わないのでコンピューターに詳しい人がいない職場でも実施可能。表計算ソフトには計算用の関数がありますが、これを使いこなすのは難しいため、小規模な会社では使える人がいないでしょう。希望する勤務時間を入力してもらうだけですから難しくないのでは。


シフト表を共同で編集して作っていくという単純なものですが、紙を使わない、スケジュール調整は従業員同士で、完成したシフト表を配らない、など利点は十分にあるかと。

また、関数で自動集計しないのもポイントです。時間を自動で集計できるように計算用の関数を仕込む人もいるでしょうけれども、それは玄人向け。小規模な事業所では作れない代物になりますから。

単純な仕組みでないと続けられませんし、使ってもらえません。

分かりやすく、シンプルな労務管理にする。これは大事ですね。





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『管理職は週休3日が理想』
『日曜日=法定休日と思い込んではいけない』
半日有給休暇半日欠勤の組み合わせはダメ?』
『寸志は賃金or贈り物?』
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など、その他盛りだくさんのテーマでお送りしています。

本に書いていそうなんだけど、書いていない。
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合格率0.07%を通り抜けた大学生。


今、私はこうやって社労士という職業で仕事をしているわけですが、子供の頃からなりたかった職業というわけではなくて、大学生の頃に遭遇したきっかけが始まりです。

子供の頃になりたい職業というと、男の子ならば、警察官やスポーツ選手、パイロットというのが良くあるもの。女の子だと、スチュワーデス(今はキャビンアテンダント)、花屋さん、ケーキ屋さん、保育園の先生とか。そういう社会的に広く認知されたものが選ばれるので、小学生や中学生が社労士になりたいなんてことはゼロではないのでしょうが、極めて稀でしょう。

私が社労士試験に合格したのは大学4年のときで、いわゆる「現役合格」です。けれども、3年の時に一度不合格になって、ヘコんだんです。「たかが社労士試験ごときにオチたのか」って。だって、簡単そうなイメージがするでしょ、社労士なんて。チョチョッと勉強すれば、スルッと合格できるだろう。そう思っている人も少なくないはず。

「よく知られている資格 = 難しい」、「あまり知られていない資格 = 難しくない」。こういう判断基準があって、社労士は後者に該当するため、難しくないだろうと思われてしまうわけです。

私もそうやってナメていたクチですから、不合格になったんです。

実際は、想像しているよりも難易度は高くて、大学生の頃に約1年ほど時間を投じて、やっとこさ合格したのが本当のところ。


どうすると不合格になるか。どんなテキストや問題集を使えばいいか。問題集の使い方。スマホをどうやって社労士試験対策に活用するか、などなど。学生の頃の視点で書いています。

社労士試験というと、社会人の受験者が多いですから、学生の人の経験談が少ないんですよね。だから、私の経験が学生の人に役立つんじゃないかと思います。

とはいえ、学生の人が社労士に興味を持つというのはやはりレアで、何らかのきっかけが無ければ出会えないでしょうね。ただ、珍しいといっても、毎年、1割弱ほどは学生の受験者がいるので、受験者の総数を5万人と仮定すると、その1割弱なら3,000人から4,000人ぐらいは学生がいます。

そういう方の役に立つならば、私の経験も使っていただきたいですね。


https://www.growthwk.com/entry/2017/02/28/121910
大学生が独学で社労士試験に合格する方法: 合格率0.07%の軌跡





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【学生から好かれる職場と学生から嫌われる職場】

高校生になれば、アルバイトをする機会があり、
過去、実際に経験した方、
もしくは、今まさに働いている学生の方もいるのでは。

中には、
「学生時代はアルバイトなんてしたことないよ」
という方もいらっしゃるかもしれません。

そういう稀な方は経験が無いでしょうけれども、
学生のアルバイトというのは、
何故か、不思議と、どういう理屈なのか分かりませんが、
雑というか、荒っぽいというか、
そういう手荒い扱いを受けるんです。

若いし、体力もあるし、
少々、手荒に扱っても大丈夫だろうという感覚なのでしょうか。

それ、気持ちとしては分かりますけれども、
法令上は、学生も他の従業員と(ほぼ)同じであって、
一定のルールの下で労務管理しないといけないのです。

もちろん、
18歳未満は夜22時以降は働けないとか、
8時間を超えて働けないとか、
そういう学生ならではの制約は一部ありますけれども、
それ以外のところは他の従業員と同じ。

週3日出勤で契約したはずなのに、
実際は週5日出勤になっている。

休憩時間無しで働いている。

採用時に、1日5時間働くと決めたのに、
実際は1日3時間程度しか勤務させてもらえない。

「学生には有給休暇が無い」と言われた。

テスト休みを取って時給を減らされた。

など、
やってはいけない労務管理がなされてしまっている
という実情もあるようです。

何をやってはいけないかを知らないまま、
間違った対応をしてしまうこともあるでしょう。

(知らないからといって許されるものではありませんけれども)

このような労務管理をすると、学生から好感を持たれ、
辞めていく人が減るのではないか。

一方で、
「これをやってしまってはオシマイよ」
な感じの労務管理だと、
ザルで水をすくうように人が辞めていく。

学生から好まれる職場と嫌われる職場。

その境目はどこにあるのかについて書いたのが
『学校では教えてもらえない学生の働き方と雇い方 - 35の仕事のルール』
です。

「学生が好む職場」と「学生が嫌う職場」 その違いは何なのか。
https://www.growthwk.com/entry/2019/11/08/214715




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残業で悩んでいませんか?

「長時間の残業が続いている」
残業代の支払いが多い」
「残業が減らない」

こういう悩み、よくありますよね。

ニュースでも未払い残業代の話題がチラホラと出てくるぐらい、残業に対する関心は高くなっています。

法律では、1日に8時間まで、1週間では40時間までしか仕事ができません。その水準を超えてしまうと、残業となり、割増賃金が必要になります。

とはいえ、1日で8時間と固定されていると不便だと感じませんか? 1週間で40時間と固定されていると不便だと感じませんか?


毎日8時間の時間制限があると、柔軟に勤務時間を配分できませんよね。

例えば、月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務というわけにはいかない。

仕事に合わせて、ある日は勤務時間を短く、ある日は勤務時間を長くできれば、便利ですよね。

でも、実は、「月曜日は6時間の勤務にする代わりに、土曜日を10時間勤務にして、平均して8時間勤務なので、残業は無し」こんなことができる仕組みがあるんです。

「えっ!? そんな仕組みがあるの?」と思った方は、ぜひ『残業管理のアメと罠』を読んでみてください。


『残業管理のアメと罠』
https://www.growthwk.com/entry/2012/05/22/162343




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決まったことを決まった手順で処理するのは難しいものではありません。例えば、給与計算。毎月1回は給与が支給されるので、その計算作業も毎月ありますけれども、頭を悩ませるほどのものではありません。

他には、雇用保険社会保険への加入手続きもちょくちょくと発生しますけれども、これも必要な書類を揃えて出すだけですから難しくない。

労務管理ではルーティンな業務があり、それらを処理するには特別な能力や知識は必要ありません。

しかし、時として、普段は遭遇しないような問題が起こります。例えば、休憩時間を1回ではなく何回かに分けて取るのはいいのかどうか。有給休暇を半日や時間単位で細かく分けて取ると便利なのかどうか。仕事着に着替える時間には給与は支払われるのかどうかなど。答えが1つに定まりにくい問題が労務管理では起こります。


一例として、

Q:会社を休んだら、社会保険料は安くなる?
Q:伊達マスクを付けて仕事をするの?
Q:休む人が多くて勤務シフトに穴が開く。対処策は?
Q:休憩時間を分けて取ってもいいの?
Q:残業を許可制にすれば残業は減る?
Q:残業しないほど、残業代が増える?
Q:喫煙時間は休憩なの?
Q:代休振替休日はいつまでに取ればいいの?


このような問題に対して、どのように対処するか。それについて書いたのが『仕事のハテナ 17のギモン』です。

▽    ▽   『仕事のハテナ 17のギモン』    ▽    ▽
https://www.growthwk.com/entry/2017/05/23/132023


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