派遣就業条件明示書等の保管方法について

はじめまして。
ご質問の件ですが、

> 1.更新時の「明示書」等をスキャナーデータで欲しい
　→派遣法施行規則（第25条）では、当該派遣労働者が希望する場合のみ、FAX、電子メール等による通知を認めています。ここではあくまで送付手段のみが定められているだけですが、合理的に判断して、例えばメディア等に保存したものをもって明示することは本人が希望されるのであれば問題ないと存じます。但し、判例等による参照ができませんので各都道府県労働局の見解を念の為取られる事をお勧めいたします。また、この場合の契約関係において想定される、改ざんリスク及びその有効性の有無に関するリスクは担保されませんので十分に注意してください。

> 2.今まで書面で送ってもらっていた分も全てスキャナーでデータ化してしまっても問題ないか
　→派遣労働者側におけるものと認識しますが、当該本人が受領した書面をデータ化することは全く問題ありません。（そもそも派遣労働者本人には書面等の保存義務はありません。労働者側が書面を保存することの意義としては、なんらかの労務トラブル等発生時に法的手段に訴える場合の根拠としての意味合いが考えられますが、この場合も根拠とする書類が複写か原本かというようなことは問われないとご認識下さい。仮にそれを以って抗弁する場合は当該書面の発行者たる企業側に証明する義務が発生します）

> 3.「明示書」「通知書」の保管期間は何年か？
　→「就業条件明示書」及び（質問とは直接関係ありませんが）「労働者派遣通知書」等については法令による保存期間の定めはありません。よって、これら書類の保存期間については事業所ごとに定めれば良いと思料しますが、一般的には派遣元・先台帳の保存期間とされている“当該派遣就業の終了日を起算として3年”と定義づけている事業所が多いのではと存じます。一方、派遣元に帰属する派遣労働者に対する「労働条件通知書」については、労働基準法（第109条）における“賃金その他労働関係に関する重要な書類”と解されますから、こちらは派遣労働者の“解雇、退職又は死亡の日”から起算して3年間の保存義務があるとご認識下さい。

以上、長文となりましたがご参考まで。

> 派遣元会社で派遣元責任者をしております。
> 派遣労働者の方から更新時に送付しています「就業条件明示書」「労働条件通知書」について下記の質問が届きました。ネットで色々調べてみたのですが該当する項目が見当たりませんでした。
> お教えいただければ幸いです。
> どうぞよろしくお願いいたします。
>
>
> 派遣労働者の方からの質問内容
>
> 1.更新時の「明示書」等をスキャナーデータで欲しい
> 2.今まで書面で送ってもらっていた分も全てスキャナーでデータ化してしまっても問題ないか
> 3.「明示書」「通知書」の保管期間は何年か？
>
>
> 1はあくまで書面交付をお願いするつもりでおりますが、
> 2に関してはデータ化してしまっても問題ないでしょうか。
> もし問題ないようでしたら、念のため期間内は書面での保存をお願いし、期間満了後はデータ化保存と考えております。
> 3は法的保管年数は決まっているのでしょうか。
> こちらも念のため管理台帳と揃えて3年間の保管をお願いしようかと思っておりますが、他社の派遣の方たちはどのようにされているのでしょうか。
>
> 長々と記入してしまい、申し訳ありません。
> どうぞよろしくお願いいたします。

soumunosuke様

大変詳しいご説明ありがとうございました。
どこにも派遣労働者側の書類の保管義務について、
また「通知書」「明示書」の保管期間についての
記載が見当たりませんでしたので、
困っておりました。

スキャナーデータによる更新書類の交付につきましても、
問い合わせて確認してみます。

大変助かりました。
ありがとうございました。