相談の広場
よろしくお願いいたします。
私の勤務する法人では「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項の中に以下の旨記述しています。
雇用契約書・履歴書・職務経歴書・身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等
⇒退職後5年間保管する
個人情報をいたずらに長い期間保持しておくことは、それだけ漏洩のリスクが増えるため、出来ることならばこの保管期間を短縮(可能ならば1年間ぐらいまで)したいのですが、法律上(例えば労働基準法等)問題はありますでしょうか?
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「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」(労働基準法第109条)
と定めています。
そして、「労働基準法第109条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日」について、
「雇入、又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日」(労働基準法施行規則第56条)
と定めています。
雇用契約書、身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等も、この労働基準法関連書類の一つですから、保存期間は労働者の退職の日から3年となります。
ただ、履歴書・職務経歴書については、労基署によると、
「労基法に従って3年間保存」と回答されるところと
「会社それぞれで決めればよいが、労基法に合わせて3年間保存にすれば無難」と回答されるところもあります。
> よろしくお願いいたします。
>
> 私の勤務する法人では「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項の中に以下の旨記述しています。
>
> 雇用契約書・履歴書・職務経歴書・身分証明書コピー・秘密保持契約書・勤怠記録データ(タイムカード)等
> ⇒退職後5年間保管する
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> 個人情報をいたずらに長い期間保持しておくことは、それだけ漏洩のリスクが増えるため、出来ることならばこの保管期間を短縮(可能ならば1年間ぐらいまで)したいのですが、法律上(例えば労働基準法等)問題はありますでしょうか?
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労働基準法第109条(記録の保存)において
「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他の労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。」と規定されております。
記録保存の起算日については、労働者の死亡の日、退職日、解雇日、災害補償を終わった日、重要な書類についてはその完結の日となっておりますので、それに従った保存が必要と判断いたします。
ご参考までに。
上述ではご質問に沿い、大雑把にお答えしましたが、根拠となる法律により、労務関係だけでざっと、下記のように異なります。
たにさんご指摘の4年は【雇用保険法施行規則】に拠ります。
会社経営関係の書類となると他にも多岐にわたります。
5年 ●健康診断の個人票 【根拠となる法律 労働安全衛生規則】
4年 ●資格取得・喪失・離職票、賃金台帳、その他雇用保険の被保険者に関する書類 (被保険者が退職した日から4年間) 【雇用保険法施行規則】
3年 ●雇用契約書、解雇通知書、その他雇入、退職に関する書類【労働基準法規則】
●労働者名簿、タイムカード、36協定、その他労働に関する書類【 労働基準法】
●療養・休業補償給付請求書、死傷病報告、その他労災保険に関する書類【労災保険法規則】
●管理元台帳、管理先台帳、就業条件明示書、その他労働者派遣に関する書類【労働者派遣法】
2年 ●資格取得・喪失届出書、算定基礎届、その他健康保険、厚生年金保険に関する書類【厚生年金保険法施行規則 健康保険法施行規則】
●労働保険料申告書、その他労働保険料の徴収に関する書類【労保徴収法】
●雇用保険に関する書類(会社関係) 【雇用保険法施行規則】
社労・暁様
再度ご指南をいただきましてありがとうございました。
こういう複雑な事情があって、弊社における個人情報保護関連規程上も5年に統一しているのではないかと改めて思いました。
もう一度考え直してみます。ご指南ありがとうございました。
> 上述ではご質問に沿い、大雑把にお答えしましたが、根拠となる法律により、労務関係だけでざっと、下記のように異なります。
> たにさんご指摘の4年は【雇用保険法施行規則】に拠ります。
> 会社経営関係の書類となると他にも多岐にわたります。
>
> 5年 ●健康診断の個人票 【根拠となる法律 労働安全衛生規則】
> 4年 ●資格取得・喪失・離職票、賃金台帳、その他雇用保険の被保険者に関する書類 (被保険者が退職した日から4年間) 【雇用保険法施行規則】
> 3年 ●雇用契約書、解雇通知書、その他雇入、退職に関する書類【労働基準法規則】
> ●労働者名簿、タイムカード、36協定、その他労働に関する書類【 労働基準法】
> ●療養・休業補償給付請求書、死傷病報告、その他労災保険に関する書類【労災保険法規則】
> ●管理元台帳、管理先台帳、就業条件明示書、その他労働者派遣に関する書類【労働者派遣法】
> 2年 ●資格取得・喪失届出書、算定基礎届、その他健康保険、厚生年金保険に関する書類【厚生年金保険法施行規則 健康保険法施行規則】
> ●労働保険料申告書、その他労働保険料の徴収に関する書類【労保徴収法】
> ●雇用保険に関する書類(会社関係) 【雇用保険法施行規則】
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