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個人情報に関する覚書

著者 miel さん

最終更新日:2011年02月28日 14:02

こんにちは、個人情報保護の件で教えてください。
会社で、名簿など、個人情報を扱う仕事をしており、今度
手伝ってもらうパートの人を雇う予定がありますが、
小さい組織で、いわゆる「個人情報保護」関連の覚書などは、
いままでなかったようです。

前職でも、個人情報関連が厳しくなってきたころ、上司から
「一筆書いておいて」ということで、全員に(A41枚もの程度
でしたが)覚書のようなものがくばられ、署名・捺印を求められた
記憶があります。

自分やほかのスタッフも含め、そういったものを作って、全員書いたほうがいいのではないか(もちろん、新しく雇う人も)と思っているのですが、いわゆる契約書や、個人情報の取り扱いについて・・・とか、機密契約・・・の書式はあっても、
自分の思っているようなものがなかなかみつかりません。

様式があまりみつからないということは、メジャーじゃないのでしょうか?そういった簡易な覚えがきというのは・・・
みなさんの会社では、どのようにしているか、教えていただけたら幸いです。

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Re: 個人情報に関する覚書

著者akijinさん

2011年02月28日 16:33

企業内内部監査上からも、ご質問個人情報保護に関する会社と労働者間の覚書、誓約書の締結、保管管理体制のチェックをしています。
基本的にルールですが、

雇用契約における安全管理措置について
① 社内規程の整備
個人情報保護管理責任者は、就業規則等における個人情報の取扱に関する管理手続、秘密保持、漏えいに対する処置等の規程を立案する。
② 個人情報の管理及び秘密保持に関する誓約書
a  代表者又は個人情報保護管理責任者は、就任、着任、採用時に、個人情報の取扱に係る従業員、パート、アルバイト等(以下「従業員等」とする。)から個人情報の安全管理及び秘密保持に関する誓約書(以下「誓約書」という。)を取得する。(雇用契約書に定めてもよい。)
b 派遣社員については、個人から誓約書を取得すると共に、委託業務の内容に応じた秘密保持義務及び責任を派遣の契約に定めておく。
c  誓約書、契約書には、取り扱う個人情報の範囲をできるだけ明確に記載し、個人情報の範囲を変更する場合には、書面により追加するか、又は新たに誓約書を取得する。
d  誓約書若しくは雇用契約書に定めた個人情報の秘密保持に関する条項は、従業員等が退職後、派遣社員が派遣終了後も有効とし、秘密を開示してはならないものと定める。

(3) 事故・違反者への対処
① 懲戒手続、損害賠償の規程の整備
就業規則等社内規程に個人情報の保護義務、秘密保持義務を明記し、個人情報や秘密を漏えい、流出、不正利用を行った場合の懲戒手続、損害賠償等の規程を設ける。
② 関係者への連絡
個人情報に関する事故、違反等の存在が明らかになった場合には、危機管理ルールに従い、関係者に事情聴取を行い、原因を追究し、関係者に対し適切な連絡を行うよう努める。


誓約書サンプル>

株式会社 ΟΟ商事
代表取締役社長
ΟО ОΟ   殿



誓約書

私は、以下の事項を厳守することを、ここにお誓い致します 。



1 業務上知り得た、技術および営業に関する秘密情報に関して、会社の許可なく発表、公開、漏洩、利用しないこと。
2 私が会社を退職した後も、勤務中と同様に、業務上知り得た技術および営業に関する秘密情報を会社の許可無く発表、公開、漏洩、利用しないこと。
3 個人情報は細心の注意を払い、個人情報保護法の規定の範囲を超えた利用をしないこと 。

平成Ο年Ο月Ο日

          住所 東京都ΟΟ区Ο番Ο号
          氏名 ΟО ОΟ     印

以 上

Re: 個人情報に関する覚書

著者mielさん

2011年03月02日 11:55

mielです。ご投稿、ありがとうございます。
規程においても、明確に決められていないような状況です。
そこの見直しから考えなくてはならないかなと思っています。
サンプル、大変助かります!まずはこれを参考に、覚書の
たたき台をつくり、社内で討議してみます。
本当にありがとうございました!

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