個人情報について

当然、異論が出る可能性のある内容だと思いますので、私見として捉えていただければ幸いです。

まず、代表者からの謝罪文についてはお断りすることで良いと思います。
ご本人の意向（再婚の事実を秘匿し続けること）を完全に守り続けることは、ヒューマンエラーではなく、現実的には不可能だと考えるのですが。
従業員の正確な住所・氏名等は会社は把握しておかなければなりません。各種届出類を含め、旧姓や通称名で全て処理することはできないわけで、組織として姓の変わった事実を隠し通すことなど無理があります。そういう意味では、事前にその可能性に言及されたことは賢明なご判断だったと思います。

ミスの詳細な態様は分かりませんが、掲載・記載する部分が現姓を正しく記載・掲載する箇所であったとすれば、いくら可能な限りの努力をし続けても、永遠には避けられないことであると考えます。
人事の所属長が丁寧にお詫びをすることで十分だと当職は考えますが。

会社の対応としては、行政書士泉つかさ法務事務所様の見解が妥当かつ合理的なものと考えます。

「行政書士泉つかさ法務事務所」さんと同感です。
人事担当長のお詫びで充分と思います。

しかしながら、貴社内でのまたは各種届出手続きは、貴社部署がことなりませんか
保険やら年金やらどうするのですか

事務担当には何を持って伝承するのでしょうか
事実は事実として申請するのではないでしょうか

元　監督署職員です。
雇用管理に関する個人情報取扱関連の業務を行っていました。


一般には、婚姻後に苗字が変更になった場合、
その取扱部署を限定する必要はないのでしょう。
個人情報漏えいという範囲がどの程度であったか、
本人が受けた苦痛がどの程度であったかわかりません。

ただ会社でワーキングネームを認めているのであれば、
その取扱方法も定める必要があると思われます。
個人が婚姻していることは個人情報であり、
取り扱う権限の範囲を定め、
関係部署以外に知らせることがないよう
対処する必要があろうかと思います。

今回の場合、代表者から謝罪させる必要があるかどうか別に、
代表者には、
　・ワーキングネームの取扱が明確でなかったこと
　・個人情報の不適切な取扱があったこと
については、速やかな報告が必要かと思われます。
その上で、今回ミスが生じたことの原因を分析し、
対策を講じることが不可欠かと思われます。
一般には、漏えいが生じた場合、
漏えい継続の防止、速やかな謝罪、原因の分析と対策を講じ、
管理の精度を上げるというマネジメントシステムの手法を
取り入れておく必要があると思います。

今回は従業員の個人情報で婚姻後の苗字という程度でしたが、
個人情報取り扱いに関してはヒューマンエラーだからと
してしまうと重大な問題が生じてしまうおそれがあります。

今回の件を教訓として
個人情報漏えいが生じないための組織作りを行い、
その管理体制を向上させることが
謝罪に代わることかと思われます。


※経歴等は作成しているブログで確認ください
　http://acchandd.blog.bbiq.jp

自分におきた問題として考えてみても興味深い問題ですね。

私も、会社側は書面での謝罪の必要は無いと思います。
後は気持ちだけの問題だと思います。

始めに、そうしたリスクには言及していますし、業務上　会社は個人の離婚の事実を判らなくする義務は負っていません。ですから、努力目標の範囲であり、過失により判ってしまったのは仕方がないでしょう。特に、今回は本名を隠すのが希望ですから。

一点気になる点があります。
判ってしまった経緯を、再婚後の姓を書いたことと言われていますが、それならば単なる書き間違えとして処理出来なかったのでしょうか？　なまじ関係者が「再婚後の姓だ！」と気にするから、そのことで再婚の事実が判明と思ったのかもしれませんが、単なる名前の書き間違え（事実　そうなはずです）ならば、それだけの話です。　そこから再婚の事実を判断するには、情報不足に思いました。
そこで、判ることは、その人が戸籍上の姓とは別のビジネスネームを使っていることだけで、それは再婚の事実とは無関係です。（可能性を想像できるだけ）

もし当事者が、名前の間違いから、これで再婚の事実が判ってしまったと言うならば、そこが勘違いかもと思いました。
それは「婚姻の事実」を明かしたのではなく、ビジネスネームの存在が判っただけならば、それだけの問題ですよね。