標準月額報酬の変更ミスによる保険料の過徴収の処理方法

こんにちわ。

> 皆様どうかアドバイス宜しくお願い申し上げます。
> 私の不勉強ゆえに起こったことですが、どう対処すればよいのか分からず困っております。
>
> 現在の状況を説明しますと、
>
> ・わが社は給与計算ソフトを使用してます。
> ・わが社は毎年4月に定期昇給があり基本給を入力するが使用する給与ソフトは報酬月額の変更は自動ではなく手入力しなければならない。
> ・昨年9月に報酬月額が変更になった職員がいたにも関わらず給与ソフトの報酬月額の変更をしていなかった。
> ・該当職員は報酬月額が3等級下がっていたが、10月以降本年3月まで変更前の3等級上の報酬額で保険料が計算されていた。

この報酬月額変更は算定基礎の結果の変更でしょうか。であれば現在の月額変更は変更になった等級で社会保険料が引き落ちているはずです。単に給与が下がっただけでは報酬額の変更はできません。月額変更届けや算定基礎で社会保険事務所（協会けんぽや年金事務所）に届け出をした後からの変更です。

> ・該当職員は本年4月から大幅に基本給が下がることになっている。

4月以降の給与の変更は算定基礎にて変わりますが算定で2等級以上の差がある場合は月額変更届けを別に提出し7月からの改定になります。

> ・年金事務所に変更届を提出後、9月まで待って報酬月額の変更をするのか、それとも現時点で変更をしてもよいのか。
> ・該当職員は報酬月額の変更をしないと9等級も上の報酬額で保険料が計算されることになるが、9月の通知書が郵送されるまで今のままでよいのか。
> ・該当職員に関して、10月以降本年3月まで毎月5000円ほど多く保険料を徴収していたので返金しなければいけないがどう処理をすればよいのか。

給与ｿﾌﾄの社会保険料控除でて入力で金額変更をする必要があります。それ以外の項目ですと年末調整時の社会保険料集計に加算されません。

まず確認することは・・
・9月の月額変更が算定基礎の結果の変更なのか単に給与が下がった為に変更しなければならないと考えているのかどうか。
・算定基礎が変更になっている場合は過徴収分を今後の給与で返金処理。
・算定基礎ではなく給与が下がった場合は月額変更届けを提出しているのかどうか。未提出であれば早急に月額変更届の提出が必要。
・今年4月からの減給は今年の算定基礎に反映するまで変更はしない。算定基礎で2等級以上下がる場合は算定基礎と同時に月額変更届けを提出。
・差額はエクセル等で差額精算表を作成し直近の給与で差額返金処理・・社会保険料控除で手入力処理・・返金額によってはマイナスになる場合もあるがそのままマイナスで処理。
以上概算ですが。
・今後については預り金と事業主負担分をきちんと計算することで今回のような誤差は早急に発見できます。預り金になる本人負担を引き落ちている社会保険料に充当する処理をしている場合は発見が遅れることが多いです。預り金と法定福利費は引き落ちの都度分けて処理される事をオススメします。
とりあえず。

私自身前任者より引き継ぎ日も浅く、今回健康保険料率の変更でこの状況を発見しかなりパニックになりました。

過去の資料等を調べていたら算定基礎届には変更後の報酬額が書かれてありました。
該当職員に関しては定年後の再雇用なので基本給がかなり下がっていたのですが、特に月額変更届が提出されていたわけではなさそうです。（コピーがなかったので）
今回この職員は継続雇用で基本給も下がり手当てが付かなくなりますので、月額変更届は必要になりますよね。

にわか勉強で知識不足なので、「？？」という返答をするかもしれませんが、引き続き宜しくお願いします。

当該職員に関して、変更届を提出後7月からの改定になるのでしょうか。
その場合、4月から6月までは高額な報酬月額のまま（現在の状態）健康保険の計算をするのでしょうか。
本来3等級下がった報酬月額で保険料の算出をしなければいけなかったので、発見した今の時点で3等級下げた報酬月額で保険料の計算をしたらいけないのでしょうか。

大変申し訳ありませんが、どうかアドバイス宜しくお願い申し上げます。

> 私自身前任者より引き継ぎ日も浅く、今回健康保険料率の変更でこの状況を発見しかなりパニックになりました。
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> 過去の資料等を調べていたら算定基礎届には変更後の報酬額が書かれてありました。
> 該当職員に関しては定年後の再雇用なので基本給がかなり下がっていたのですが、特に月額変更届が提出されていたわけではなさそうです。（コピーがなかったので）
> 今回この職員は継続雇用で基本給も下がり手当てが付かなくなりますので、月額変更届は必要になりますよね。
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> にわか勉強で知識不足なので、「？？」という返答をするかもしれませんが、引き続き宜しくお願いします。
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> 当該職員に関して、変更届を提出後7月からの改定になるのでしょうか。
> その場合、4月から6月までは高額な報酬月額のまま（現在の状態）健康保険の計算をするのでしょうか。
> 本来3等級下がった報酬月額で保険料の算出をしなければいけなかったので、発見した今の時点で3等級下げた報酬月額で保険料の計算をしたらいけないのでしょうか。
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> 大変申し訳ありませんが、どうかアドバイス宜しくお願い申し上げます。

こんばんわ。
まず社会保険料の変更時の基本ですが給与が下がったとしても下がった翌月から等級が変わるわけでは有りません。3カ月後に3カ月平均を月額変更として届け出てからになります。そのため給与が減額になったとしても3カ月は高い時の保険料を納付することになります。これは給与が上がった場合も同じで社会保険料は常に3カ月平均で考えます。これをふまえて・・。
まず定年退職後の再雇用ということであれば退職時に一度退職手続きを取り再雇用時に再加入することができたと思います。もしかしてこの退会、再加入の手続きがされていない可能性があります。4月改定ということで23/3月末定年退職、23/4月1日再雇用と考えて3月末日で一度退会、4月1日付けで再雇用加入の手続きをとれると昨年4月以降分の社会保険料が全面的に減額になります。
退職、再加入の手続きを取らないとしても23/4～23/6までの給与で算定基礎を届け出る時に2等級以上変更になっていた場合は別途月額変更届けを提出し23/7～から変更になります。この2等級かどうかは算定基礎届の控えで確認できます。算定で2等級以上の差が無く単に算定基礎の等級が違っているだけでしたら23/9～からの控除額が違っているだけでしょうから差額を計算し本人に返金しましょう。健保、厚生ともに過徴収になりますし23/9～からは年金の率改定もありますのでそのあたりも気をつけて月ごとの差額表を作成されたほうがいいでしょう。
23/4-6月の算定基礎を再度確認し23/7月の月額変更届けが必要であれば今から届け出が可能かどうか年金事務所に確認してください。遡及改定ができた場合は23/7～月以降は月額変更届けでの控除が現在の控除額となります。その上で今年24/4-6月の算定となります。

現在の等級が22/4-6月の算定基礎の等級の場合として・・。
前回22/4-6と23/4-6の算定基礎の差が2等級以上の差がある⇒23/7月での月額変更⇒届け出が必要⇒無届の場合年金事務所に相談
前回22/4-6と23/4-6の算定基礎の差が2等級以上の差が無い⇒23/9月での変更⇒現在まで続く
24/4月から給与の減額⇒24/4-6月で算定基礎⇒2等級以上の差がある⇒月額変更で24/7月から変更
24/4月から給与の減額⇒24/4-6月で算定基礎⇒2等級以上の差が無い⇒24/9月～から変更

おそらくこの流れになると思います。
とりあえず。

再度のアドバイス本当にありがとうございます。

過去の社保関係の控えを調べましたが、当該職員は再雇用時給与が2等級以上下がっていたにも関わらず月額変更届けは提出されていないようでした。
また、再雇用加入の手続きはとられてはいないようです、なぜなら23年4月以降も社会保険料の金額は高額なままですから。

いずれにしても上司に相談します。差額の返金となると所得税とかにも関係してくるでしょうから。

今回のことでは、短時間で色々調べましたが、調べきれない部分が多く自分の不勉強さに呆れるばかりです。

詳しくご説明いただき本当にありがとうございました。