発注書の定義について

発注書とは、ビジネス上の取引をする際に交わす契約書のひとつです。
同様に注文書は品名、数量、納期、支払納期といった契約条件が記されています。本来の契約書とは異なりますが、多くの場合、必要最低限のことが書かれており、基本契約書を既に交わしている取引相手との取引、条件が簡単な取引の場合に注文書を用いることもあります。

注文書は注文請書と一対で用いられ、発注者が注文書を受注者に渡し、受注者が注文請書を発注者に渡すことで契約が成立します。注文書が申し込んだことを証明する書類で、注文請書が申し込みを承諾したことを証明する書類となっています。

通常、商取引では、取引管理規則で取引金額に応じて、会社役員、担当役員あるいは部署責任者の承諾が必要条件とするケースが多いでしょう。
ご質問のケースでは多々ある事例です。すでに取引承諾を受けているにもかかわらず、新たな条件等を請求する際承諾なしにお子会うケースも拝見しています。
企業内では、内部監査、監査役など適時チェックすることが必要案件です。