年末調整の提出書類とプライバシーの考え方

> 小売のチェーン店の店長をしています。
> 当社では、年末調整に必要な書類（扶養控除申告書、保険料控除申告書等)を店長が所属従業員分を集めて本社へ郵送します
> 本社から記入漏れ、間違いをチェックするような指示は特にありません。
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> 今回私が疑問に感じたことは、店長は従業員のプライバシーについて閲覧が可能な状態にあるということです。
> 本人（又は家族）の障害の有無や、住宅購入価格、住宅ローン借入残高などが知られてしまう可能性がありますが、書類の集め方として問題はないのでしょうか。
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> また、チェーン店や営業所勤務の場合、年末調整書類はどのよう集めてに本社経理に送るのが一般的なのでしょうか。
> ご教授願います。


こんばんわ。
まず本部の対応ですが書類不備についての問い合わせは有るのでしょうか。問い合わせがあるのであれば店長は提出された書類をそのまま本部送付ですが問い合わせがなければ店長がチェックしていると考えている事もあります。記入漏れ等があっても本部は関知しない、自己責任と考えていることもあります。そうであれば店長の仕事の一環として内容チェックの上本部送付でしょう。チェーンであれば相当数になりますので確認することが難しいこともあります。まず本部にどうしたらいいのか確認されてはどうでしょう。また年調書類はどのような保管ですか。本部なのか店舗なのか。店舗保管であれば年調は本部への外部委託とも考えらえます。であれば店長責任で内容チェックは必要と考えます。プライバシーとありますが年調自体法律明記の内容（障がいの有無、生保、住宅等の控除）ですからそれをプライバシーととらえるとなにも出来ないことになります。難しいグレーゾーンですが理解して頂くより無いと思いますが・・。
とりあえず。

返信ありがとうございます。

> まず本部の対応ですが書類不備についての問い合わせは有るのでしょうか。

書類チェックは本社で行い、不備があれば連絡が来ます。


＞また年調書類はどのような保管ですか。本部なのか店舗なのか。

書類チェックや書類自体の管理は本社で行っいてます。
店長は書類を集めて送るだけの役割です。


＞それをプライバシーととらえるとなにも出来ないことになります。難しいグレーゾーンですが理解して頂くより無いと思いますが・・。

確かにプライバシーを考えすぎると何も出来ませんね