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個人情報について

最終更新日:2013年01月03日 13:20

個人情報保護法についてお教えください。
個人を特定できる情報を保護するものと解釈しているのですが、どこまで配慮しなけなければいけないのかよく解りません。
どなたか教えていただけないでしょうか。

例えば、私の働いている会社ではシフト制の休日をとっています。
ですので、グループごとにある程度人数がまとまったシフト表(名前とその月の休日が掲載)を作成し、従業員に配布するのですが、印刷枚数が過分だったりすると、裏紙に使用していました。こういったものもシュレッダーにかけなければいけないものでしょうか?
名前と住所とか、名前と生年月日などが掲載された印刷物は取り扱いに注意してきたのですが、名前だけの印刷物に対してはそれほど気を使っていませんでした。良くないのでしょうか。

どなたか教えていただけないでしょうか。

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Re: 個人情報について

著者tonさん

2013年01月04日 03:04

> 個人情報保護法についてお教えください。
> 個人を特定できる情報を保護するものと解釈しているのですが、どこまで配慮しなけなければいけないのかよく解りません。
> どなたか教えていただけないでしょうか。
>
> 例えば、私の働いている会社ではシフト制の休日をとっています。
> ですので、グループごとにある程度人数がまとまったシフト表(名前とその月の休日が掲載)を作成し、従業員に配布するのですが、印刷枚数が過分だったりすると、裏紙に使用していました。こういったものもシュレッダーにかけなければいけないものでしょうか?
> 名前と住所とか、名前と生年月日などが掲載された印刷物は取り扱いに注意してきたのですが、名前だけの印刷物に対してはそれほど気を使っていませんでした。良くないのでしょうか。
>
> どなたか教えていただけないでしょうか。


こんばんわ。私見ですが・・。
裏紙として使用する部署や使用後の処理によると思います。個人名が特定される事は確かですがシフト作成部署のみで裏紙としてメモ用紙代わり等に使用し使用後はシュレッダー処理を常とされるのであれば特段気にせずともいいのではないでしょうか。どこの部署でもだれでも使用できる裏紙でなければいいように思います。経費削減は必要ですからね。
とりあえず。

Re: 個人情報について

> > 個人情報保護法についてお教えください。
> > 個人を特定できる情報を保護するものと解釈しているのですが、どこまで配慮しなけなければいけないのかよく解りません。
> > どなたか教えていただけないでしょうか。
> >
> > 例えば、私の働いている会社ではシフト制の休日をとっています。
> > ですので、グループごとにある程度人数がまとまったシフト表(名前とその月の休日が掲載)を作成し、従業員に配布するのですが、印刷枚数が過分だったりすると、裏紙に使用していました。こういったものもシュレッダーにかけなければいけないものでしょうか?
> > 名前と住所とか、名前と生年月日などが掲載された印刷物は取り扱いに注意してきたのですが、名前だけの印刷物に対してはそれほど気を使っていませんでした。良くないのでしょうか。
> >
> > どなたか教えていただけないでしょうか。
>
>
> こんばんわ。私見ですが・・。
> 裏紙として使用する部署や使用後の処理によると思います。個人名が特定される事は確かですがシフト作成部署のみで裏紙としてメモ用紙代わり等に使用し使用後はシュレッダー処理を常とされるのであれば特段気にせずともいいのではないでしょうか。どこの部署でもだれでも使用できる裏紙でなければいいように思います。経費削減は必要ですからね。
> とりあえず。


tonさん へ
お返事ありがとうございます。

なるほど、やはり個人名が印字されている以上、最終的にはシュレッダーにかけたほうが
いいということですね。少し私の認識が甘かったようですね。

ありがとうございました。

Re: 個人情報について

著者acchanpapaさん

2013年02月02日 15:10

すでに問題は解決しているようですが、参考までに。

個人情報とは、生存する個人について、
氏名とそのほかの情報により、その個人を容易に識別できる情報ということになります。
氏名だけでは、個人情報保護法に規定する個人情報にはなりませんが、
その人の勤務記録(休日)や会社名・部署などがつながることにより
個人情報ということになります。

雇用管理にかかる個人情報については、
個人情報保護法だけでなく、
主務大臣である厚生労働大臣が定めるガイドラインを守る必要もあります。
 http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouzenpan/privacy/dl/h24_357.pdf


個人情報保護法に規定する個人情報を守るべき義務が課された者は、
従業員だけでなく顧客なども含め、個人情報を5000件以上保有する者が
個人情報取り扱い事業者ということになります。
逆に、それ以上保有していない場合には、
個人情報保護法による義務は生じません。
ただし、当然民事上の問題は生じますので、
ガイドラインも、個人情報取り扱い事業者に準じて定めてあります。

外部に出すときには、シュレッダーをかけることにより
漏えいを防止することが基本だと思います。


元労働局 情報管理専門官の社労士
http://www.soumunomori.com/profile/uid-90897/

※経歴等は作成しているブログで確認ください
 http://acchandd.blog.bbiq.jp

Re: 個人情報について

YOU1 さん こんにちは

労働基準法では、1週間について40時間を超えて労働させてはならず、原則として休憩時間を除き1日について8時間を超えて労働させてはならないとされています。
お話の勤務条件では、一般の勤務と異な理ますんで、各人の労働時間、一月や週単位の勤務日時を管理者・勤務者にわかりやすく明示するために、シフト表というものを使う場合があります。
企業は、このシフト表を使うことにより、各曜日の日中や夜間にどの種類の業務を何人の人員で従事出来るかわかりやすく明示することが出来きます。また、このようなシフト表の作成を支援するソフトウェアも多々見受けられています
これにより、企業特に人事担当者の労務管理が適切に行うことができるでしょう・
ご質問の、個人情報に関する点ですが、これには企業として就業規則内、人事に関する要点に一致することとなりますので、外部への開示は禁止事項となります。
あくまで労働者個人の労働時間管理にも必要となりますので、シフト表等の管理に関する規則で行うべきでしょう。
条件としては、社員各々にシフト表を明示(コピー等の交付)と終了後は破棄を命じる事も条件として開示しておくべきでしょう。
また、シフト表には社員名、部署、労働時間のみの表示で行うべきでしょう。

以前、裁判にもありましたがセクハラ問題等でもご質問の要件は細部への開示は禁止しています。

Re: 個人情報について

> すでに問題は解決しているようですが、参考までに。
>
> 個人情報とは、生存する個人について、
> 氏名とそのほかの情報により、その個人を容易に識別できる情報ということになります。
> 氏名だけでは、個人情報保護法に規定する個人情報にはなりませんが、
> その人の勤務記録(休日)や会社名・部署などがつながることにより
> 個人情報ということになります。
>
> 雇用管理にかかる個人情報については、
> 個人情報保護法だけでなく、
> 主務大臣である厚生労働大臣が定めるガイドラインを守る必要もあります。
>  http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudouzenpan/privacy/dl/h24_357.pdf
>
>
> 個人情報保護法に規定する個人情報を守るべき義務が課された者は、
> 従業員だけでなく顧客なども含め、個人情報を5000件以上保有する者が
> 個人情報取り扱い事業者ということになります。
> 逆に、それ以上保有していない場合には、
> 個人情報保護法による義務は生じません。
> ただし、当然民事上の問題は生じますので、
> ガイドラインも、個人情報取り扱い事業者に準じて定めてあります。
>
> 外部に出すときには、シュレッダーをかけることにより
> 漏えいを防止することが基本だと思います。
>
>
> 元労働局 情報管理専門官の社労士
>
> ※経歴等は作成しているブログで確認ください
>  http://acchandd.blog.bbiq.jp

acchannpapaさんへ

ご回答ありがとうございました。
安易に考えていましたが、大きな間違いだったのですね。
反省します。これからはもっと慎重に扱うようにします。

教えていただき本当にありがとうございました。

Re: 個人情報について

> YOU1 さん こんにちは
>
> 労働基準法では、1週間について40時間を超えて労働させてはならず、原則として休憩時間を除き1日について8時間を超えて労働させてはならないとされています。
> お話の勤務条件では、一般の勤務と異な理ますんで、各人の労働時間、一月や週単位の勤務日時を管理者・勤務者にわかりやすく明示するために、シフト表というものを使う場合があります。
> 企業は、このシフト表を使うことにより、各曜日の日中や夜間にどの種類の業務を何人の人員で従事出来るかわかりやすく明示することが出来きます。また、このようなシフト表の作成を支援するソフトウェアも多々見受けられています
> これにより、企業特に人事担当者の労務管理が適切に行うことができるでしょう・
> ご質問の、個人情報に関する点ですが、これには企業として就業規則内、人事に関する要点に一致することとなりますので、外部への開示は禁止事項となります。
> あくまで労働者個人の労働時間管理にも必要となりますので、シフト表等の管理に関する規則で行うべきでしょう。
> 条件としては、社員各々にシフト表を明示(コピー等の交付)と終了後は破棄を命じる事も条件として開示しておくべきでしょう。
> また、シフト表には社員名、部署、労働時間のみの表示で行うべきでしょう。
>
> 以前、裁判にもありましたがセクハラ問題等でもご質問の要件は細部への開示は禁止しています。

akijinさんへ

ご回答ありがとうございました。
認識が甘く、知らずにいたら大変なことになりかねないところだったと
気付きました。個人名などが載ったものに関してもっと慎重に扱うようにします。

教えていただいて本当にありがとうございました。

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