代表交代の挨拶状

らいすふぁーむ さん　　お疲れさんです

社長交代　祖に手続き、それに案内　総務人事担当者、そして経理、営業部等の方々も一致協力してすることが必要なんです。
特に　登記の変更、取引金融機関への変更手続き等一番必要なこともあります。
矢張り、社長交代の案内は全取引先に、大株主、大口取引先、メインバンクなどは一番に、
売掛、買掛取引先には今後の営業姿勢などの報告もかねて訪問など必要でしょう。
建設業界となれば、資材仕入れ先、買掛代金などの支払い確認など求めておくことも必要でしょう。
また、建設を行う際の協力先などにも、必要と思います

参考のＨｐですよ
ITmedia総合 > 質問！ITmedia > シ > 社長交代
「社長交代」最新の質問一覧
http://www.itmedia.co.jp/qa/president_change.html

らいすふぁーむ様

管理部門で株主総会運営等を携わる経験から私見として一般的な事例を助言申し上げます。

先ず挨拶状は退任される代表者（現任社長）と就任される代表者（就任社長）の連名で作成し、
現社長の退任挨拶、新社長の就任挨拶を整えます。

加えて代表者変更後も引続き取締役でいる場合、又は代表者変更後取締役も退く場合など
会社によって様々だと思いますが、代表取締役の変更に伴い執行役員も変更となるならば
新体制の新任役員一覧も挨拶状に加えることもあります。

次に挨拶状送付送付先ですが、代表取締役の選任については社内取締役会のみならず、株主総会での決議まで上程する場合もありますので、①全ての株主、②主要な取引先銀行（銀行は株主として出資している場合があるので①と重なる場合は株主として出す）　③主要取引先
(御社として重要取引先又は重要顧客と考えられる相手先）は必須と考えます。

売掛先といっても会社創設以来のお付き合いの会社もあれば、偶々1つのﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾄで間接的に関わった会社など様々だと思いますので、そこは御社にとっての重要度が判断材料の1つとして考えられてはいかがでしょうか？

後は業界の慣例に従い所属団体（法人会、同業者組合）、又は新旧代表者の顧客などが挙げられると思います。

宛名は「代表者の交代」なので基本は先方の代表者(社長)としますが、重要取引先によっては
会長・専務取締役など相手先企業の代表権を持つ方まで含めて出す場合もあります。

発送のタイミングは社内取締役会 （代表者としては退くが引続き取締役として継続される場合）、又は株主総会（取締役も退く場合）の決議をもって正式就任となりますので、開催日翌日を目処に速やかに発送し、前後して新旧社長が直々に挨拶に訪問されるということが良いと思います。

代表者変更となると登記変更、関係各官庁への届出、自社が保有している他社株式の代表者変更等々、多くの変更事項を同時並行に進めなければならず大変だと思いますが、お役に立てれば幸いです。

akijinさん、NAOJさん、アドバイスありがとうございます。

旧社長は代表を退いた後は取締役として在籍予定です。
当方従業員１０人以下の中小企業で、取締役会や株主総会はお恥ずかしい話ですが形だけ（必要に応じて議事録だけ作成）状態です。
よって、挨拶状は「正式登記された日の翌日」に発送の予定です。

自分なりにリストを作り、新社長（に就任予定の上司）に見せて一緒に検討してみます。
全取引先に出すのが一番かもしれませんが、挨拶状をもらっても逆に対応に困るんじゃ？　というぐらい付き合いの薄い取引先もいらっしゃるので…。


重ねての質問で申し訳ないのですが…。
必須手続の順・やることを調べてまとめてみたのですが、これで不足はないでしょうか？

１：登記の変更、ハンコの作成、印鑑の変更
２：代表者・印鑑変更届出（銀行）、カードの名義変更
３：代表者・印鑑変更届出（県、税務署、市役所、年金事務所、厚生年金基金、ハローワーク、
　　労働基準監督署、退職金共済、保険、入札に参加している全ての国機関・県・市町村）
　　挨拶状の送付、大口取引先への挨拶訪問

一応優先順位はつけましたが、２と３はほとんど同時進行になるかと思います。
また、銀行・金融公庫（借入金が１件あります）・前払金保証会社には、事前に連絡をするつもりです。


初めてのことで不安でいっぱいですが、こうしてアドバイスを頂ける場があってよかったです。

Ａ：建設業（免許事業）役員の変更届出は、３０日以内に
（就退任、代表者の変更、常勤⇔非常勤、氏名の変更）
都道府県知事（２以上は大臣）に届け出る必要があります。
留意点は、建設業に５年以上の役員経験者であることです。
新代表取締役は役員に就任されて５年以上経過しておられますか？

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

藤田行政書士総合事務所 さん、アドバイスありがとうございます。

こちらは知事許可なので、登記後、謄本などの必要書類を取得次第、県知事（県民局）に役員変更届出書を提出する予定です。

> 留意点は、建設業に５年以上の役員経験者であることです。
> 新代表取締役は役員に就任されて５年以上経過しておられますか？

新代表は今まで社員だった為、役員としての経験は０となります。
ご指摘の「５年以上の役員経験者」とは「経営業務の管理責任者」に関連してのことでしょうか。
この役職の要件は“常勤の役員として５年の経験がある者”で、必ずしも代表取締役がなる必要はないそうなので、現在の社長には代表を退任後も５年間役員（経営業務管理責任者）を続けてもらい、５年経って新社長が要件を満たしたらバトンタッチ、という形にしようかと考えております。

Ａ：現在の社長、代表取締役を退任後も５年間役員（経営業務管理責任者）＝常勤役員であることが必要です。

藤田行政書士総合事務所
行政書士　藤田　茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

たびたびの返信、ありがとうございます。

> Ａ：現在の社長、代表取締役を退任後も５年間役員（経営業務管理責任者）＝常勤役員であることが必要です。

現社長には、「常勤の」役員取締役として、５年間在籍してもらう予定です。