相談の広場
弊社では、定期健康診断の受診時は、各社員の希望日程を担当者がとりまとめ、
健康保険組合の契約健康診断機関に申し込みをしています。
申し込みの際に、社員の個人情報(氏名、生年月日、保険証記号・番号)を
電話またはFAX送付を伝えています。
Pマークは何年か前に取得したのですが、
全社的に、健康診断時の個人情報やり取りの扱いがいまいち曖昧になっています。
中小企業でPマークの運用担当者も特に決まっておらず、
なんとなく私が担当のような扱いになっています。
今更ながら、このやり取りが「提供」なのか「委託」なのか自信もなくなってきました。
現在は委託扱いになっていますが、委託記録がとられていないのが現状です。
委託契約・審査は法令により守秘義務が課せられている為省略可能、としています。
今後の運用方法として、以下を考えていますが、どのように認識・運用するのがよいでしょうか?
以下に書いた以外の方法でも、よい運用方法があれば、教えていただきたいです。
「委託」だとややこしいことが多くでてきそうなので、「提供」に出来れば…と考えています。
1.入社時に個人情報取り扱いの承諾書をもらっているので、
その承諾書に健康診断受診時に個人情報を「提供」する旨を追記する。
在籍社員については、再度署名をもらいなおす。
2.「委託」扱いのまま、委託記録を作成する。
但し、委託期間、利用終了時の措置(廃棄の確認)をどうしたらよいか分かりません。
何年も同じ健診期間で受診しており、過去に受診している社員の情報はずっと残っているようです。
期間を1年とこちらで勝手に決めてよいのか、
その度(1年毎)に情報を削除させてよいものなのか・・・。
スポンサーリンク
削除されました
削除されました
Pマーク(JISQ15001:2006)上の取り扱いでのご相談として説明させていただきます。
御社は一般の事業会社であり、社員の方の健康診断のために個人情報を外部へ提供することは可能です。むしろ、提供しないと法令遵守できません。ご心配なさっているのは、「第三者に提供」となるのでは?と過度になってあるからです。
「3.4.2.8 提供に関する措置」の項目にもありますが、ただし書き「g)3.4.2.6のただし書きa~dのいすれかに該当する場合」を適用すれば済むことですから。法令に基づき実施するものですから、特に入社時の誓約書にも手を加えなくてもかまいません。
委託として整理するにしても、健康診断受診機関は法令で守秘義務は課されていますし、どにみち具体的にやることはないと思います。御社での保管期間は、法令の定めの通り5年にしないといけません。
Pマークよりも法令が上位であり、そう気を付ける個所ではないと思います。
hiyokko さん
委託も提供の範疇に入りますが、本人の承諾を得なくていい例外事項の1つです。
本件についても委託と考えるのが妥当と思います。
以前関連した質問がありましたのでご参照ください。
http://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-119570/?xeq=%E5%AE%9A%E6%9C%9F%E5%81%A5%E5%BA%B7%E8%A8%BA%E6%96%AD
トライトン様
回答、ありがとうございます。
実は、ご提示いただいた質問も参考にさせていただいたのですが、
少し時間がたっているのと、委託とした場合の委託情報の管理が分からず、
別途質問させていただきました。
トライトン様の以前の回答を参考にし、
「郵便事業、健診先は委託契約・審査は省略可能」な旨を規則に明記し、
管理責任者の承認を得ました。
委託とした場合、委託の記録を作成する必要があると思うのですが、
「委託期間」「利用終了時の措置(廃棄の確認)」の現実的な運用方法に悩み、
そもそも「委託」なのか「提供」なのか?という疑問まで発展した次第です。
弊社では、健康診断を受診する期日が定められていません。
それぞれ希望日の連絡があった際に、私が健診先に電話で予約をとり、
その際に、受診者の氏名などを委託?提供?しています。
予約の度に委託記録を作成し、健診先の承認(押印)を得ると、
毎年何十通と委託記録をそれぞれ承認を得なければならなくなり、
また、廃棄の確認も含めると、さらに倍の委託に関してのやり取りをしなければなりません。
(委託期間を1年として考えています)
健診先にも負担を強いてしまうことになるので、
この運用方法が正しいのか、もっとよい運用方法があるのでは、と思っています。
考え方の誤り、よい運用方法などご存知でしたら、
ぜひご教授お願いします。
すでにチェック済みかもしれませんが、厚労省の定める「雇用管理に関する個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」P2に関連する定めがあります。
http://www.mhlw.go.jp/topics/bukyoku/seisaku/kojin/dl/161029kenkou.pdf#search='%E9%9B%87%E7%94%A8%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%AB%E9%96%A2%E3%81%99%E3%82%8B%E5%80%8B%E4%BA%BA%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%81%AE%E3%81%86%E3%81%A1%E5%81%A5%E5%BA%B7%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E3%82%8A%E6%89%B1%E3%81%86%E5%BD%93%E3%81%9F%E3%81%A3%E3%81%A6%E3%81%AE%E7%95%99%E6%84%8F%E4%BA%8B%E9%A0%85'
どのカテゴリーに投稿しますか?
選択してください
1~13
(13件中)
お知らせ
2024.4.22
2023.11.1
2023.9.1
スポンサーリンク
スポンサーリンク
[2022.7.24]
[2019.11.12]
[2018.10.10]