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労務管理

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取引企業名簿と契約書の管理システム(フリーソフト)

著者 ルーツアロマ さん

最終更新日:2013年06月27日 10:01

お世話になっております。
弊社と取引のある言わゆるパートナー企業の名簿と、
その契約書を一元管理したいと考えております。

一般的にエクセルで管理する、高額な投資をしてシステムを構築する、
など他社様ではどのような管理体制を整えていらっしゃるのか参考にしたいと思います。

もしその管理方法に見合うフリーソフトやエクセルテンプレート等がありましたら、
是非お教え頂きたく存じます。

皆様、お忙しいところ大変恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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Re: 取引企業名簿と契約書の管理システム(フリーソフト)

著者4畳半一間さん

2013年06月28日 09:55

ルーツアロマ さん
おはようございます。
私は長年、大手企業から零細企業、個人事業会社様から要望され、事務改善を実施してきました。
ご質問の件も多くの会社で問題として取り上げ、提案、実施して頂きましたので、参考になればと思い以下に記述いたします。
 
これまで取引先企業情報や契約書はデータ化してこなかった。と文章から推察いたしましたので、それを前提にさせて頂きます。

 1.これまでの取引先に関わる情報の管理、運営における問題点を整理し、共有化・可視化する必要からそれらをワードとかエクセルに入力する。
 2.同様に契約書、受注書、発注書、請求書、入出金の関係図・業務運用遷移図を作成する。
 3.2.についての運用管理上での問題点を整理し、共有化・可視化する必要からそれらをワードとかエクセルに入力する。

ここまでの整理に因って、発議や改善の目的が明確になると考えます。また、この後の作業でもその主なる件についてのブレを最小限にさせるとも考えます。

 4.次にどのように管理を総合・連携するか2.で作成した図を使用して、こうなれば良いと言う管理運用遷移図を作成します。
 この作成のポイントは、電話やメール等の対応や他社員からの問い合わせ対応の検索、新規作成、修正更新等に分けて作成すると良いです。

 5.ここで、改善実現の方法を幾つか整理して記述します。
  5-1.業者から開発見積りを依頼する。
  5-2.市販業務ソフト資料を取り寄せる。今回は販売管理で良いと思います。
  5-3.自社で開発する。*この場合は、開発要員・開発期間を記述する必要があります。

 6.上記5.が整いましたら貴社予算と比較して実現可能な方向性を検討してください。

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