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労務管理

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別荘利用者把握の問題

著者 いんこのすけ さん

最終更新日:2014年05月20日 13:41

弊社は小規模人数の同族会社、社長がオーナーで奥様が監査役です。

会社の別荘は過去社員も利用しておりましたが、2年位前に社長の奥様が中心となってかなりの費用を掛けて大改装し、別荘管理会社もグレードの高いサービスを提供する会社に変えました。総務担当の前任者(当時わたしは総務担当ではありませんでした。)は事後報告を受けた次第です。社員は改装後誰も利用しておりません。

以前の管理会社の場合は事前に誰が行くかを伝えなければならなかったので、利用者を把握できましたが、今の管理会社になってからは請求書が届いた段階で利用(社長と家族)を知るという状況です。2つある鍵を社長とわたしがそれぞれ所有していますので、社員が利用したい場合はわたしが把握する事ができますが、社長が利用する場合は既述の通り事後に知る事になってしまいます。また、社長が利用する際は時々海外の取引先の接待に利用する事もあり、全てが私用という訳でもないようです。

税務調査で、社員や社長が利用した記録(誰が何人で利用したか+利用目的)等資料提出を求められた経緯があります。

今後の対策として、社員用にはパソコンの共通ファイルに別荘の予約カレンダーを導入しました。社長に対してはよい具体策を模索中です。

請求書が来る度に経理担当が社長に聞いてもいいのですが、それはあまりよい策とは思えませんし、経理担当に負担がかかります。

それで別荘管理会社のサービスの1つにチェックイン/アウトのサービスがあるので、その際に利用者の記録をつけてもらえないかと現在問い合わせ中です。

小さい会社ですと同じような悩みをお持ちの方もいらっしゃるかと思いますが、どのように解決されたのかお知恵を貸していただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

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Re: 別荘利用者把握の問題

著者akijin2さん

2014年06月04日 09:09

個人所有ばかりではありません、投資会社などが所有する別荘など一般の人に貸し出すなどに際にも問題が多々生じています。
相当前となりますが、勤務してました会社も社長個人所有の別荘を人事総務部門での管理を行っていたことがあります。
当時は、一日一世帯のみの利用規則でしたが「利用規則」では、前もって一月前、人事部門への申請、許可、利用金額の前払いとしていました。
利用者あは使用1週前に鍵の貸出申請、返却は使用後早急にとなってました。
やはり、利用申請書、利用リスト 鍵貸出申請書、管理票等を作成し行ってました

≪所有者にとっての問題[編集]≫
・長期間不在とするため、建物の管理上の問題が発生しやすい(例:風水害による窓ガラスや屋根の破損、凍結による水道管の破裂等)。
・一般の住宅同様、租税公課が課されるほか、住民票を置いていない所であっても、別荘を所在する市区町村から住民税の均等割も課税される。
・別荘利用者と自治体や地元一般住民と公共料金の負担を巡って対立するケースがある。別荘の使用が盛んなシーズンとそうでないシーズンの間には、水道などの社会資本の需要に大きな格差が生じるが、地元の自治体は必要な需要を賄うべく前者にあわせた規模の整備を行わなければならない。だが、それは地元の自治体に居住している人口規模に対して過剰にならざるを得ず、普段はそこまでの需要を必要としない地元一般住民の間には負担過重を訴えて過剰分を別荘利用者に転嫁すべきだと言う声もある。例えば、清里のある高根町(現・北杜市)では別荘利用者に対してのみ水道料金を1998年に3倍以上に引き上げている。

Re: 別荘利用者把握の問題

著者いんこのすけさん

2014年06月04日 10:24

akijin2さん、ご自身のご経験等ありがとうございました。

社長が別荘利用の際に帳面に記録を残す事になったことと、管理会社が鍵を社長家族以外に貸し出す際に記録をつけてくれる事になりました。

帳面の方は本当につけているかどうか定期的にチェックする必要はありますが、これでなんとかなりそうです。

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