相談の広場
従業員が結婚をして改姓した場合および引っ越しをして住所が変更となった場合に、
記載内容が個人番号通知カードまたはマイナンバーカード(以下、カード)
のコピーを再提出してもらう必要があるかどうか、という質問です。
改姓や住所変更をして、市区町村でカードの記載内容を変えてもらった場合、
その従業員が会社にすでに提出しているカードの記載内容とは異なるという状況が発生します。
ただ、個人番号自体は変わらないので、結婚して改姓した場合には婚姻受理証明書等を見て、
住所変更をした場合には住民票等を見て変更後の内容が確認できれば問題がないのかなと
考えています。
(弊社の場合、結婚をした場合には婚姻受理証明書を提出させ、住所変更をした場合には住民票を提出させています。)
また、中途入社の方(入社時には既婚)で、カードの記載内容変更届出をしていない場合に、古い情報のカードのコピーが提出された場合には、市区町村に届出をして正しい内容のカードのコピーを
提出するように指導する必要があるのか、についても教えていただければと思います。
※上記の質問はもしかすると、そもそも会社毎で取り決めをすればよいだけの問題かもしれません。
その場合にはその旨ご指摘をいただければと思います。
皆様、ご回答のほどよろしくお願いいたします。
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> 改姓や住所変更をして、市区町村でカードの記載内容を変えてもらった場合、
> その従業員が会社にすでに提出しているカードの記載内容とは異なるという状況が発生します。
> ただ、個人番号自体は変わらないので、結婚して改姓した場合には婚姻受理証明書等を見て、
> 住所変更をした場合には住民票等を見て変更後の内容が確認できれば問題がないのかなと
> 考えています。
番号法には番号以外の記載が変わったからといって再提出が必要となるような規定はありません。
むしろ「番号法の定める利用目的以外での収集」にあたり、問題となる可能性すらあります。
カードにある住所等の記載は収集時点での照合のための情報と割り切り、
従業員の住所変更は会社の定める手続において行うのが良いと思います。
> また、中途入社の方(入社時には既婚)で、カードの記載内容変更届出をしていない場合に、古い情報のカードのコピーが提出された場合には、市区町村に届出をして正しい内容のカードのコピーを
> 提出するように指導する必要があるのか、についても教えていただければと思います。
古い情報で提出された場合、本人であると確認できるかどうかで判断されるのが良いと思います。
住所以外の情報が一致しているから良しとするかどうかは、担当者のさじ加減になるでしょう。
万全を期すなら身分証明証と記載が違う場合には新しいものを要求したほうが良いです。
しがない人事総務さん
ご回答ありがとうございます。
> 番号法には番号以外の記載が変わったからといって再提出が必要となるような規定はありません。
> むしろ「番号法の定める利用目的以外での収集」にあたり、問題となる可能性すらあります。
> カードにある住所等の記載は収集時点での照合のための情報と割り切り、
> 従業員の住所変更は会社の定める手続において行うのが良いと思います。
利用目的に抵触するかどうか、という点は確認すべきですね。
> 古い情報で提出された場合、本人であると確認できるかどうかで判断されるのが良いと思います。
> 住所以外の情報が一致しているから良しとするかどうかは、担当者のさじ加減になるでしょう。
> 万全を期すなら身分証明証と記載が違う場合には新しいものを要求したほうが良いです。
確かに、各社でもばらつきは出そうですよね。
弊社の方針を固めて対応したいと思います。
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