相談の広場
いつも参考にさせていただいております。
当方、取締役会設置、監査役設置の非公開会社に勤めている総会事務担当者です。
今後、定時株主総会を開催するにあたりご教示頂きたくお願い申し上げます。
内容としましては、監査役への計算書類等の提出日についてなのですが、
会社法施行規則、会社計算規則によりますと、
・事業報告・計算書類を受領した日から4週間を経過した日
・当該附属明細書を受領した日から1週間を経過した日
・特定取締役及び特定監査役の間で合意した日
のいずれか遅い日までに監査役から監査報告書を受領することになると解釈しています。
(逆に言いますと、監査役に対しましては、監査報告書受領まで4週間以上の日数を確保する日程で計算書類等の提出を行わなければならない。)
ただし、今回、当社のケースで言いますと、取締役会(計算書類等承認)の開催日や計算書類等の作成に要する時間を考慮しますと、原案提出から報告書受領まで4週間を確保できないスケジュールとなってしまうことが判明してしまいました。
この場合、「(例えば)原案提出から3週間を経過した日までに報告書を受領したい」旨を監査役に説明し、監査役の了承を得られ、現に3週間以内に監査報告書を受領することができれば上記規則に違反しないということになりますでしょうか?
それとも、計算書類の提出は、必ず4週間の日数を確保して行わなければならず、確保できない場合は規則違反になるという解釈になりますでしょうか?
知識不足で恐縮ですが何卒ご教示頂きたくお願い申し上げます。
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> 原案提出から報告書受領まで4週間を確保できないスケジュールとなってしまうことが判明してしまいました。
4週のことを知らなかったのでしたら、はなから失敗でしたね。
> …」旨を監査役に説明し、監査役の了承を得られ、現に3週間以内に監査報告書を受領することができれば…
監査役の好意にすがるのは構いませんが、「遅い日」ですので、その取り決めに監査役は拘束されません。せかせば、監査権の侵犯です。
> 確保できない場合は規則違反…
取締役会で承認決議できないだけです。しても無効。おくれてやってくる監査報告書を付けて、臨時取締役会をひらき決算承認、そのあとの定時株主総会のスケジュールにのらなければ、スケジュール組み直しということになります。非公開なら中1週間の招集期間とか、いろいろ手はずがつくといいですね。
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