相談の広場
決議事項も報告事項も無かった場合の議事録はどのように書けば良いでしょうか?
また、それらに該当しない内容でのやり取りが続きましたが、記載はしないほうが良いでしょうか?(たとえば営業担当役員からの売上の改善策や新規店舗の稼働状況の報告など)
実際に役員会でかかった時間は1時間以上なのですが、仮に記載をしない場合、決議事項も報告事項もない取締役会で会の時間が1時間以上と言うのはおかしいでしょうか?
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tidalwave さま
ご存知のとおり、取締役会議事録は会社法でその作成義務が定められています(第369条3項)
次に取締役開催には対象となる取締役ならびに監査役に対して事前に発出する招集通知にて
事前に決議事項と報告事項を告知するのが一般的ですから、仮に事前に決議事項、報告事項共
にないのならば、 (決議事項) (報告事項)の項目に 「本取締役会で審議(又は報告)された議案
はありません。」 とそれぞれに記載した上で、尚、「本日予定された審議事項、報告事項は無い
旨、議長から発言がなされ、なお その他 の報告事項の有無について出席取締役にはかった
ところ営業担当役員より以下のとおり報告があった。」として発言された内容の全文または骨子と
それに対しての質疑応答があればその旨を簡潔にまとめるとするのは如何でしょうか。
但し、これは当方での予め議事がない場合の対応を下敷きに助言するものなので、御社での取
締役会の運用についての規程に照らし合わせていただければ良いと思いますが、取締役会を
1時間以上に亘り開催した、という事実はありますので、その内容をつぶさに残せば
おかしいことではないと思います。 ご参考まで・・・・
会社法とその施行規則を読んでいただければ、おのずと回答は得られるのですが。定款と法でさだめられた議題しか議事できない取締役会設置会社の株主総会とちがい、取締役会は事前に用意された報告事項や議案に拘束されず、会社執行のすべての面を引き合いに出し、討議に付すことで取締役は株主の信任に応えねばなりません。
(取締役会の決議)
第369条 取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)が出席し、その過半数(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては、その割合以上)をもって行う。
2 (略)
3 取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
(取締役会の議事録)
第101条 法第三百六十九条第三項 の規定による取締役会の議事録の作成については、この条の定めるところによる。
2 取締役会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成しなければならない。
3 取締役会の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。
一 取締役会が開催された日時及び場所(以下 略)
二 ~ 三 (略)
四 取締役会の議事の経過の要領及びその結果
(以下 略)
議事の経過の要領、その結果をしるしたものが、議事録の中身です。
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