相談の広場
現在、社員数50名程(内パート10名程)の総務経理などを行っております。
会社の規則や役職が変わりやすいので、手当金の配布や管理に追われています。
誰にいくら支払わないといけないなど口頭で情報が下りてくるものに対して
管理を行うので、効率があまり良くありませんし曖昧になってしまっています。
社員情報・手当金など、細かい管理をどのようにされていますか。
仕組などお教えいただきたいです。
現在の管理方法
・社員別に履歴書が保管されている
・excelで社員の住所・年金番号等の情報が管理されている
・手当金の配布管理は行わていない
・資料(ファイルデータ)の保管場所がバラバラ
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musan 様
口頭での情報とのことでご苦労されていることと思います。
私も90名程度の会社で総務・経理を行っています。
どういった手当金なのか不明ですが、それが役職・資格等固定給に関る
ことであれば、辞令等は発行されないのでしょうか?
弊社では、辞令書が発行され翌給与計算開始日から手当がつき、資格については、
取得後本人からの申し出により翌給与計算開始日から手当がつく等、
一定のルール(規則)があります。
総務経理として、明確なルールを設け(手当付与開始日等)それを社長に承認をもらい、
ルールに則って業務をすればよいかと。。。
上司にそれを言いにくいのであれば、musanさんが指示された内容を文書にし、
上司に承認をもらうようにするとか。。。
今の状態ですと、責任の所在がいったいどこなのか不明です。
(言った聞いてないの話になりそうで)
弊社では、市販の人事・給与・就業ソフトを導入し、給与等人事に関る履歴を見えるようにしています。それだけで従業員の人事情報を網羅できます。(初期データの作成は大変でしたが・・・)もちろん私と上司しか見れないように専用のPCでセキュリティをかけています。
お金のことなので、口頭ではなく、文書で明確に指示してもらった方がいいと思います。
50人もいる企業なのであれば、そろそろ文書管理・情報管理をしっかりした方が
よろしいかと。。。
私もまだまだ若輩者ですので、意見に問題があったらご容赦ください。
まずは一つ一つ解決していくことです。
がんばって下さい。
>
> musan 様
>
> 口頭での情報とのことでご苦労されていることと思います。
> 私も90名程度の会社で総務・経理を行っています。
> どういった手当金なのか不明ですが、それが役職・資格等固定給に関る
> ことであれば、辞令等は発行されないのでしょうか?
> 弊社では、辞令書が発行され翌給与計算開始日から手当がつき、資格については、
> 取得後本人からの申し出により翌給与計算開始日から手当がつく等、
> 一定のルール(規則)があります。
> 総務経理として、明確なルールを設け(手当付与開始日等)それを社長に承認をもらい、
> ルールに則って業務をすればよいかと。。。
>
> 上司にそれを言いにくいのであれば、musanさんが指示された内容を文書にし、
> 上司に承認をもらうようにするとか。。。
>
> 今の状態ですと、責任の所在がいったいどこなのか不明です。
> (言った聞いてないの話になりそうで)
>
> 弊社では、市販の人事・給与・就業ソフトを導入し、給与等人事に関る履歴を見えるようにしています。それだけで従業員の人事情報を網羅できます。(初期データの作成は大変でしたが・・・)もちろん私と上司しか見れないように専用のPCでセキュリティをかけています。
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> お金のことなので、口頭ではなく、文書で明確に指示してもらった方がいいと思います。
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> 50人もいる企業なのであれば、そろそろ文書管理・情報管理をしっかりした方が
> よろしいかと。。。
>
> 私もまだまだ若輩者ですので、意見に問題があったらご容赦ください。
> まずは一つ一つ解決していくことです。
> がんばって下さい。
>
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ご回答いただき、誠にありがとうございます。
文書で明確に指示を行っていくように、上司に相談します。
また、人事・給与・就業ソフトの導入を早急に考えていきたいと思います。
大変参考になりました。
誠にありがとうございました。
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