契約書の保管

賃貸契約書でしょうか。
契約書は契約に関する取り決めが記載されている書類といえますので、費用や、更新の方法、解約の方法、問題が生じた時などにおいての方法等も記載があるかと思います。
契約の完了までにおいて、何ら問題が生じなければ、契約書が必要になることがないことは多々あります。逆に何らかの問題が生じることがあれば、合意した内容である契約書の記載内容に沿って、判断を行うかと考えます。
退去後に問題が生じることもない、とはいえないので、一定期間保管し確認ができる状況が望ましいでしょう。

双方がとりかわしている契約書を紛失したのであれば、再発行やコピーをお願いすることは可能ですが、対応してもらえるかどうかは、相手しだいといえるかと考えます。



> 従業員の宿泊用や、事務所用に部屋を借りています。
> 契約書を紛失した物がいくつかありました。
>
> この場合、再発行またはコピーを貰い保管をすればいいのでしょうか？
> また、すでに退室している場合は必要ないでしょうか？
> 保管義務、ペナルティなどあるのでしょうか？
>
> よろしくお願いいたします。

契約書そのものは、契約に際しての取り決めごとを列記したものですから、万が一のトラブルについては、その根拠をそこに求めるものになりますよね。
自分側の方は問題なくても、後日忘れたころに相手側から何か言ってくるかもしれません。ですから、済んでしまったものであっても、一定期間は保管しておかないとならなくなります。企業関係ですと税務署の調査がありますので、７年（これは確認してください）くらいは保管していないとならないはずです。
不動産関係の契約書も同じものですが、それについて特記すれば…
金銭の支払いが当然発生するはずなので、まず、
１．その費用が貴社の費用として計上すべきものであるのかどうか？
（全く会社と関係ない人（会社）の費用を付け替えていないかどうか、架空計上がされていないかどうか）
２．契約はされているのは確かだが、従業員宿泊用とされているものの、事業用ではないのか？
３．従業員宿泊用とされているものの、役員等が私的利用しているものではないのか？
４．その宿泊費用について従業員から費用を徴収しているかどうか？
（給与課税の問題など）

だいたい、そんなところを税務署はチェックしていくはずです。
ただ、契約書そのものがないとそのチェックができません。
現実的な税務調査は直近３カ年分くらいですから、古い分は仮に無くなっていたとしても、支障がないときも考えられますけどね。





> 従業員の宿泊用や、事務所用に部屋を借りています。
> 契約書を紛失した物がいくつかありました。
>
> この場合、再発行またはコピーを貰い保管をすればいいのでしょうか？
> また、すでに退室している場合は必要ないでしょうか？
> 保管義務、ペナルティなどあるのでしょうか？
>
> よろしくお願いいたします。

ぴぃちん様 gitokoto2008様
ご回答ありがとうございました！
現在使用中のものはコピーを貰えるようにお願いする事になりました。
どうもありがとうございました。