属人的な手当の事後確認について

> いつも大変参考にさせて頂いております。
>
> さて、当社では属人的な要素がある手当（言い換えれば本人から申請があって初めて事実が分かる手当）について、以下の3つがあります。
> ①扶養手当
> ②住宅手当
> ③通勤手当
>
> このうち、①については健康保険上の扶養親族とほぼ同じ条件であることから、定期的に事後確認を行ってきました。具体的には前年の収入が（ほぼ）確定する6月以降に所得証明書を求める形で行ってきました。
> ただ、片手落ちと言いますか、住宅手当・通勤手当については、証明書類まで求めず「現状と相違ない」という形で進めていました。法的な理由は特になく、前例としてそのようにしてきたからというのが続いていたのいうのが実態です。
>
> いずれにせよ、この事後確認を行うことで、仮に不正受給があった場合に、当該期間に係る不正利得の請求権により合理性が増す（会社側が放置していたのではないため、過失相殺される要素を減らす）といえると考えています。
>
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> 今後手当の事後確認を行うのにあたり、適正支給の観点、それに係る労力の観点から今後以下２つのいずれかを考えています。
>
> ①性善説に基づき、扶養・住宅・通勤とも各手当の支給現況を示し、「現況に相違あり、なし」を選択させ署名を求めて事後確認したものとみなす。
> ②扶養手当だけでなく、住宅手当は契約書写し、家賃振込の分かる証憑の提出を求め、通勤手当も定期券、電磁媒体による乗車履歴などを求める。
>
> 参考までに、皆様の会社で手当の事後確認においてどのような対応を行っているのかご教示頂けますと助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。
>

こんばんは。
事後と事前と両方です。
住宅手当については契約書のコピーの提出を求め契約者本人の場合に支給します。
独居や世帯主であればおそらく契約者と本人は一致すると思いますが親や兄弟との同居の場合本人契約ではないことが考えられます。
なので契約者本人の場合のみ支給しています。
婚姻により戸籍筆頭者の変更はあるが世帯主が変わらない場合は支給しません。
契約書の提出が無いうちは住宅手当は支給しません。
通勤手当は定期券購入時に領収証を発行してもらい提出してもらいます。
領収書発行忘れは券面コピーの提出で確認します。
定期券は労災の問題もありますので届出範囲を超えての購入は金額が同額であっても認めていません。
支給時単位（１か月とか３か月等）ですと煩雑なので少なくとも年１回、固定月ではなくランダムに月指定をしています。
領収証と届出の内容を確認しています。
とりあえず。

入社時の提出書類については、就業規則に明文で規定するのが一般的です。
しかし、毎年の確認についてまで、書いている会社は少ないと思います。
もし、貴社で新制度を導入されるのでしたら、就業規則等にも一筆入れておくのがベターでしょう。
「変更時の届出」ルールの場合、「私は知りませんでした」と主張する人がきっといるはずです。しかし、規則を整備し、周知・運用も徹底すれば、「変更時のみの届出」というルールでも、結構、効果は上がるのではないかと思います。その辺、管理の方針も関係してくるのでは。





> いつも大変参考にさせて頂いております。
>
> さて、当社では属人的な要素がある手当（言い換えれば本人から申請があって初めて事実が分かる手当）について、以下の3つがあります。
> ①扶養手当
> ②住宅手当
> ③通勤手当
>
> このうち、①については健康保険上の扶養親族とほぼ同じ条件であることから、定期的に事後確認を行ってきました。具体的には前年の収入が（ほぼ）確定する6月以降に所得証明書を求める形で行ってきました。
> ただ、片手落ちと言いますか、住宅手当・通勤手当については、証明書類まで求めず「現状と相違ない」という形で進めていました。法的な理由は特になく、前例としてそのようにしてきたからというのが続いていたのいうのが実態です。
>
> いずれにせよ、この事後確認を行うことで、仮に不正受給があった場合に、当該期間に係る不正利得の請求権により合理性が増す（会社側が放置していたのではないため、過失相殺される要素を減らす）といえると考えています。
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> 今後手当の事後確認を行うのにあたり、適正支給の観点、それに係る労力の観点から今後以下２つのいずれかを考えています。
>
> ①性善説に基づき、扶養・住宅・通勤とも各手当の支給現況を示し、「現況に相違あり、なし」を選択させ署名を求めて事後確認したものとみなす。
> ②扶養手当だけでなく、住宅手当は契約書写し、家賃振込の分かる証憑の提出を求め、通勤手当も定期券、電磁媒体による乗車履歴などを求める。
>
> 参考までに、皆様の会社で手当の事後確認においてどのような対応を行っているのかご教示頂けますと助かります。何卒よろしくお願い申し上げます。
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こんばんは。
> 事後と事前と両方です。
> 住宅手当については契約書のコピーの提出を求め契約者本人の場合に支給します。
> 独居や世帯主であればおそらく契約者と本人は一致すると思いますが親や兄弟との同居の場合本人契約ではないことが考えられます。
> なので契約者本人の場合のみ支給しています。
> 婚姻により戸籍筆頭者の変更はあるが世帯主が変わらない場合は支給しません。
> 契約書の提出が無いうちは住宅手当は支給しません。
> 通勤手当は定期券購入時に領収証を発行してもらい提出してもらいます。
> 領収書発行忘れは券面コピーの提出で確認します。
> 定期券は労災の問題もありますので届出範囲を超えての購入は金額が同額であっても認めていません。
> 支給時単位（１か月とか３か月等）ですと煩雑なので少なくとも年１回、固定月ではなくランダムに月指定をしています。
> 領収証と届出の内容を確認しています。
> とりあえず。


tonさん、ご丁寧なご回答を頂きましてありがとうございます。
やはり手当申請の根拠となる書類の提出を求めるのが最もスタンダードな方法ですよね。
当社では自動車通勤者も多いため、年1回車両保険の更新がなされているかの確認を行っているため、そのタイミングで通勤手当の確認も併せて行おうと思います。

また、別件ですが、お恥ずかしながら当社でも、社への申請＝公共交通機関であった者が、バイクで出勤中に事故にあったことがありましたが、この場合は通勤災害扱いとなりました。労基署曰く、通勤手段の虚偽申請による通勤手当の不当利得は会社と従業員との個人の問題であり、合理的な通勤経路において起こった事故であれば通勤災害になるとの見解でした。

> 入社時の提出書類については、就業規則に明文で規定するのが一般的です。
> しかし、毎年の確認についてまで、書いている会社は少ないと思います。
> もし、貴社で新制度を導入されるのでしたら、就業規則等にも一筆入れておくのがベターでしょう。
> 「変更時の届出」ルールの場合、「私は知りませんでした」と主張する人がきっといるはずです。しかし、規則を整備し、周知・運用も徹底すれば、「変更時のみの届出」というルールでも、結構、効果は上がるのではないかと思います。その辺、管理の方針も関係してくるのでは。
>
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労働新聞社 相談役 長谷川様

ご丁寧なご回答ありがとうございます。

改めて、当社の規則を確認しましたところ、
扶養手当では
「受給条件の消滅、変動があった際はすみやかに届け出なければならない。この手続きを偽り、又は怠って不当に手当を受給した場合はその全額を返済しなければならない」ときっちり記載はしてありました。
ただ、住宅手当、通勤手当については、その事実が承認された月から支給し、要件を欠くに至った月を以て終わる旨の記載しかありませんでした。
並行して「変更時の届出ルール」を徹底したいと思います。

事後の確認についても明文化されておりませんでしたので、「手当支給要件を具備しているかを随時確認するものとする」旨の就業規則への記載を検討したいと思います。

こんばんは。

> また、別件ですが、お恥ずかしながら当社でも、社への申請＝公共交通機関であった者が、バイクで出勤中に事故にあったことがありましたが、この場合は通勤災害扱いとなりました。労基署曰く、通勤手段の虚偽申請による通勤手当の不当利得は会社と従業員との個人の問題であり、合理的な通勤経路において起こった事故であれば通勤災害になるとの見解でした。
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労基署の見解はそうなるのが普通かと思いますがその際の会社の対応をどうされたかでしょうね。
虚偽報告で何時から公共交通から交通用具になったのか、その際の通勤手当の差額をどうされたのか。
返金対応されたのかそのままなのかどうなんでしょう。
返金できない場合は課税処理で対応するのも方法でしょうね。
事故が起こってからでは遅いですし会社が承認したもの以外での事故で労災扱いになるのは会社としても不本意かとおもいます。
なので公共交通の場合は領収証や券面コピーの提出を求めます。
固定月だとその時だけとされても困るのでランダムに月指定しています。
とりあえず。