経理規程について

> 建設会社で経理を担当していますが、現在当社には経理規程というものがありません。

経理規定（マニュアル）を作成してもよいと思いますが、マニュアルを守るのも従業員の方なので、結局同じ悩みをお持ちになるでしょう。


＞そのために、突然、業者への支払いが起こった場合の手続きがスムーズにいかなかったり、

そもそも突然の支払が発生することが問題ですね。
今まで、その都度、融通を利かせているからいつまでのその風習がなくならないんだと思います。
経理はお金を扱います。お金が出やすい会社はダメです。たとえ1万円でも千円でも何の費用なのか、上司の確認はあるか、最終的に社長に確認できているか・・です。
出金した以上は経理の責任です。
その責任が取れないようであれば、必ず上司や社長に出金していいかどうか確認する必要があります。

＞仮払金の精算がとどこおる等々、放っておけばずさんになる状態です。

ほおって置いておくのは経理の責任です。
最終的に自分が自腹を切る覚悟で仮払いはして下さい。
私の場合は出金は上記の手続きを踏みます。マニュアルなんてありません。
精算がないときは口頭でお願いして、2ヶ月精算がなければ給与から差し引きます。労基上問題はありますが、事前に仮払いするときに伝えます。


＞経理の立場として強く言うこともありますが、出来れば決め事に沿ってスムーズに処理することを説明し、協力して仕事をしていきたいと考えています。

経理の立場などありません。強く言うこともありません。
会社のお金を預かっているのですから、自分の保身を考えてください。
誰のせいでもありません。自分のせいです。



＞経理規程を作ろうとも思っていますが、雛形もありません。他社の皆さんはどのようにされていますか？どなたか教えてください。

ちょっと厳しいですが、経理を20年以上している私のやっていることです。
金庫にカギをかける様に仕事心にもカギをかけてください。

ちょっと思ったのですが経理規定というと、経理課の職員が守るべきことがらを記載するのが基本ではないかと思います。
その他には決算についてはこういう手順にしましょう。
金銭の出納方法はこういう手順を踏みましょう。
こういったことではないかと。

お悩みの件は社員への「社内規則」のようなものではないかと思います。
・どういった場合に仮払を申請することが出来るか。
・仮払は要件が終了後、○○日以内に精算すること。
・支払申請には事前に所属上長の確認印をもらっておくこと。
・経理部に請求書が来た場合に○○日締め切りの××日支払。
などなど・・・。
細かく書くとキリがありません。

いろいろなことがあると思いますが、出金する時に「依頼者の上司」の確認が取れていることをまずは確認するべきかと思います。
また、経理部では「こういう申請が来たので支払います」という確認を複数の人員で行うべきでしょう。

経理担当としては「一人で判断しない、払わない」これが原則です。
同僚でも上司でも部下でも、複数の方と相談しあい、確認しあうことが大事ではないかと思います。

その上で経理部としてのキマリを（仮払申請のしかた、など）、ルーズな人に対してもわかるような形で徹底させていくのがよろしいかと思います。
いきなり規則でガチガチに決めても、「今まで良かったじゃないか」ということになりかねません。
まずは経理担当の「お金の扱い方」を複数の人員で確認することを徹底し、経理部に出金申請に来る人にも本人と上司の確認をさせること。
お互いに複数の人が確認しあうこと、これからはじめたらよろしいのではないかと思います。
（例題にあったように、仮払精算が遅れていたら相手上司にも早くするように催促することができますし、それで動かなければ経理の上役から言ってもらうとか。本人も上司から催促されればやらないわけには行かないでしょう・・・）

その上で職員に対しての細則を決めていけば良いのではないかと思います。


※一般の会社ではありませんがネット上で見つけた経理規定
http://www3.shakyo.or.jp/cdvc/shiryo/pdf/hourei12.pdf

お世話様になります。
　
「たかの」さん「yore」さんのアドバイスはもっともだと思います。
　
　私は同じ業界なので、「みやじ」さんの悩みは非常に良くわかります。
　建設会社は、工事現場での資材や備品の購入を、現場代理人である社員に任せます。現場が会社の近くなら会社に戻ってきて、現金をもらったり、仮払金をもらっていって、すぐに精算ができますが、遠くの現場だとそうはいかない場合がでてきます。遠くの現場が複数になってくると、経理担当者も管理しきれなくなってくるんですね。
　
　私も苦労しましたし、規程を考えたことがありましたが、結局、規程は中途半端に終わってしまいました。

　ちなみに当社の場合は、大きな買い物は事前に担当上司と相談して購入(電話でもOK)、支払いは請求書払いです。
　小口の支払いは、原則、本人の立替払いにしています。仮払はしていません。

　簡単な規程を作るのは悪くないと思いますが、最終的には個々への教育がカギだと思います。規程を作っても守る側の社員にやる気がなければダメだと思います。
　これは、大変な力仕事で年数もかかりますが、根気よく、地道にがんばっていかなくてはなりません。私も「お願い！お願い！」という形で何回も依頼しました。結果、今では、この件で悩むことはほとんどなくなりました。

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たかの　様

　大変参考になりました。ありがとうございました。自分自身に甘さがあったと反省しました。
　私の言葉が足りず、誤解をされてしまった部分もありますが、前任者の時は決済もなく支払が行われていましたが、1年前より私が担当してからは、必ず社長の決裁をもらってから支払うようにしています。
　仮払いの精算も、一人の役員がルーズで、何度言ってもなかなか精算してくれません。
　自分の都合で支払を迫る社員との衝突もあったり、肝心の社長からは「俺がハンコウを押しても、君が判断して支払ってくれ」「憎まれ役になってくれ」といった事を言われ、改善策の一つとして規程作りに思い至った次第です。
　経理担当者として仕事心にカギをかけるほどに孤独を感じるのは、やはり皆さんいっしょですか？

yore 様

　大変参考になりました。ありがとうございました。
　おっしゃる通りだと思います。一人でリスクを背負い込まないように、先手を打って、慎重に事を運んでいくように心がけようと思います。
　経理規程の雛形の件もありがとうございました。参考に致します。

いさお　様

　いつもありがとうございます。
　時間がかかっても、あきらめずに粘り強く改善を進めていきたいと思います。
　実はちょうど1年前に、現在の会社へ経理担当者として中途入社しました。以前に勤めていた会社の約10分の1の規模の会社で、8年ぶりの建設業界への復帰ですが、経験を生かして変えていきたい部分はたくさんあります。しかしもう少し実績を積んで信頼を勝ち取らないとなかなか耳を傾けてもらえません。コツコツと自分のやるべき仕事を積み重ねていこうと思います。

shimachan 様

　ありがとうございました。ご意見参考にさせていただきます。
　3月に建設業経理士の2級を受けまして、現在結果待ちの状態です。当社は30名足らずの小規模の会社で、一人で何役もこなさなければなりません。
　稟議書ではありませんが、社内の注文書という形で、経費の支出行為を承認するということはしています。また、「今後決済印のない支払は一切しません」という態度を浸透させていた所、最終的な決裁権限者である社長が「俺が判を押しても、経理の方で判断してくれ」「社長より権限を持ってくれ」などの事を言出だしたため、他の社員と社長との板ばさみにならないように大変な思いをする事もあります。
　社長に自覚してもらうために、会社の経理に関する資料を作って説明したりなどの事もしています。
　経理規程作りも、やはり取り組んでいきたいと思います。
　建設業界の経理規程の雛形について何かお心あたりがありましたら、ぜひ教えていただけないでしょうか？

自分の場合、会社の行事での飲食は仕方ありませんが、会社の人間とはプライベートな付き合いはしません。
自分は弱い人間なので仲良くなったりすると貴方の様なことになってしまうので、そうしています。
お金に感情は入れたくない入れてはいけないと常に心がけています。

決済は全て社長のサインをもらってください。社長から嫌がられてももらってください。

そのあと、特に注意は、現金の受け渡し。
必ず手渡し、受領サイン。
「渡した＆もらってない」などのトラブルがあります。

印鑑は印鑑使用簿を付け、何の決済にどの印鑑を使用したかを細かくつける。
実印、銀行印、角印、認印等。
もしかしたら、社長さんが印鑑を押して、後々トラブルになったら貴方が疑われます。
印鑑使用簿以外の印鑑使用は自分は責任取れないとはっきり言います。
継続して6ケ月もすれば定着します。

よくあることで、2年前のあの件はどうだった・・とか、過去のことを思い出したように確認があります。
その時に何も資料がないと事実がつかめません。
憶測や想像でしか対応できなくなってしまいます。
そんなときに自分が困らないように上記の帳簿をつけてください。
経理日誌をつけるのもいいかもしれません。
3年前のその日の自分の行動を説明できるようにしておけば間違いないでしょう。

仕事は孤独です。誰でも営業でも役員でも社長でもみんな孤独です。
言い換えればそれが仕事です。

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たかの　様

　種々具体的なお話、ありがとうございました。
　頑張ります。

shimachan 様

　ありがとうございます。おっしゃるとおりだと思います。
　焦らずに最適なものを探してみます。