税務について(経理職員の私的流用)

> いつもお世話になっています。
> この度従業員20名以下の中小企業で経理を担当することになりました。
> 前任者は70代の女性で、創立以来46年間同じ人が担当していました。
> この人が大変杜撰な担当者で、細かいことは省きますが、経費の私的流用なども発覚している状態です。
> 今までは本人がごまかしながら業務に当たっていたため、担当が私に代わってからボロボロと問題が発生しています。
> 昨日の事ですが、この一年間で私的な電報を21回会社の電話で発信していたことが発覚しました。
> 電話会社の営業さんが、151から発信依頼する電報の受付時間が変更になるとご挨拶にみえ、当社ではインターネットサイトからしか発信しないので必要ないですよと言ったところ、一年で21回151発信した履歴があることを教えてもらい、本人が白状した感じです。
> すぐに21万円現金を持ってきましたが、受け取らず保留にしてあります。
> 過去10年間の電話料金を調べたところ、1ヶ月で16万円の請求が来ているときもありました。
>
> 今年辺り税務調査が入りそうなのですが、電話料金なども見るポイントになるのでしょうか。
> 個人情報の観点から、電報の発信記録は残らないそうです。わかるのは異常な金額の電話料金だけです。
> このような場合、どのように対処したら良いのでしょうか。


こんばんは。私見ですが…
税務調査ではピンポイントでそのことだけを見るわけではないと思います。
また電話料金については請求書がありますがその保管はされていないのでしょうか。
個人情報とはいえ会社の電話を利用している訳ですから必ずしも個人情報とは言えないのではと思います。
届け先は無理でも会社から電報を依頼しているのは営業さんが説明できるわけですからその程度の事は記録として残っているのでしょう。
ある種の搾取ですが会社がそれを管理しきれていない…請求書の確認とか金額の異常高額とか…訳です。
その上での法人申告をされている訳ですから調査で聞かれた場合は事実をそのまま説明するよりないでしょう。
あとは調査官の判断でしょうね。
何を指摘されるか判らない中で判らないことを気にしても仕方ないかと思います。
それよりも調査の連絡がいつ来ても対応出来るように書類を整備しておく方が重要ではと思います。
とりあえず。

①　中小企業で往々にして起こり得ることです。女性に限らず、１人の人が、10年以上も継続して経理部門の最高責任者であるような場合、内部統制がしっかりしていないとこういうことになります。
　もちろん、人それぞれ大いに異なることではあります。心清い人から言えば、十把一絡げにして欲しくないと思われるでしょう。

②　その人には気の毒な結果になるでしょうが、事実をありのまま社長に報告すべきです。
　ただ、４６年も経理を任せてきた社長は、そのような不正があることを薄々知っていた可能性があります。
　その恐れがあるので、必ず他人に知られないように十分配慮して、社長だけと一対一で話しましょう。
　また、他の人にはそれまで極力知らさない方が無難です。

③　もし②の中段に述べた推察が当たって居た場合、社長の沽券に関わることなので、質問者が排斥されるなど、質問者にとっては思いがけない災難が降ってこないとも限りません。　

④　焦ってことを仕掛けると足下を掬われ、逆に追い出される危険があります。

⑤　密かに、しっかり精密に不正内容を確定しましょう。アバウトではいけません。できたら、証拠を押さえましょう。
　調べたら、電話料に留まらない可能性が大です。

⑥　本人が持ってきた２１万円は会社に入金すべきです。受け取らないで置くと、同じ穴の狢になってしまいます。本人にその金の根拠を書かせた文書を保存しましょう。

⑦　最終的には、その女性は退職させるべきです。

⑧　なお、税務調査に対しては、我関せずの方が良いでしょう。
　税務署職員が不審に思い質問すれば、知りうることだけを答える方が無難です。

経費の私的流用については、会社としての対応が必要になりますので、事実をありのままに、経営者に伝えていただくことしかないと思います。
21万円についても、会社の損害がいくらであるのか、その弁済方法をどうするのか、刑事的な面をどうするのか、すべてに経営者に判断を求めることになるかと思います。

電話料金だけであれば、月額の料金は会社によっても異なります。
同業他社同事業規模程度において、突出しているのであれば、税務調査で徴されることはあり得るかもしれませんが、状況としては、税務調査の際にどのように対応するのか、よりも、私的流用について会社がどのように対応するのか、なつじろうさんではなく、経営者が対応する事由かと思います。

ton様
お返事が遅くなりまして申し訳ありませんでした。
この度会社からの処遇が決まり、現在書類の作成中です。
結果的には本人の申告してきた流用金額の賠償＋ 示談金で処理することになりました。
もともと退職日が決まっていたこともあり、解雇は温情としてなしです。
ご指摘の通り、企業として対応書類を残す方向で準備しようと思います。
ご回答ありがとうございました。



> また電話料金については請求書がありますがその保管はされていないのでしょうか。→本人が一部捨ててしまっています。

> 個人情報とはいえ会社の電話を利用している訳ですから必ずしも個人情報とは言えないのではと思います→これはNTTの方針だそうで、記録が残らないのだそうです。刑事告訴などすれば出てくるかもしれませんが…。

村の平民様
お返事が遅くなって申し訳ありません。
ご心配ご忠告感謝いたします。
この度の件は、社長も薄々感じていたところもあったようで、会社側との話は問題ありませんでした。
もともと本人が退職予定だったこともあり、流用金の返済と示談金の支払で決着させることになりそうです。
後の税務調査などでどう転がるかはわかりませんが、企業として証拠、処断、根拠を明確にした書類を作成中です。

> 　調べたら、電話料に留まらない可能性が大です。→これは実際その通りです。ですが長年居座り続けたせいでキリも果てもなく出てきてしまうので困惑しましたが、さしあたって根拠がはっきりと明示できるものについてのみの処遇となりそうです。
色々と勉強になりました。ありがとうございました。

ぴぃち様
お返事遅くなりまして申し訳ありません。
他の方への返信にも書きましたが、今回は流用金額の返金と示談金の支払ということで決着することとなりました。
現在はあらゆる場面を想定して書類を作成中です。


> 同業他社同事業規模程度において、突出しているのであれば、税務調査で徴されることはあり得るかもしれませんが、状況としては、税務調査の際にどのように対応するのか、よりも、私的流用について会社がどのように対応するのか、なつじろうさんではなく、経営者が対応する事由かと思います。→おっしゃる通りです。ただ同業他社同事業規模程度において異常な金額であるので今回ご相談させていただきました。経営者の判断であることは承知していますが、より正しい判断を模索する為にいろんな方のご意見が聞きたくご相談させていただきました。ご回答有難うございます。