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労務管理

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給与明細の電子化に向けた導入について

著者 palmu さん

最終更新日:2019年06月26日 07:06

当社も遅ればせながら給与明細の電子化を今期導入予定です。
従業員数は500人規模です。
そこで、導入するにあたり、従業員へ向けてどのような対応が必要なのか教えてください。
質問①会社から従業員への通達方法。説明会必須? 書面のみで事足りるのか。
質問②同意書は必須?
質問③就業規則へ記載必須?
質問④他に従業員へ配慮すべき事項、対応がありますでしょうか。

ご教示宜しくお願いします。

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Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者ぴぃちんさん

2019年06月26日 07:58

おはようございます。

①②
従業員の同意が必要になります。
なので、なんの連絡もなく、電子化はできません。
会社が電子化するメリットと、従業員がそれに対するメリットを丁寧に説明することで、同時を得ることにつながると思います。


就業規則に記載してあっても、同意は必要になります。


書面であったものを、どのように電子化されるのか、になるかと思います。
同意されない方がいれば、それだけ、電子化のメリットが薄れると思います。

おそらく、セキュリティや表示方法、書面対応もされているかと思いますので、どのようにの部分を導入開始前に十分に周知する必要はあると思います。

周知にかかる手間や時間は、そのシステムによるかと思います。



> 当社も遅ればせながら給与明細の電子化を今期導入予定です。
> 従業員数は500人規模です。
> そこで、導入するにあたり、従業員へ向けてどのような対応が必要なのか教えてください。
> 質問①会社から従業員への通達方法。説明会必須? 書面のみで事足りるのか。
> 質問②同意書は必須?
> 質問③就業規則へ記載必須?
> 質問④他に従業員へ配慮すべき事項、対応がありますでしょうか。
>
> ご教示宜しくお願いします。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者村の長老さん

2019年06月26日 08:34

①どのような方法にするか、法的にどうかは別として、何らかの説明は必須でしょう。また説明(文書配布)した後、一定期間の質問等の期間を設けてから実施するといった配慮も必要でしょう。

②電子化を不利益と捉えるかどうかですが、ベストは取っておいたほうがいいとは思いますが必須とまでは思いません。

③これも絶対条件ではないと思います。ほとんどの就業規則で文書で給与明細を交付するなどといった規定はみたことがありません。

④①のとおりです。ただ必ずプリントアウトできる通達方法である必要はあると思います。これは今回労働条件通知書等の交付方法においての改正と同じです。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者boobyさん

2019年06月26日 09:22

> 当社も遅ればせながら給与明細の電子化を今期導入予定です。
> 従業員数は500人規模です。
> そこで、導入するにあたり、従業員へ向けてどのような対応が必要なのか教えてください。
> 質問①会社から従業員への通達方法。説明会必須? 書面のみで事足りるのか。
> 質問②同意書は必須?
> 質問③就業規則へ記載必須?
> 質問④他に従業員へ配慮すべき事項、対応がありますでしょうか。
>
> ご教示宜しくお願いします。

当社が最近電子化を行いました実例です。ご参考までに。

1.電子化の説明
実は電子化だけではなく給与規定の改定があったので、その説明会についでとして電子化の話がありました。さらに説明会に出られなかった正社員に対しては同内容のメール送付がありました。また、当社はパートタイマーが多いので、彼らには手厚い説明会が別途設けられ、全員に口頭説明がされています。

2.電子化書式の交付
1では具体的な書式にまで説明がありませんでしたが、別途メールで両書式を並べる形でこう変わりますという説明文書が送付されました。

3.現行と電子の併用
1か月だけ併用期間がありました。(個人的には不要と思いましたが。)

PCが一人一台体制ならさらっとメール連絡でもよいでしょうが、当社のパートはPCをシェアしているので、個人情報保護観点から手厚く説明が行われています。なお、当社電子給与明細は、社内イントラネット上でのみ閲覧、印刷が可能です。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者palmuさん

2019年06月26日 20:45

ぴぃちん様

早速ご返信下さりありがとうございます。
同意書に不同意の意志を表示する、従来の明細を希望する従業員が多数いた場合、電子化のメリットが薄まります。
誠心誠意、従業員へ説明をおこなって電子化へ進めていきたいと思います。
貴重なご意見ありがとうございます。

> おはようございます。
>
> ①②
> 従業員の同意が必要になります。
> なので、なんの連絡もなく、電子化はできません。
> 会社が電子化するメリットと、従業員がそれに対するメリットを丁寧に説明することで、同時を得ることにつながると思います。
>
> ③
> 就業規則に記載してあっても、同意は必要になります。
>
> ④
> 書面であったものを、どのように電子化されるのか、になるかと思います。
> 同意されない方がいれば、それだけ、電子化のメリットが薄れると思います。
>
> おそらく、セキュリティや表示方法、書面対応もされているかと思いますので、どのようにの部分を導入開始前に十分に周知する必要はあると思います。
>
> 周知にかかる手間や時間は、そのシステムによるかと思います。
>
>
>
> > 当社も遅ればせながら給与明細の電子化を今期導入予定です。
> > 従業員数は500人規模です。
> > そこで、導入するにあたり、従業員へ向けてどのような対応が必要なのか教えてください。
> > 質問①会社から従業員への通達方法。説明会必須? 書面のみで事足りるのか。
> > 質問②同意書は必須?
> > 質問③就業規則へ記載必須?
> > 質問④他に従業員へ配慮すべき事項、対応がありますでしょうか。
> >
> > ご教示宜しくお願いします。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者palmuさん

2019年06月26日 20:57

村の長老様

ご返信ありがとうございます。
説明の後、一定期間の質問を設けるというご提案は「なるほど」と膝を打ちました。部長へ提案してみることにします。
プリントアウトができる通達環境をすべての従業員に整えることで、会社と従業員同士が納得いく形にしていきたいとおもいます。
どうもありがとうございます。

> ①どのような方法にするか、法的にどうかは別として、何らかの説明は必須でしょう。また説明(文書配布)した後、一定期間の質問等の期間を設けてから実施するといった配慮も必要でしょう。
>
> ②電子化を不利益と捉えるかどうかですが、ベストは取っておいたほうがいいとは思いますが必須とまでは思いません。
>
> ③これも絶対条件ではないと思います。ほとんどの就業規則で文書で給与明細を交付するなどといった規定はみたことがありません。
>
> ④①のとおりです。ただ必ずプリントアウトできる通達方法である必要はあると思います。これは今回労働条件通知書等の交付方法においての改正と同じです。
>

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者palmuさん

2019年06月26日 21:09

boobyさん

導入事例をご紹介いただきありがとうございます。
当社もパートが非常に多く、また、国内に幅広く事業所を設けているため、書面通知がいいのですが、やはり説明は大切ですよね。
人事部が私を含め2人の少数精鋭のため、一方的な通知でGO!と思っていましたが、案外大変なのですね。 楽観的思考を猛省した次第です。
説明を十分にし、導入月に混乱が無いようにしたいものです。
なので併用時期を1ヵ月設定する点、大変参考になります。
残念ながら当社のIT環境は芳しくなく、1人1台PCは無く、200名ほどはモバイルフォンで見ていただく形となります。システム会社へは当社のIT部門も巻き込んで議論していきたいと思います。
肌感覚の近い事例をご紹介いただき、とても感謝しております。
ありがとうございます。

> > 当社も遅ればせながら給与明細の電子化を今期導入予定です。
> > 従業員数は500人規模です。
> > そこで、導入するにあたり、従業員へ向けてどのような対応が必要なのか教えてください。
> > 質問①会社から従業員への通達方法。説明会必須? 書面のみで事足りるのか。
> > 質問②同意書は必須?
> > 質問③就業規則へ記載必須?
> > 質問④他に従業員へ配慮すべき事項、対応がありますでしょうか。
> >
> > ご教示宜しくお願いします。
>
> 当社が最近電子化を行いました実例です。ご参考までに。
>
> 1.電子化の説明
> 実は電子化だけではなく給与規定の改定があったので、その説明会についでとして電子化の話がありました。さらに説明会に出られなかった正社員に対しては同内容のメール送付がありました。また、当社はパートタイマーが多いので、彼らには手厚い説明会が別途設けられ、全員に口頭説明がされています。
>
> 2.電子化書式の交付
> 1では具体的な書式にまで説明がありませんでしたが、別途メールで両書式を並べる形でこう変わりますという説明文書が送付されました。
>
> 3.現行と電子の併用
> 1か月だけ併用期間がありました。(個人的には不要と思いましたが。)
>
> PCが一人一台体制ならさらっとメール連絡でもよいでしょうが、当社のパートはPCをシェアしているので、個人情報保護観点から手厚く説明が行われています。なお、当社電子給与明細は、社内イントラネット上でのみ閲覧、印刷が可能です。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者部下なし部長さん

2019年06月27日 14:34

palmuさん

弊社でも2年前に導入致しました。ご参考までに弊社導入して良かったなという話を。。。

内勤以外はPCで見られない人(現場に派遣されそこでPCを使っている場合、アクセス制限などがある人もいて、また自宅にPCを持たない人もいるかもしれない)が困らないように、ガラ携、スマホ、タブレットでも見られるものを選択しました。

まず、日本の税制は給与所得明細書の電子交付を認めていること、弊社がそれを導入することを記した書面をメールした上で、郵送or手渡しで全員に配布しました。

同意の点に関してはシステムに組み込んで頂き、最初にログイン、仮パスワードをいれ本パスワードに変更する画面で「電子交付への同意をして進む」的なものを挟む形で同意を取り付けることにしました。
そして、2か月紙と並行運用を行った後切替。

毎月明細を見ない人もいるので、全員が同意ボタンを押すまでには1年くらいかかりましたが、その間に逆に電子に不同意なので紙で発行してくれという人もいませんでした。
給与証明として明細を必要とする場面でプリントアウトできる環境にない人に郵送をたのまれたくらいです。(プリントアウトできるPC環境があればPDF化して自分でハードコピーを何度でも作ることが出来ます。)
源泉徴収票なども自分で何度でもプリントできるので評判は良いです。

システムはクラウドなので弊社では退職後23か月はIDを削除せず閲覧できるようにしていますので、退職者から書面を送るよう頼まれることもなくなりました。
退職者は前の職場にコンタクトをしづらいので反ってお互いに良かったなと思っております。

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者palmuさん

2019年06月27日 20:47

部長様

目から鱗が落ちるほど、当社が真似したい点が多数あり、ありがとうございます。
内勤者の少ない当社も部長様の会社様と同じようにPCの他に「ガラ携、スマホ、タブレット」でも選択できるものを採用したいと思っています。
さらに私自身最大の懸念事項の同意の点に関して、システム上で最初にログイン、仮パスワードをいれ本パスワードに変更する画面で「電子交付への同意をして進む」そして、2か月紙と並行運用を行った後切替するという流れ、圧巻です。
(素晴らしすぎて、ぜひベンダーさんを教えていただきたいくらいです。)

当社の部長へ良い提案ができそうです。お力を与えて下さり、ありがとうございます。

> palmuさん
>
> 弊社でも2年前に導入致しました。ご参考までに弊社導入して良かったなという話を。。。
>
> 内勤以外はPCで見られない人(現場に派遣されそこでPCを使っている場合、アクセス制限などがある人もいて、また自宅にPCを持たない人もいるかもしれない)が困らないように、ガラ携、スマホ、タブレットでも見られるものを選択しました。
>
> まず、日本の税制は給与所得明細書の電子交付を認めていること、弊社がそれを導入することを記した書面をメールした上で、郵送or手渡しで全員に配布しました。
>
> 同意の点に関してはシステムに組み込んで頂き、最初にログイン、仮パスワードをいれ本パスワードに変更する画面で「電子交付への同意をして進む」的なものを挟む形で同意を取り付けることにしました。
> そして、2か月紙と並行運用を行った後切替。
>
> 毎月明細を見ない人もいるので、全員が同意ボタンを押すまでには1年くらいかかりましたが、その間に逆に電子に不同意なので紙で発行してくれという人もいませんでした。
> 給与証明として明細を必要とする場面でプリントアウトできる環境にない人に郵送をたのまれたくらいです。(プリントアウトできるPC環境があればPDF化して自分でハードコピーを何度でも作ることが出来ます。)
> 源泉徴収票なども自分で何度でもプリントできるので評判は良いです。
>
> システムはクラウドなので弊社では退職後23か月はIDを削除せず閲覧できるようにしていますので、退職者から書面を送るよう頼まれることもなくなりました。
> 退職者は前の職場にコンタクトをしづらいので反ってお互いに良かったなと思っております。
>

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者部下なし部長さん

2019年07月01日 11:52

palmuさん

教えてさしあげたいです。
弊社では給与計算は他の会社に依頼している為、純粋に給与明細のみのサービスを安価で効率よく提供しているところを探しました。
CSVの給与データ(給与計算会社に出力してもらう)をサーバーにアップロードするだけです。

弊社では色んな給与形態の人がいますが問題なく運用できています。
出入りもあるので、特に源泉徴収票などの機能は利用せず、そちらはPDFを辞めた月OR年末の給与明細にPDFという形で添付ファイルとしております。
https://japan.techrepublic.com/product_category/payroll-statement/
サービス比較ができるウェブで色々御社にあう機能のある所をお選びになると良いかと思います。




Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者palmuさん

2019年07月04日 21:39

部長様

ご連絡ありがとうございます。
弊社部長にご紹介いただいたURLを紹介したところ、一気に話が進み、各ベンダーさんと折衝をしている最中です。
感謝してもしたりないくらいです。
また、相談させていただきますね。

palmu

> palmuさん
>
> 教えてさしあげたいです。
> 弊社では給与計算は他の会社に依頼している為、純粋に給与明細のみのサービスを安価で効率よく提供しているところを探しました。
> CSVの給与データ(給与計算会社に出力してもらう)をサーバーにアップロードするだけです。
>
> 弊社では色んな給与形態の人がいますが問題なく運用できています。
> 出入りもあるので、特に源泉徴収票などの機能は利用せず、そちらはPDFを辞めた月OR年末の給与明細にPDFという形で添付ファイルとしております。
> https://japan.techrepublic.com/product_category/payroll-statement/
> サービス比較ができるウェブで色々御社にあう機能のある所をお選びになると良いかと思います。
>
>
>
>
>

Re: 給与明細の電子化に向けた導入について

著者部下なし部長さん

2019年07月05日 08:55

palmuさん

微力ながらお役に立てて良かったです。
情報交換良いですね(^-^)

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