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稟議書の起票日の管理は不要でしょうか?

著者 takutakutaku さん

最終更新日:2019年07月04日 14:37

出向している会社でよく稟議書を起票するのですが、その書式に「起票日」を記入する箇所がありません。「決裁完了日」はちゃんと管理しています。
個人的にはすごく違和感があるのですが、「決裁完了日」が管理されていれば、「起票日」は、管理不要なのでしょうか?また、管理しないことによるメリット・デメリットって、あるのでしょうか?

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Re: 稟議書の起票日の管理は不要でしょうか?

お疲れさんです

稟議書作成には 個々の稟議書の他に、年度別の稟議書リストを作成します。
通常 稟議書には稟議書作成日(申請日)と希望回答日を記入します。
稟議書リスト一覧表には リストNoと決済日が記入されています。
稟議案は関係部所の長及び役員などに承認を得てから決済、実施または未承認となります。
時として稟議案に時間などかけることもありますから、お話の起票日(申請日)よりは決済日(承認日)(未承認日)のほうが重要となります.]

Re: 稟議書の起票日の管理は不要でしょうか?

著者4畳半一間さん

2019年07月05日 10:15

takutakutaku さん
こんにちは
係る稟議書の起票日の管理について申し上げます。
稟議書の内容により、その遷移はいろいろあると思いますが、共通して言える事は、稟議書作成者および他社員のモチベーションにも関係し、稟議を挙げたが現在、どこまで行って検討されているのか、結果は無論ですが、稟議書作成から折々の状況も非常に大事であります。それらを可視化することも。
 稟議書の管理は受領した時から始まっており、作成・提出からどこまで進んでいるか、時間が掛かっているとか、ある部門で停滞しているとか、管理しているものは、それらの経緯をも守り、一定の時間が経過したならば、係る上長に連絡を入れる等、対応することが求められております。
 従いまして、稟議書の起票日のみならず、遷移状況をも管理する必要があると考えます。
 稟議書にその起票日記入項目が無い場合、せめて受領日を入力して管理される事をお勧めします。

Re: 稟議書の起票日の管理は不要でしょうか?

著者takutakutakuさん

2019年07月05日 16:54


安芸ノ国さん、4畳半一間さん、早々にご回答いただきましてありがとうございます。

決裁が滞ってもどこで停滞しているのかはすぐにわかるような回付先の限られた小さな会社ではありますが、承認時に日付を記入してもらうなど、途中経過も把握できるような改善を検討してみたいとも思います。

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