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法定保存文書の電子化について

著者 4畳半一間 さん

最終更新日:2019年07月06日 09:39

いつも楽しく拝見させて頂いております。
本日は、法定保存書の保存方法をこれまでの紙ベースからスキャナで読み取らせPDFで保管しようと考えております。
 保管場所はパスワード付けた年度別フォルダ内で、電子化した書の他、保存文書の目次をも作成し、表示されたときに一番上に来るように考えております。と共にサーバーでの保管も多少のリスクがある為、外部媒体(USB等)でも管理する予定です。
 これまで法定保管文書類は原始証憑物も含め紙ベースでした。
現在、保管の文書類は大量にある書類を除き、直近年度より電子化を進めて行く予定で現業の合間の作業故に年末までにひとつの区切りを付けたいと考えています。
 そこで、質問ですが、こうした電子化を進めるにあたって、弊社として公的機関に対してどのような機関にどのような届け出、または、許可が必要なのかを教えてください。
その他、危惧される点がございましたらお聞かせください。

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Re: 法定保存文書の電子化について

お疲れさんです

文書の保管管理体制は、全社を挙げて取り組み必要があります。
なかには、同業他社を含めて監査法人及びそのシステムを構築するためシステム管理会社の方などの共同作業になると思います。
確かに、総務人事、経理部門、開発研究部門 関係省庁などへの届け出承認書等の保管、その期間を最長30年ともいわれています。
矢張り窓口は 監査法人に問い合わせが賢明でしょう。

多少とも参考になると思いますが。

文書管理で組織のチカラを強くするサイトHp
組織の知カラお役立ち記事電子文書の取扱いを文書管理規程に盛り込むには?
https://alpaca.nichimy.co.jp/news/085

株式会社月刊総務Hp
TOP > 総務辞典 > 法定保存文書
https://www.g-soumu.com/dictionary/ct01/cat22/cat88/

Re: 法定保存文書の電子化について

著者4畳半一間さん

2019年07月08日 11:12

安芸ノ国 さん
ありがとうございました

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