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税務管理

税務経理について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです!

従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者 diyd2 さん

最終更新日:2019年11月17日 15:48

従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。

例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、

経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)

一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
よろしくお願い致します。

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Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者tonさん

2019年11月17日 16:33

> 従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。
>
> 例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、
>
> ①経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
> ②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)
>
> 一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
> よろしくお願い致します。


こんにちは。私見ですが…
規定で承認されている金額は支給された方が良いでしょう。
ですがまずどのような経緯で規定以上の費用が掛かったか確認されてはどうでしょうか。
その結果としてどうしても掛かった物であれば規定以上であっても全額支給もアリではないかと思います。
とりあえず。

Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者ぴぃちんさん

2019年11月17日 17:38

こんにちは。

御社の規定する部分になると思いますが、この場合の最安経路というのは支払う上限額を意味するのでしょうか。
それとも、経路としてその経路を使え、ということでしょうか。

以下は私見です。

A.
上限額の設定ということであれば、700円は支払うべきであるかと思います。

B.
経路指定の場合:
現実的に目的の場所に、目的の時間に到達できないということがわかっている場合には、どのように対応されるのでしょうか。

C.
1000円の経路を使用することに合理的な理由がある場合は、会社としての判断は必要になるでしょうが、会社の業務に必要な経費であると判断して1000円を支払う会社もあるでしょう。


会社がいう、最安経路というのが、業務を遂行する上で合理的な経路であるのかどうかの判断ができませんが、悪意をもって1000円の経路にしたのでなければ、実際に業務のために使用した交通費の全額を従業員に負担させることは、どうなのかな、とは思います(負担させていけないというわけではありませんが)。少なくとも、最安の経路を使用しても700円はかかるわけであると思いますから。


どちらが多いですか? という意味の質問であれば、すみません、、そのようなアンケートの結果を存じ上げないので、わかりません、という答えになってしまいます。すみません。



> 従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。
>
> 例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、
>
> ①経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
> ②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)
>
> 一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
> よろしくお願い致します。

Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者rentoさん

2019年11月18日 12:10

弊社であれば、まずは事情を伺って

・合理的な理由(やむを得ない事情)がある場合 ⇒ それが業務遂行の為の最低限の金額 =全額支給
・私事による理由 ⇒ 利用経路のうち合理的な経路のみ支給(細かく経路を吟味する。私事により立ち寄った場所があれば、その後の経路が業務遂行に必要な経路となるでしょう)
※利用していない経路の金額700円を支給する事はない(実際に使っていないから)

しっかりヒアリングした上で、部署内で話し合い、何が合理的な理由(やむを得ない事情)かを案件ごとに考え、所属長判断で決定します



> 従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。
>
> 例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、
>
> ①経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
> ②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)
>
> 一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
> よろしくお願い致します。

Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者diyd2さん

2019年11月18日 23:51

tonさん

返信が遅れすみません。

おっしゃる通り、従業員に対して事情を確認したうえで、ケースバイケースで判断する形が良いですね。ご回答いただきありがとうございました。


> こんにちは。私見ですが…
> 規定で承認されている金額は支給された方が良いでしょう。
> ですがまずどのような経緯で規定以上の費用が掛かったか確認されてはどうでしょうか。
> その結果としてどうしても掛かった物であれば規定以上であっても全額支給もアリではないかと思います。
> とりあえず。

Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者diyd2さん

2019年11月19日 00:12

ぴぃちん さん

ご回答いただきありがとうございます。
返信が遅くなりすみません。

経路指定という形です。ただ最安かつ合理的な経路を利用してもらう事を想定しています。
規則通りでないからと一切経費として認めないのは、おっしゃる通り厳しすぎますね。Bとして挙げて下さったような現実的に無理な場合もありますし。
最低でも上記の例で言う700円、従業員に事情等を聞いたうえで現実に支払った金額の1000円を返金するのが妥当だと、皆さんの回答を受けてわかりました。
ありがとうございました。

> こんにちは。
>
> 御社の規定する部分になると思いますが、この場合の最安経路というのは支払う上限額を意味するのでしょうか。
> それとも、経路としてその経路を使え、ということでしょうか。
>
> 以下は私見です。
>
> A.
> 上限額の設定ということであれば、700円は支払うべきであるかと思います。
>
> B.
> 経路指定の場合:
> 現実的に目的の場所に、目的の時間に到達できないということがわかっている場合には、どのように対応されるのでしょうか。
>
> C.
> 1000円の経路を使用することに合理的な理由がある場合は、会社としての判断は必要になるでしょうが、会社の業務に必要な経費であると判断して1000円を支払う会社もあるでしょう。
>
>
> 会社がいう、最安経路というのが、業務を遂行する上で合理的な経路であるのかどうかの判断ができませんが、悪意をもって1000円の経路にしたのでなければ、実際に業務のために使用した交通費の全額を従業員に負担させることは、どうなのかな、とは思います(負担させていけないというわけではありませんが)。少なくとも、最安の経路を使用しても700円はかかるわけであると思いますから。
>
>
> どちらが多いですか? という意味の質問であれば、すみません、、そのようなアンケートの結果を存じ上げないので、わかりません、という答えになってしまいます。すみません。
>
>
>
> > 従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。
> >
> > 例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、
> >
> > ①経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
> > ②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)
> >
> > 一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
> > よろしくお願い致します。

Re: 従業員の利用した交通費が経費として承認できない場合の処理

著者diyd2さん

2019年11月19日 00:35

rentoさん

返信が遅くなりすみません。

貴社の処理方法の例、ありがとうございます。
利用交通費が通常以上にかかってしまう場合も、ケースバイケースだと思いますので、貴社のように都度、しっかりと事情を聞き、経路も細かく吟味することが会社側と従業員側双方にとって良いですね。
またそうやって、しっかり検討した判断基準は後々の似たような場合にも参考になるでしょうし。

大変参考になりました。ありがとうございました。

> 弊社であれば、まずは事情を伺って
>
> ・合理的な理由(やむを得ない事情)がある場合 ⇒ それが業務遂行の為の最低限の金額 =全額支給
> ・私事による理由 ⇒ 利用経路のうち合理的な経路のみ支給(細かく経路を吟味する。私事により立ち寄った場所があれば、その後の経路が業務遂行に必要な経路となるでしょう)
> ※利用していない経路の金額700円を支給する事はない(実際に使っていないから)
>
> しっかりヒアリングした上で、部署内で話し合い、何が合理的な理由(やむを得ない事情)かを案件ごとに考え、所属長判断で決定します
>
>
>
> > 従業員が営業等で利用した交通費が、社内規定(最安経路を利用する)に照らして、承認できない場合について、質問させていただきます。
> >
> > 例えば、実際に従業員が使った経路の料金が1,000円、規定上の適切な経路の料金が700円だった場合、
> >
> > ①経費として認めない(1,000円の交通費従業員の自腹)
> > ②規程上の適切な経路の料金を返金する(700円返金、300円は従業員の自腹)
> >
> > 一般的には上記①②のどちらの処理が多いのでしょうか。
> > よろしくお願い致します。

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