保管期間が過ぎた契約書の処分方法

おはようございます。

備え置きや保管しなければ書類はその期間は示されていますが、以降で破棄しなければならないとは法律では規定されていません。
例外的に番号法にかかわるものは原則保管できないので、保管期間が経過すれば適切に破棄が必要になります。

なので、会社創業時からの書類を保管していることについては、会社の考え方といえるのではないでしょうか。

少なくとも保管場所に困るのであれば、今回のように上申することは方法でしょうが、その上で部長（会社）の方針が「破棄せず保管すること」ですから、会社において管理・責任をとる立場にないのであれば、勝手に破棄してはいけないでしょうね。

今までに必要がない書類にせよ、会社が保管を指示し保管している書類を勝手に破棄すれば、一般的には会社における懲戒の対象になるかと思います。




> 契約書など日本の法律で保管期間が決められてる書類があると思います。
> その保管期間が過ぎたものの処分に困っています。
> 1年に1回棚卸しをして処分しようとするんですが、部長がいつか何か聞かれるかもしれないから残しといてといい、どんどん書類が溜まってます。
> 契約書以外にも、ただの申込書など30年前のものも残してます。
> 私は責任をとる立場ではないので、部長の言い分もわからなくはないですが、、、
> こういう場合どうすればいいのでしょうか？
> 保管期限が切れたものを処分したら、何か問題があるんでしょうか？

こんにちは
会社の事業内容、規模、スペースの有無などにより大きく差がある内容かと思いますが、一般的な考え方で補足情報です。

法定保存期間が過ぎた紙媒体の書類の保存については、スキャンして保管する、という手段もあります。
但し、書類の性質・内容により要件やデメリットもありますので、関係法令や事業の背景を調べてから資料にして会社に提案なさっては如何でしょうか。
例として税務関連では下記のような要件が規定されています。
（1）真実性の確保
（2）見読可能性の確保
（3）関係帳簿の備え付け
（4）相互関連性の確保
（5）検索機能の確保
また、税務署長の事前承認も必要です。

国税庁資料
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf

（参考法令）
・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
・電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

国税以外でも、スキャンデータ保管文書は、訴訟上の証拠力が弱くなるなどのデメリットがあります。
それらの点を踏まえて、重要な契約書なのか、各書類の重要度によって区別し、慎重に判断なさるとよいのではないかと思います。
スキャン作業も含めてクラウドで保管するサービス業者なども多くあります。
こちらは検索でいくらでも出てきますが、信頼できる、御社の状況に合う業者を探すことがポイントです。
データ保管にするメリットは、検索が容易になり紙を探す手間が省ける、倉庫が不要になる、等があげられます。

■単純に廃棄するのではなく、
書類の種類・重要度・法定保存期間内か経過後か・等のカテゴリー分けをして、データ保存に関する資料を作成して、会社に提案することが現実的ではないでしょうか。
■契約書については、電子契約も電子署名法などの法整備が進んでいますので、併せて今後の契約の在り方を検討なさってみて下さい。

以上、御参考まで。