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申込書等をデータでもらう場合について

著者 がばた さん

最終更新日:2020年04月14日 13:13

お客様に署名捺印していただいた申込書を郵送ではなくPDFデータでいただく場合は、カラーで送っていただき印刷して弊社で保管で良いでしょうか?それとも白黒でも問題ありませんか?
※申込書というのは弊社サービスの申込書で、金額や支払い期限等についても記載してあります。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答お願いいたします。

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Re: 申込書等をデータでもらう場合について

著者ぴぃちんさん

2020年04月14日 18:39

こんばんは。

記載の情報だけであれば、判断がしきれない、ですね。

おそらく申込者は一般消費者であれば、そのPDFとされているものは、電子署名でなく、紙の申込書に記載し押印したものをスキャンしたものになっているのではないでしょうか。

契約は、口頭やインターネットでの申込みでも契約としては有効です。

ただ、御社が申込書に署名&押印を求めているのであれば、その方法ですと、申込書の原本は申込者の手元にあり、御社はその写しをもっているだけ、になりませんかね。

それで十分なのか、原本を必要とするのか、御社の求めるところによるのではないでしょうか。



> お客様に署名捺印していただいた申込書を郵送ではなくPDFデータでいただく場合は、カラーで送っていただき印刷して弊社で保管で良いでしょうか?それとも白黒でも問題ありませんか?
> ※申込書というのは弊社サービスの申込書で、金額や支払い期限等についても記載してあります。
>
> お忙しいところ恐れ入りますが、ご回答お願いいたします。

Re: 申込書等をデータでもらう場合について

著者泉つかさ法務事務所さん (専門家)

2020年04月14日 18:46

問題ありませんか?という点は、社内的にそれで良しとするかどうかに関わって来る問題ですね。
サービス内容・金額・同業他社の取扱状況・申込者との関係・請書を交付するのか否かなど総合的に判断され、トラブルになる可能性が低い、あるいはなったとしてもリスクとしては軽微でありデータでやり取りすることのコストメリット・申込者の簡便性等々に繋がるのかどうか、などでしょう。
印刷して保管するか、データのまま保管するか、カラーかどうかなども任意ですよ。(押印があるならカラーの方が良いかも知れませんが。)
申込みと承諾という契約行為を証明することができれば良いわけで、送受信履歴の保存も必要になるであろうことも含め、社内で検討されるべき事項だと思います。

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