個人情報保護は？家族の就職証明書

> 教えて下さい。
>
> 私がこの４月から行き始めた派遣先は、
>
> 扶養を外す際に、
> 扶養家族の就職証明書や内定証明書、就職先の健康保険証のコピー、などを提出させています。
>
> さらにその証明書類を無断で複数コピーし(!)
> 協会けんぽの届出書、
> 年金機構の届出書、
> 自社の家族手当申請書、にそれぞれ添付してファイリングしています。
>
> この様な家族の証明書類の運用？は、許されることなのでしょうか？
> 個人情報保護や、コンプライアンス違反にあたるのでは無いかと、非常に不安です。


被扶養者を外す場合は、被保険者になることが前提です。
その日がいつなのかを把握するために、
就職した場合は、就職した先の健康保険証のコピーの提出を求めることはあります。1日ずれただけでも、そのずれた日に病院等に行っていると、無保険期間の受診となり全額負担となってしまいますので。。。
たとえば
被扶養者の資格喪失を、3月31日喪失。。。とすれば、3月31日に保険証は使えません。
被保険者となった日が4月1日なら、、4月1日からしか新しい保険証は使えません。

年金機構と、協会けんぽは同じ書類なので、複数つける必要はありませんし、提出を求められていませんが、健康保険組合は手続きがことなるため、それぞれ必要になることも有ります。
その結果、届出た根拠として書類を保管することは必要となるでしょう。（事後になぜ、この届け出を出したのかわかるようにしておく）

扶養手当については、会社独自の支給基準ですから、その支給基準に該当するかどうかの判断を、何の書類をもって決定するかが就業規則等で定められています。
見間違い、聞き間違い、書き間違いを防ぐためには、根拠となった書類は必要となると思われます。また、その処理が間違いでない、、という判断材料にもなります。

それぞれの事務処理を、複数人で行っている場合は、それぞれで確認するために複数のコピーが必要になるかもしれませんが、
事務処理上、コピー自体が複製加工しやすいものなので、個人的には、一番最初にコピーを取ったときの状況（誰が、いつ、原本の確認をしたかどうか）の方が重要なのではないかと思います。。。

ちなみに、
当社でも健康保険証のコピーはもらいます。
収入が増えたは口頭確認ですが、収入が減ったは書類提出（雇用契約書や給与明細など）を求めます。
扶養に入るときは、戸籍や住民票または家族のマイナンバーまで用意してもらう時代になってきましたので、個人情報でいっぱいです。原本をあずかり、コピーを取ってお返ししますが、手続きが済んだ後も、保管しております。
また、手続き上、他の機関に提出又は提示しなければいけない時は、再度「預かっているコピーを○○に提出する」という事だけは、従業員に伝えます。


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> 派遣社員としての守秘義務があるので、相談先にも悩む日々です。
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> どうかご相談に乗っていただくお願い申し上げます。