OB/OGの住所情報の保持期間と手紙の送付について

こんにちは。

法律上の保管しなければならない期間は、書類によってまちまちですから、一概に3年にならないことはあります。
個人情報保護の観点から、不要になった書類はすみやかに破棄することは望ましいと言えますが、保管期間を過ぎれば直ちに破棄しなければならない、わけでもありません。
貴社が退職後の連絡等のためにとか目的を明確にして退職時に住所提出してもらったりしている場合には、長期に渡り管理・保管することも問題はありません。本人からの要望があれば、廃棄は必要になりますが。

ただ、退職後一定期間を経過している場合には、貴社の情報を欲する方もいれば、欲しない方もいるかと思います。

ＯＢ／ＯＧが定年退職している方だけなのかわかりませんが、貴社がＯＢ／ＯＧにその資料を送付しなければならない根拠があれば、連絡することに問題が生じることは少ないかとは思います。



> 法律上、退職者の住所等がかかれた文書（記録）
> の保管期間は、3年間となっていると思います。
>
> この度、全てのOB/OG向けに手紙
> （会社の近況をお知らせするものです）
> を送付することになったのですが、
> 住所情報を3年を超えて持ち続けていること
> が明るみになると問題が起きないか心配になり、
> 質問させて頂きました。
> （弊社はOB/OG会のような組織はありません）。
>
> ご教示いただけますようお願いします。

ぴぃちんさん

ご回答ありがとうございます。

お蔭さまで疑問を解消することができました！

なお、資料（手紙）については、定年退職
している方を対象に送付することになりました。