社内ポータルサイトでの規定のダウンロードについて

こんにちは。

運用はしていませんが、、

ご質問だとても漠然としているので、漠然としたお返事になってしましますが、結果的に貴社としてどのように運用するのか、になるのではないかと思います。

部外秘になる書類をポータルサイトで閲覧できるようにするのかどうか、社内のＰＣからのみ接続できるようにするのか、全社員対象でない書類のセキュリティをどのように管理するのか、等等、運用における重要な部分になります。

何でもかんでもポータルサイトにアップし、だれでもどこでも閲覧や印字ができる場合でも、貴社としてそれが問題がないのか、問題があるのかは、判断が必要でしょう。

どのようにセキュリティ管理をおこなうのかは、運用上や貴社のルールの一環と思います。

準備中ということであれば、問題点を確認し、情報管理、サイト管理を行うことになるのかなと思いますよ。



> 現在、社内ポータルサイトのリリース準備を行っています。
>
> 社内ポータルサイトはPCやスマホでも閲覧可能です。
> 社内規定のPDFデータも掲載予定ですが、スマホやPCでダウンロードも可能ですが
> セキュリティ的に問題なのではないかと思い、こちらに相談させていただきました。
>
> 会社の社内ポータルサイトの運用についてご意見いただければ幸いです。
> 宜しくお願い申し上げます。

ご回答ありがとうございます。
抽象的な質問となり申し訳ありません。
管理方法についてまずはまとめていきたいと思います。

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> どのようにセキュリティ管理をおこなうのかは、運用上や貴社のルールの一環と思います。
>
> 準備中ということであれば、問題点を確認し、情報管理、サイト管理を行うことになるのかなと思いますよ。
>

こんにちは。

社内ポータルサイトの運用は、企業として全社員が情報を共有することですね。
大手、中小企業間でも、本社、支店、営業所など多数が点在するなどした時には、一つの情報が詳細に行きわたらいこともあります。
それを防ぐことを目的に、トップから全社員が一本化した情報の共有するシステムです。
今やほとんどの企業がこの情報共有することを目的としてとらえてます。


その一つとして、
１：スムーズな情報伝達
メリットの1つ目としては社員同士のコミュニケーションを向上させることができる点がまず挙げられます。
例えば、サイトを使って勉強会を募集することもできるので、交流が活性化します。
社内ポータルサイトに SNS機能やメッセージ機能を搭載することもできるので、社員同士の交流がしやすいでしょう。

また、会社の規模が大きく従業員数が多いほど、社員同士がどのような働き方をしているのか把握しづらくなると思います。
ミーティングやイベントなどで他部署のメンバーを集めたい時には、日程の調整や声かけの仕方など、何かと気を使うものですが
社内ポータルサイトの SNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。
相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。

≪株式会社 シフト社　情報Ｈｐから≫
サイト運用お役立ち情報
社内ポータルサイト成功の秘訣！社内に浸透しやすい構築方法

これらの情報など参考として、同業他社の方なども情報公開しるケースも多いと思います。
参考事例、改善理由など参考に作成することでしょう。

株式会社 シフト社　Ｈｐです。
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